摘 要：医院办公室档案管理内容主要包含有病例、人事、文书以及生相等等，这些都是医院工作的原始记录。在信息技术不断发展之下，给医院档案管理工作提出了越来越高的要求，因而这就需要对其实施进一步的优化探索。基于此，本文将从当下档案管理存在的问题入手分析，最后重点探讨优化建设途径。

关键词：医院;办公室档案管理;优化建设

一、 引言

在管理医院办公室档案的过程中，实施信息化管理是非常重要的，但是目前在其管理当中还是存在较大的问题，比如信息安全比较弱、过于依赖各项设备等等。将其办公室档案进行优化能够进一步提升医院的社会及经济效益，并进一步促进资源利用率的提升，确保档案信息资源的作用可以被充分发挥出来。因此，这就需要对其档案管理工作实施进一步的优化。

二、 存在的问题

（一） 安全意识薄弱

有关档案安全所涉及的内容相对比较多，并且相关管理人员的安全意识一般都比较薄弱，所以这就导致档案经常会被损坏。对于纸质档案而言，比如，在梅雨天气的时候以及其他阴雨天气中不做好防潮措施就会致使文件被损坏;在晚上的时候倘若其管理人员没有做好防盗工作，那么就有可能会导致档案被丢失;在天气比较干燥的时候如果没有做好防火工作，那么就有可能会引发火灾。对于电子档案而言，在进行管理的过程中如果相关人员没有加强安全防范，那么就会使整体网络处于不安全的环境之中，进而导致系统被损毁，防火墙崩溃，进而感染木马病毒以及被黑客入侵，最终使档案资料被盗或者是直接损坏;如果管理人员自身缺乏一定的安全意识，并未对资料进行备份，那么在资料被损毁之后就有可能会无法复原;如果在调取档案的时候，管理人员没有在应用完毕之后将其放回原处，那么也会导致档案丢失。

（二） 与时代发展不符

信息技术在不断进步，时代在不断发展，但是当下很多医院的档案管理都是在使用传统的管理方法，进而导致无法满足时代的基本需求。原先的档案管理模式不仅费时费力，还无法保证管理人员的工作效率;还有一些医院其相关管理人员存在学历低、专业能力薄弱以及科学知识缺乏等问题，因而导致档案长期以来都没有实施良好的整理和归类。传统的管理模式在其档案的查找、利用以及保存方面都存在一定的问题，致使档案自身的价值无法被有效发挥出来。所以实现档案管理系统化就必须要以先进的管理模式作为基础。

三、 优化建设措施

（一） 提升人员管理意识

对于医院来说应该先对管理人员实施思想教育，使其明确档案资料本身的重要性，进而明确自身工作的重要性，这样他们才会担负起责任，在具体工作的时候才会做到认真仔细。对于档案管理者来说，还需要让其明确在收集档案资料的过程中需要注意的各方面问题，并在资料保存的过程中将天气等因素考虑进去，做好防潮、防火以及防盗等方面的工作，确保档案资料可以一直处在安全的状态之下，进而才能够在保存的过程中不会出现问题，破坏资料的完整性。

为了进一步确保档案管理工作，还应该要进一步强化源头管理，建立起来相应奖惩制度，进而提升管理人员的工作积极性与责任心，防止在工作的过程中出现失误，这样一来在给人员提供信息资料的时候就能够保证及时性与准确性。在具体实施源头管理的时候还应该要让各个科室都参与进来，并进一步明确档案管理的重要性，由此实现相互之间的协作管理。为了将各个科室人员的积极性提升上去，还需要在其年终评审的过程中将档案管理加入进去，对于表现优异的可以给予相应的物质及精神奖励，从而提升其管理责任心和管理意识。

（二） 运用先进的管理方式

原先的管理模式已经无法适应当下医院的发展需求，所以，这就需要将这种传统管理方式加强改进。其中，可以先对用户的真实情况加强调查与整理，从中找出相应的信息重点，并将其当作管理的突破口。在档案管理过程中，为了实现信息化建设的进一步发展，还需要不断加强信息化建设。从网络建设、流程简化以及立卷改革等内容入手，逐一对其进行突破和加强，进而在确保经济效益的过程中，实现相应的社会效益。在系统之中将医院档案录入进去，还应该要细化工作的每一项环节，然后再归入同一个系统之中，进而确保管理的有序性。为了进一步确保档案在管理的过程中保持基本的完整性，实现价值的进一步延伸，还应该要将电子文件管理流程和归档流程进一步规范，进而实现整个医院档案管理的数字化和信息化。

（三） 工作开展需要循序渐进

在具体的档案管理过程中还应该始终运用全局的眼光去对待。在其档案管理过程中，要想利用和开发信息资源的话，还应该要对其结构体系进一步观察，注重其完整性和科学性特征，这是因为这两项特征主要与医院的社会和经济效益紧密相关。在具体实施档案管理的时候，还应该要循序渐进，逐层递进，进而保证实现管理工作的可持续发展。不仅如此，在具体实施管理工作的时候，还需要进一步加强档案资源建设，充分实现信息化管理。并加強对管理方式的创新，最后促进整个医院档案管理工作的良性发展。

（四） 加强物质与技术的支持

物质支持主要包含有在档案管理工作之中涉及的设备、存储空间以及环境内容等等;技术支持主要指具有极强专业性的管理人员所掌握的先进的计算机技术以及专业技术等。物质与技术支持两者之间缺一不可，一旦两者相互脱离，那么势必会会导致档案信息资源开发及管理无法实现。因而，这就需要加强对其档案管理物质方面以及技术方面的支持，进而实现档案管理的长效性发展。

（五） 构建起档案信息资源开放服务中心

实施档案管理最主要的目的就是服务与医院的工作难过，所以实施资源信息的科学合理开放，是所有档案管理人员最重要的职责与使命。因此，在其管理过程中还需要重视起来档案信息资源开放服务工作，进而实现档案信息的有效利用，进一步促进医院的良性发展。

四、 结束语

在实现医院档案资源优化建设的过程中应该要从意识与行为两个方面入手。通过对这两方面内容的优化建设，并在管理的过程中紧跟时代发展步伐，通过网络技术与计算机技术实现信息化管理，进而促进档案管理工作的优化及完善。在这之中要进一步提升安全意识，在行为上要从源头抓起，循序渐进;并强化物质及技术支持，实现医院社会与经济效益的提升。

参考文献：

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[2]王多多.浅谈医院办公室档案管理工作的优化建设[J].办公室业务，2016（15）：68-69.

[3]姬勇国.医院办公室档案管理工作的优化建设探讨[J].科学中国人，2016（30）.

作者简介：

邱彬，四川省内江市，内江市市中区全安镇卫生院。