大数据代表着海量数据，但是数据并不能直接转化为生产和管理依据，其必须要通过数据处理系统来对软件进行分析和处理，档案管理工作已经进入数字化和信息化管理时代，在档案管理工作中，最为复杂而且耗时较多的就是对档案的分类和提取工作，而大数据分析功能的出现给档案管理工作效率的提升带来了新的可能性。

一、大数据与档案管理的关系

档案管理工作包括对档案的搜集、整理、归类、保存、分析、提取、调用等任务，在当前的档案管理工作中，很多档案都已经进行了信息化、数据化的处理，这样在进行档案管理时就方便很多，但是也有很多档案并没有实现信息化、数据化存储，还必须要通过传统的档案管理方法来进行提取和调用。在大数据时代，我国各类档案管理工作能够得到更为有效的优化，一方面是推进档案管理工作的信息化脚步；另一方面是强化档案管理工作的准确性，让档案管理更为便捷。可见，大数据和档案管理工作优化提升之间存在密切联系。

二、大数据时代背景下档案管理工作的优势

（一）档案管理成本的降低。传统的档案管理工作需要大量的人力以及充足的配套设施和保管工具，因为传统档案基本上都是以纸质的资料为主，进入21世纪后，档案管理工作才开始大面积地进行纸质档案电子化的处理。传统的档案管理模式需要比较大的投资，也需要较多的工作人员，这些工作人员的工作能力要求比较传统，但是，随着时代的发展，很多档案工作人员的能力跟不上时代要求，档案管理工作需要更多的信息技术人员。虽然初期改革过程中可能会有一定的“阵痛”，比如需要花一些成本来聘用新型人才，但是当档案管理工作真正走上信息化、数据化道路之后，档案管理工作通过变革进入新的轨道，其管理成本大大降低，档案管理效果大幅提升。

（二）档案管理质量的提高。档案管理有对各类资料的管理，有对人事档案的管理，从档案管理的角度来看，人事档案管理属于调用较为频繁的，但是其他类型的档案管理大都是保存起来之后很少使用和查阅，导致一旦需要查阅一些档案资料，就可能需要花费比较多的时间来进行查找。实际上，很多档案都是束之高阁，几乎在保存起来后就没有动用过，甚至很多档案内容被遗忘。这都影响着各行各业，乃至于各个领域的发展。而且很多档案资料有着珍贵的价值，但是在进行档案资料整理时却被忽视了，影响了档案的应用。当形成数据化管理时，档案管理部门所保管的档案一目了然，而且经过全国联网之后，可以直接通过大数据处理来对档案进行内容存储，当需要提取档案资料时，大数据功能可以直接搜集到有相关“关键词”的档案信息，从而有效提高档案管理质量，让档案真正具备应用性。

（三）档案存储更为安全。在档案管理工作中，纸质的档案不易存储，而且需要极为严密和安全的存储场所。传统的档案管理是对纸质档案的管理，纸质档案容易受潮、发霉，纸张也可能随着时间流逝而发黄，甚至字迹不清晰。另外，档案存储对防火的要求也非常高。除了纸质档案之外，还有一些影像资料等，这些磁带、碟片资料都特别不易存储，时间久了，可能播放不出来，甚至没有配套的设备对其进行播放。所以在大数据时代，信息科技的发展可以让所有的档案都实现电子化存储，这样档案资料就可以不受到外界环境的影响，而且电子化的存储方式下，可以对所有的档案资料进行备份，以确保档案资料的安全。当然，电子化档案存储方式只适用于一些普通档案，很多珍贵档案还是要采取档案资料和电子化档案两种存储方式并行的办法。

三、基于大数据开展档案管理工作的策略

（一）转变传统的档案管理思路和方法。当前，大数据在很多行业发展中已经发挥了重要力量，起到了重要作用，在档案管理这种对数据量要求高的工作中，也要利用大数据本身的优势和特点来转变工作方法，应用新的管理思路。首先，在实际的档案管理工作中，各个单位要对当前现有的档案内容进行分类整理，并且了解哪些档案是电子档案，哪些档案只有实物档案。其次，对现有的档案内容进行整理，确定所有档案内容的分类情况，然后对档案进行必要的整理，为下一步转为电子档案做好准备。再次，对档案进行电脑信息的录入，如果档案量大的话，可能需要比较多的时间，但是这对于大数据模式的应用来说十分必要，只有档案进行了电子化的整理和录入之后，大数据模式才能够发挥作用。最后，对所有的档案进行核对，形成电子档案管理的新模式。

（二）构建完善的大数据档案管理平台。在确定了数据化、电子化的档案管理模式之后，想要基于大数据进行档案管理，还必须依托于专业的大数据档案管理平台，这一平台需要完善的档案管理功能、分类功能和搜索功能，而且，现如今，很多档案管理平台还没有统一到一个大的平台中，大多是某一单位内部或者是某一体系内部存在数据档案管理平台，但是并不相通。当前，我国在户籍档案信息管理方面形成了统一的管理平台，但是不同省市之间也存在着搜索和管理界限。对于如何构建完善的大数据档案管理平台，还需要很长的路走。具体来看，大数据档案管理平台的关键是资源的完善以及搜索分析功能的开发，当档案资源完善之后，相应的就能够进一步发挥大数据平台的作用。

（三）引进和培养专业的档案信息化技术人员。在大数据时代背景下，相关的单位还需要引进和培养专业的档案信息化技术人员，由这些人员来完成档案的信息化转型，同时为大数据模式的应用做准备。一方面，在引进技术人员时，要注意这些技术人员的档案专业背景，如果技术人员不懂档案管理工作，也需要对其进行培训；另一方面，现有的档案管理工作人员必须要掌握一定的信息技术，从而为档案管理信息化工作做好相应的准备，毕竟很多工作人员在档案管理岗位上工作了很久，对于档案情况十分熟悉，不易变动岗位。所以，可以通过引进人才和培养人才的方式来对接大数据档案管理平台。

（四）加强对档案数据管理保密安全工作的重视。在档案数据管理工作中，对于档案数据的保密安全工作要提高重视。在传统的档案管理工作中，参与档案管理的工作人员可能会由于看管上的松懈，导致档案被损坏、篡改或者是被盗取；也存在档案管理工作人员营私舞弊的情况。在进行数据化、信息化的档案管理工作中，相应的也会面临档案信息被黑客篡改或者盗取的情况。所以，不管是何种档案管理方式，其所面临的安全风险是不同的，但是都是存在的。只是通过数据管理可以让档案的安全工作更加保险，比如将原始档案管理人员和数据档案管理人员分开，这样一方资料损坏或者篡改，并不影响另一方资料，可以降低档案管理的安全风险。

四、总结

综上所述，大数据时代给档案管理工作带来了便捷、高效的管理思路，传统的档案管理模式可以晋级为电子化、信息化的管理模式，与此同时，基于大数据处理技术，所有的档案管理资料都可以实现快捷的查找、调取、传输和分析，可以有效节约人力、物力资源成本，更多地发挥档案资料价值。