文/甘肃省陇西县档案馆 杨生俊

流动人员人事档案是人事档案的重要组成部分。具体包括：非公有制企业和社会组织聘用人员的档案；辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员档案；与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员的档案；未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案；自费出国留学及其他因私出国（境）人员的档案；外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案；自由职业或灵活就业人员的档案；其他实行社会管理人员的档案。流动人员人事档案由县级或县级以上人社部门所属的公共人力资源服务机构管理，其他任何单位和个人不得擅自管理流动人员人事档案。

一、流动人员人事档案信息化建设的意义

（一）流动人员人事档案信息化建设是人力资源管理的基础。人力资源管理起始于人事档案，以档案记载为基础。同时人力资源管理中的招聘与配置、培训与开发、绩效、薪酬、劳动关系等各环节又记录在人事档案中，因此人事档案管理与人力资源管理工作密不可分。人事档案是记录一个人从高中到大学期间的学习成长及各种社会实践活动，是高校毕业生就业及各单位选拔录用的主要依据。在个人录用审批、转正定级、工作调动、职称申报、办理养老保险以及考研深造时，都需要使用人事档案，将其信息化、数字化，可更加方便快捷地查阅、利用档案信息，流动人员人事档案信息化建设是人力资源管理的基础性工作。

（二）流动人员人事档案信息化建设是疏通堵点的有效手段。2018年国家发改委向社会公开征集群众办事的100个堵点难点问题，其中第五批第4项为“人事档案存放在公共就业人才服务机构的流动人员到异地就业后，需要回原档案存放机构办理人事档案转递手续，耽误时间和精力”，各地积极研究制定了解决方案和标准，即已建成流动人员人事档案信息化系统的部分地区在辖区内实现档案转递协同办理。也就是说信息化建设完成后，可有效疏通堵点，将实现政务服务“一网通办”，打破用人单位和公共人力资源服务机构之间的信息壁垒，变群众跑腿为数据跑路，切实方便群众办事。

（三）信息化是流动人员人事档案管理服务的重要手段和发展方向。流动人员人事档案信息化建设是落实国务院“放管服”改革，推进审批服务便民化的重要抓手，信息化完成后，将实现流动人员人事档案资源共享、异地查阅、统计分析等功能，为全国跨地区档案信息的共享和管理服务水平的提升奠定基础。当前和今后人事档案管理服务应当紧紧围绕实施人才强国战略和就业优先战略，以服务用人单位和求职者为中心，推动档案管理服务与信息技术、互联网技术深度融合，构建省级集中、全国联通的档案管理服务信息化格局，实现档案管理服务信息化、标准化、便民化。

二、当前流动人员人事档案管理中存在的问题

近年来，流动人员人事档案管理整体工作水平有了很大提升，尤其是2014年《中共中央组织部、人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》下发以来，流动人员人事档案工作步入规范化建设轨道，但在信息化建设工作实践中，仍存在着一些不容忽视的问题：

（一）档案工作人员不足。流动人员人事档案工作数量大，做起来耗时费精力。相比人力资源管理其他工作，人事档案工作枯燥、单纯，需要特别细心，耐得住寂寞，因此很多人不太愿意干这项工作。以陇西县为例，目前库存的流动人员人事档案多达16000份，仅1名工作人员，还身兼数职，导致对档案工作精力投入不足。为了开展流动人员人事档案日常管理，只能采取从有关乡镇或其他单位借调干部。但借调的人员毕竟由于人事关系和身份特殊，人员流动快，难以静下心来安心工作，工作效率和工作积极性得不到持续提高。

（二）档案转递效率不高。人事档案存放在公共人力资源服务机构，流动人员到异地就业后，既要从用人单位所属主管部门开具调档函、拿着调档函原件回原档案存放机构办理人事档案转递手续，耽误时间和精力，速度缓慢，效率低。当前流动人员人事档案管理服务没有专门的经费保障，以机要形式投递档案产生的资费由档案当事人承担，虽然费用数目不高，但需要现场交费这一环节，影响转递速度。

（三）档案转递途径不规范。机要途径虽然最安全、但速度较慢，大多数流动人员就业后，凭调档函调取后将自己的档案带到工作地公共人力资源服务机构，而中组部、人社部《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》规定“严禁个人自带档案转递”。

（四）服务对象的需求难以满足。有的流动人员拿着一张成绩表，或其他表册，但未密封，强烈要求装进自己的档案。经常遇到一些流动人员理直气壮地要求复印自己档案中的成绩表、实习鉴定表等资料，但没有任何介绍信等凭证，只是说某高等院校录取研究生需要、某机关报名考取资格证需要。虽经工作人员解释，仍固执己见、强词夺理。

（五）档案信息化程度不高。当前流动人员人事档案目录仅录入到Excel表格，上传到“金保工程”“大就业”信息系统，方便工作人员查找和流动人员查询存放地，但用人单位需要调阅档案信息时仍需调阅纸质档案原件，无纸化办公仍然没有实现，信息化管理水平亟待提高。

三、流动人员人事档案信息化建设的途径和措施

流动人员人事档案基本公共服务包括：档案的接收和转递；档案材料的收集、鉴别和归档；档案的整理和保管；为符合相关规定的单位提供档案查（借）阅服务；依据档案记载出具存档、经历、亲属关系等相关证明；为相关单位提供入党、参军、录用、出国（境）等政审（考察）服务；党员组织关系的接转等。随着人员流动日趋频繁，流动人员人事档案公共服务日益繁重，信息化建设势在必行。

（一）把流动人员人事档案信息化工作摆在人力资源管理的首要位置。人力资源管理过程中，人事档案管理是重中之重，因为人力资源管理工作中的所有业务活动都是围绕人事档案基础信息来展开的，所以人事档案管理尤其是信息化管理工作应得到高度的重视。通过加大宣传力度、普及档案法律法规，增强档案管理意识、明确各自在档案管理中的职责，定期对人事档案管理工作进行检查、指导、监督，及时发现问题解决问题。人事档案信息化不到位将对人力资源管理与开发起到阻碍作用，不对称的档案信息对未来人力资源配置的预测造成重大的影响，并将使组织失去更多的人才。因此流动人员人事档案管理工作是人力资源管理的基础，提高人事档案管理水平是维护组织人力资源管理、促进人力资源可持续发展的重要保障。

（二）配备专职工作人员，为档案人员的成长晋升开辟绿色通道。为流动人员人事档案管理配置专职工作人员，并及时对档案管理人员开展法律法规、规章制度、行业标准等规范性培训和档案管理各环节的实际操作技能培训，引导档案管理人员努力学习现代化的档案管理知识，以适应新的、更高的档案管理要求。同时，增强档案管理人员的服务意识，档案工作涉及的单位多、材料多，整理工作繁琐，制度规定和上级要求严格，达标任务重，如果同时开展其他岗位上的工作，就会分散精力。因此，应该按要求配备专职档案工作人员，使她们一心扑在档案工作上，这样能减少差错的发生。将档案工作人员纳入专业技术人员管理，按照事业单位岗位比例要求设置足够的高级和中级专业技术岗位，为档案工作人员畅通专业技术职务评聘和行政职务晋升的通道，让档案工作人员树立工作的自信心，培养档案工作人员的职业荣誉感，切实做到爱岗敬业，以促进档案工作。

（三）统一工作标准，使流动人员人事档案信息化建设有章可循。推动“互联网+政务服务”，推动档案管理服务与信息技术、互联网技术深度融合，依托“金宝工程”，使数据向上集中、服务向下延伸、信息全国共享，构建省级集中、全国联通的档案管理服务信息化格局，全国统一规划，统筹推进，支持档案管理服务机构开展档案基础信息采集和档案管理服务业务经办工作，建设统一便捷的档案管理服务信息系统，建设互联互通的全国档案管理服务运行平台，统一服务标准，实现信息系统的规范性、开放性、互融性，实现档案管理信息化、标准化、便民化，提升档案公共服务能力、提高档案服务质量和工作效率。统一档案基本公共服务规范，组织档案管理服务机构、梳理、细化档案公共服务经办流程，推进办事材料目录化、标准化，实现全国档案公共服务同一事项、同一流程、同一标准、同一格式。统一档案基础信息规范，制订流动人员人事档案基础信息采集规范，统一采集项目、统一指标体系、统一代码、开展档案基础信息采集工作。统一档案数字化技术规范，鼓励和支持有条件的地区或档案管理服务机构积极开展档案数字化扫描工作，参照《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870-2017），逐步建立统一规范的数字档案资源库。

（四）建立全国统一的档案管理服务信息系统。依托“金宝工程”二期项目，以全国档案基础信息资源库为基础，组织开发全国统一的软件支撑各地档案管理服务，为各地推动档案信息化工作提供支持，推动档案数字化进程，实现全国档案管理服务机构间信息互联互通，利用政府信息交换平台实现档案信息跨系统共享，推动实现跨地区、跨层级、跨部门业务系统及数据交换，实现信息共享，业务协同。省级人力资源和社会保障部门可结合本地实际，基于上述统一软件建设省级集中的档案管理服务信息系统，开展辖区内档案管理服务机构开展档案基础信息采集，将每一名流动人员的姓名、性别、民族、出生年月、学习经历等等信息录入系统，并加密管理，建立省级档案基础信息资源库。用人单位主管部门需要调阅档案时，不再千里迢迢调阅纸质档案，而是通过专门的系统经人社部门授权在线调阅其档案信息，切实提高档案管理服务业务经办水平及效能，实现无纸化办公。大力推广电子证明、电子公文、电子签章等新技术应用，提高档案管理服务的科学化和便民化水平。使用人单位在查阅、借阅及管档单位归档、统计等日常工作方面实行微机化操作，实现流动人员人事档案信息化、智能化管理，切实提高档案工作效率和查阅利用效率、转递速度。

（五）推动档案数字化，加强档案信息应用和共享。各地可结合流动人员人事档案工作实际和已有的信息化建设水平，安全有序地分类实施，因地制宜制定合理的信息化建设工作方案，有重点、分步骤逐步推进流动人员人事档案信息化工作，注重信息安全和个人隐私保护，采取切实有效的安全防护措施，增强系统支持能力，保证系统安全平稳运行。有条件的地区可开展纸质档案扫描、图像处理、数据存储备份等，逐步建立数字档案资源库，为档案“一窗式办理”提供基础。数字档案保存、上传和交换工作必须通过业务专网完成。地方各级人社部门可以充分利用档案管理信息服务系统形成的数据资源，对流动人员数量、结构、分布、流向等开展统计分析，逐步建立档案基本情况统计分析制度。强化档案数据资源与政务数据资源的关联分析和融合利用，实现人力资源开发、就业创业、社会保障、人事人才、劳动关系等业务信息共享，推动人社、公安、工商、民政、教育、卫生等部门资源数据互通。

四、结语

总之，流动人员人事档案长期以来发挥着重要的作用，发挥着无可替代的价值，是人力资源管理工作的基础和重要的参考依据。实现流动人员人事档案信息化管理，满足档案管理服务在信息管理、公共服务等方面的要求，加快推进“互联网+公共服务”，运用大数据等新技术，打破档案信息孤岛，强化部门内外信息共享，提升流动人员人事档案管理服务整体效能，提供存档信息网上查询服务，为流动人员和用人单位查询档案提供便利，积极推动跨地区网上远程经办模式，逐步形成“一点存档、多点服务”的格局，是当前和今后档案管理部门努力的方向。