云技术中档案资源共享与管理体系构建

2019-11-30王雅喆

电子技术与软件工程 2019年9期

文/王雅喆

在科技飞速发展的时代背景下，各行业领域开始重视专项科技的应用与升级，以此提高企业经营管理工作水平。云技术就是当前应用技术中的一种常用技术，将其应用于档案资源管理工作中能够促进信息资源共享的实现，同时还可以为档案管理体系的构建提供良好的技术支持，对于企事业单位档案管理工作的顺利进行具有重要的意义。

1 关于云技术的简要介绍

云技术属于当代网络技术与传统计算机技术进行结合发展而来的技术成果，可以提供以网络的方式便捷地访问可定制式的共享计算资源池的一种模式，能够实现数据信息的共享，其重点在于技术服务与资源的动态配置。云技术的运行原理主要为：在数量庞大的分布型计算机上进行数据信息的计算，使得数据中心管理和运行方式与互联网运行方式相似，根据具体操作要求将数据信息转换到各应用中，并且访问存储体系与计算机获得目标资源。云技术的应用优势主要体现在以下方面：首先，规模庞大。例如当下盛行的谷歌，其云服务器数量超过百万，大大提高了计算能力。其次是虚拟化。通过云技术的应用能够确保任何位置的用户都可以得到相应服务，只要具备移动或PC终端以及通常的网络即可实现信息的查询，而无需掌握云技术服务的位置信息。再次，可靠性。通过计算节点的互换及多副本数据的容错等有效保证技术应用过程的可靠性。第四，共享性。信息共享为云技术的主要特点，可以同时对多应用系统进行支持。第五，高容量。云技术的应用属于一种动态性的服务，可以结合用户要求对信息容量进行灵活伸缩。最后是成本低的优势。用户结合具体需求支付相应费用即可享受信息服务，无需以投资的方式购买软件。

2 档案资源共享中云技术的应用

2.1 对档案资源数据进行云存储

在云技术支持下，档案管理部门可结合服务需求选择合适的云端服务商，将非涉密信息交给对方并签署信息安保协议，对档案资源实施云端存储，便于用户进行查阅。针对需保密文件则可存储于私有云中，对信息安全加以保障。

2.2 构建档案管理云服务平台

应用虚拟技术建立以网络技术为媒介的资源管理平台，集中相关数据信息构建信息池，结合服务方式对用户开放。

2.3 构建档案馆际间云技术服务体系

全面整合各地区档案信息资源馆数据平台，借助公用云的途径在各个档案馆间建立联系并进行信息化资源的整合，构建档案馆际间云技术服务体系，提高信息共享的灵活性水平。

3 构建档案资源管理体系中面临的主要问题

3.1 建设资金不足

资金是构建信息化资源管理体系的重要基础，由于云技术的应用对配套基础设施具有严格的要求，一定要确保设备的质量。但目前很多单位部门专项资金投入力度不足，专项建设资金短缺，尤其是那些经济欠发达地区，根本无法确保信息化设备的完善，对档案管理信息化产生不好的影响。

3.2 信息化建设意识有待提高

部分单位领导层对档案管理信息化建设工作的重要意义缺乏正确认识，对于信息化建设缺乏科学、合理规划，致使档案管理过程中容易出现信息丢失及信息整合力度不足等问题，无法满足当代档案管理工作需求。

3.3 缺乏有效的横向交流

我国地区间经济发展水平存在明显差异，相关单位档案管理信息化建设水平参差不齐，尤其是在自动化管理档案馆的建设程度上参差不齐，不利于档案馆际间云技术服务体系的建立，对于各信息化档案馆之间的横向交流造成了阻力。

4 完善信息化档案管理体系的方案

4.1 提高专项资金投入力度

为了能够确保档案管理信息化建设水平，各单位应结合自身实际情况适当提高专项资金投入力度，完善技术应用与引进，保证计算机等配套设备的质量，为云技术的有效应用奠定基础。政府方面也发挥政策性作用，对我国经济欠发达地区给予一定的资金支持，使其档案管理信息化建设水平与其他地区持平，促使档案管理信息化建设整体水平的提高。

4.2 明确档案管理信息化的作用

单位领导层应充分发挥带头作用，对档案管理信息化平台的作用进行正确认识，对该项工作给予应用的重视，引导相关部门积极配合。同时，对档案管理信息化平台的建设工作进行合理规划，使其能够较好地服务于事业单位，服务于社会。

4.3 建立完善的技术支持与用户管理体系

对于云技术的应用，确保档案信息的安全性为第一要务，而云存储是多租户对存储设备进行共享，需对相关数据信息实施必要的隔离，提高信息安全性。服务商方面对不同用户分配独立的数据存储空间、访问管控对策、存储对策及访问日志文件等。信息化档案馆则应确保馆藏资源的定期备份和保存。还应构建完善的用户管理体系，对访问档案资源的用户设置权限，用户在通过身份审核的条件下才能够进入档案系统。同时做好管理员权限管理，将秘钥和系统管理权限分别交给不同管理员负责，避免泄露信息的风险。