学校档案是学校职能活动和教育教学活动的真实记录和历史反映，汇聚了学校在教育、科研、创新等方面取得的经验和成果。现如今，许多学校历经风雨，沉淀了数十甚至上百年的历史，拥有十分丰富的档案资源。对这些资源进行合理而充分的挖掘、开发和利用，无论是对社会还是对学校本身都有着重要意义。

一、研究的内涵与意义

档案的开发利用，是指通过各种科学有效的技术、方法、编研、出版和发布档案信息，为社会各项事业提供信息服务、实现档案价值的工作。最初，档案的利用只局限于简单、直接地向咨询用户提供信息来满足需求，而伴随着社会的进步，对档案信息的利用手段不再仅仅局限于此，对档案资源的多层次开发利用，便是在传统方式的基础上，通过更复杂的手段和方法来满足更多人的档案需求。

马克思主义认识论强调：实践是认识的来源，而档案作为人民在社会活动中直接形成的各种历史记录，包含着人们在实践中所获取、所生成的对客观事物及其规律的反映。对学校积累的档案资源进行开发利用，不仅能展现学校自身的历史和发展轨迹、有助于分析和总结过去办学经验、便于对学生进行人文科研以及创新教育，还能由此一窥社会教育的发展历程，服务社会文化需求。而对现有的档案资源进行整合与多层次的开发，也有利于解决档案的原件保存与利用需求之间的矛盾，实现档案的自身价值。

二、简单的开发利用途径

对学校而言，收藏的档案类型主要包括：有关学校行政、人事管理活动的文书档案、有关教育教学实践活动记录的教学档案、有关科研资料与课题管理的科研档案、有关学校历史变迁和所获荣誉的实物档案、有关学校经济活动的会计档案等。因此，传统的利用手段是学校档案资源最普遍的利用方式，如档案阅览咨询、档案外借、制发档案复本、制发档案证明、档案展览等。这几种手段也会在一定情况下进行叠加使用，以满足用户需求。

（一）档案阅览咨询服务。档案阅览咨询是指在特定的场所开辟阅览室，向有关用户提供档案信息的一种服务方式。学校应设置专供查录、使用档案与资料的场所，建立健全旨在维护档案完整与安全的相关规则及制度，并配备有熟悉馆藏资料、具备专业知识技能的工作人员。在清楚了解用户的需求后，档案阅览室的工作人员通过提供档案复制件或原件、回答咨询提问等恰当的方式向其提供有关的档案信息。在学校中，教师会寻求查阅往年的教研活动记录和教科研成果作参考；校级层面的管理活动也经常需要查询过去的会议记录和报表数据等作为今后发展的决策依据。

（二）档案外借及制发档案复本。档案外借是指为满足某些需要原件或复制件的特殊利用需求，而将档案暂时借出保管室的服务方式。档案外借工作必须严格履行登记手续，填写借阅单，写明借阅人及借阅目的，点交清楚，归还时也要进行清点检查，及时注销。外借档案数量不宜过多、时间不宜过长，以免影响他人查阅使用。制发档案复本，则是以档案原件或已有的副本为依据，通过复制（包括复印、拍照、抄录等）手段，向用户提供档案复制品的服务方式。为了保护档案原件、减少各种外部因素对原件的伤害，一般向用户提供直接阅览或外借的都会优先考虑使用档案的复制品。

（三）制发档案证明。档案证明是指根据用户的申请，核查某种事实在档案中的记载情况而摘抄编写的一种书面材料。学校工作中经常会遇到毕业生回校要求办理的学籍证明，便是在查询学籍档案信息之后由教务处制发的。在制发证明时，必须引用和摘选档案原文，不得擅自修改、增减档案信息。

（四）档案展览与陈列。档案展览与陈列是指按照一定的主题要求，以展出档案原件或其复制件的方式向用户和观众呈现档案内容的服务方式。这种方式主要包含三个因素：展览主题、展览地点和所要展出的档案对象。学校的荣誉陈列室就是一个典型的档案展览馆，用以向本校学子和来访人员展示学校历年所获的成就，其中的展品还能随着学校在未来取得的新成果而持续更新。有条件的学校甚至可以设立校史博物馆，利用文字、照片和实物等档案资源，直观、形象、生动地呈现学校的发展历程和育人实效，营造良好的校园文化氛围。

三、复杂的开发利用途径

社会的发展使得人们对于档案资料的需求也愈发多样化。因此，除了以上这些基于档案管理的基础上来开展的简单开发利用途径外，学校还可以通过更复杂的手段，将收藏的档案材料进行整合编研，满足更多种类的档案需求。

（一）档案汇编。这项利用工作又分为史料汇编和文摘汇编，前者是将档案的原文集中汇编，后者则是将档案原文进行缩写后的概要汇编。二者都是按照一定的专题、时间、作者或文种等逻辑特征，将原本碎片化的档案文件信息汇总编排，并通过添加目录、索引、注释、备考等内容，更系统而完整地展示这些档案文件之间的历史联系，帮助利用者能迅速查找汇编内的档案内容，并理解其历史背景和价值。学校工作中，档案汇编也极大地有益于管理层的工作，例如国家和上级部门的政策法规汇编能帮助学校树立合理的发展目标，制定科学有效的发展规划，并对管理工作及时进行调整；学校内的制度汇编集中了各职能部门的工作制度，清晰明确地展现了各项职责的划分，确保学校各项工作正常有序地开展。

（二）编写参考资料。参考资料是根据档案材料加工编写的一种书面材料。它与档案汇编的区别在于，它不仅仅是档案原文的摘录或梗概，而是要求档案员能够根据具体需要，对纸质文档、实物音像等档案资源予以筛选分析，在研究过后进行综合加工写成的系统性作品。典型的参考资料如大事记，就是选取了学校在发展过程中的重要活动、事件和成就，用特定的体裁客观、准确、完整、简洁地记录成文并编撰成册，以供后来者考据；还有学校的会议简介，简要叙述会议的全过程，包括时间、地点、与会人员、议程与决议事项，反映每一次会议的基本情况。通过参考资料，档案利用者不必再翻阅大量的档案材料，就可以迅速找到所需的档案线索和基本信息。

（三）编史修志。对有一定历史底蕴的学校而言，编撰校史是一项规模庞大复杂、意义深远重大的任务，许多学校会聘请有经验的相关学者来协助或直接参与这项工作。以史为鉴，通过挖掘和梳理学校历史，回顾并总结学校的发展历程和办学经验，对于延续学校的优良传统、促进校园文化建设、增强师生的凝聚力和自豪感、确立学校未来发展路线等方面都具有非常重要的意义和作用。除了编纂本身的史料外，学校还能更进一步，借助馆藏档案，将学校历史与近现代社会变迁相结合，开展历史学术研究，撰写专门的著作发行出版，向外推介学校的办学实力，扩大学校的影响力，提高学校的社会声誉。

（四）信息化开发。如今，信息化已成为社会发展的大趋势，在档案工作中，也开始逐步建立档案文献的数据库，使用各类多媒体与信息技术来完成各种档案资源的保存、加工与管理。与此同时，网络平台上的各类新媒体正成为人们快速获取信息的主要渠道之一。因此，搭建新媒体档案信息研究交流平台、以此为媒介向公众提供所需信息，实现资源共享，是大环境下学校档案开发的必然选择。学校建立的官方网站、设立的微信公众号等，都是对外界直接开放的宣传平台。将学校的悠久历史和改革发展进行网上展示，对学生的历年学习情况进行网上追踪，将教师的优质公开课视频进行网上分享等，都是促进档案开发利用效率提升的手段，并将档案服务由被动转向主动，为更多用户提供个性化服务。

四、结束语

学校积累的档案资源中包含着大量重要的信息，对其进行合理有效的开发利用，有助于提升教学和管理质量，加强校园文化内涵建设，从而提高学校的竞争力。对学校档案的开发利用是一项长期性、系统性的工作，档案工作人员应当尽可能地利用多层次、多样化的手段，充分发挥学校档案的作用，全方位为学校的各项建设服务。