文/中国铁路呼和浩特局集团有限公司 史凤明

一、科技档案组织职责

科技档案工作实行统一领导、逐级管理、二级建档的原则。铁路局集团公司对机关各部门、所属各单位、公司的科技档案工作进行统一领导、监督、检查与指导；铁路局集团公司机关各部门形成的科技档案、应入馆的建设项目档案，向铁路局集团公司档案馆归档移交、集中统一保管；铁路局集团公司所属各单位、公司为独立建档单位，对本单位形成、接收的科技档案进行归档、统计、保管和提供利用。

（一）铁路局集团公司档案馆工作职责。拟定铁路局集团公司科技档案管理办法、规划、计划和措施；按照铁路局集团公司科技档案进馆范围，对铁路局集团公司本级形成的科技档案、铁路建设项目档案进行收集、保管和提供利用；对机关各部门、所属各单位、公司的科技档案工作进行监督、检查和业务指导；组织开展科技档案工作培训，总结交流和推广科技档案工作经验。

（二）各建档单位工作职责。贯彻落实国家和上级有关科技档案工作的法律法规、标准规范、制度办法，明确科技档案工作分管领导，将科技文件材料的形成、积累、立卷、归档纳入有关部门和专兼职人员的职责范围、工作程序和岗位责任制，组织实施本单位科技档案工作；制定本单位科技档案管理实施办法，明确档案部门和科技档案归档部门职责，对科技文件材料的组成与内容、形成与积累、立卷与归档、保管与利用等作出明确规定；为档案工作的开展提供满足需要的经费，配备相应的设施设备，保证必要的工作条件和安全保管条件。

二、科技档案归档范围

科技档案的种类有：运输、生产技术、基本建设、科学研究、设备仪器、标准六大类。在铁路运输、生产技术、基本建设和科学研究等技术活动中产生和形成的，具有查考利用价值的各种形式和载体的科技文件材料均应收集归档。

（一）铁路运输档案。其主要包括在铁路运输生产组织、生产计划和调度指挥中形成的列车运行图、列车时刻表、列车编组计划、机车交路图、通过能力、运输指标、运输组织计划等。

（二）生产技术档案。其主要包括在机车车辆、大型机具、桥梁、通信信号及其他器材等产品生产、试验、制造、改造和修理工作中形成的设计任务书、设计建议书、委托书、合同材料、审批文件、设计图纸、说明书、计算书、记录、技术条件、规范、工艺文件、工艺装备以及作为设计、制造、试验、试制、修理依据和审批鉴定的文件材料、各种重要试验报告及协议。

（三）基本建设档案。其主要包括新建、改建、扩建、大修的铁路建设项目在预可行性研究、可行性研究、初步设计、施工设计、竣工、养护维修阶段形成的立项决策资料、勘察设计资料、征地拆迁资料、施工设计资料、招投标合同管理资料、水土保持和环境保护资料、投资控制资料、安全质量管理和监督资料、施工资料、监理资料、验收资料等。

（四）科学研究档案。其主要包括在科研、试验、发明创造、考察、合作、技术交流、技术革新、教学研究等工作中形成的开题报告、计划任务书、方案论证报告、调研报告、协议书、研制计划、测试记录、专题总结、审批、鉴定、评议、推广和作为依据的论文、著作、教育大纲、专刊等文字材料。

（五）设备仪器档案。其主要包括在生产建设、测量化验、研究试验、养护维修、产品制造等工作中自制安装使用或购置、引进的各种机车、车辆、仪器设备、仪表设备、动力设备的购置合同文件、产品合格证、说明书以及在安装使用、维修检测过程形成的各类文件。

（六）标准档案。其主要包括在铁路运输、生产建设、科学技术、设备维修等活动中涉及的有关国家、铁路总公司、集团公司的技术标准、计量标准、管理标准，各种规程、规划以及更改废止标准的文件等。

三、科技档案整理立卷

科技档案的形成部门应对已经收集齐全、核对准确、符合归档范围的科技文件材料，准确划定保管期限。科技文件整理应遵循其形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，做到分类科学、组卷合理。科技档案的形成部门负责对本部门的科技文件进行整理，整理内容包括文件的鉴定、分类、组卷、排列、编目、装订等。整理立卷的科技文件，应依据有关分类原则与代码标识，编制档案号。科技档案的档案号第一层代码为种类代码，第二层代码为分类代码，第三层代码为属类代码，第四层代码为案卷号。分前三层代码之间均用圆点隔开，最后一层类别代码与案卷号之间用一字线隔开，不允许使用其他符号。

四、科技档案归档移交

各项工程设计、产品制造、基本建设、科学研究、设备安装的责任（或主办）部门，在该项任务完成之后，应及时对形成的科技文件材料进行收集，准确核对，按整理要求进行分类，组成保管单位，及时向本级档案管理部门归档。

科技文件归档时间应按照工作程序，既可以分期分批归档，也可以在科技文件材料全部形成以后一次性归档。一般情况下，科学研究档案，应在每项科研任务结题或终止之后归档；基本建设档案，应在每个工程项目或阶段竣工验收之后归档；生产技术档案，应在每个产品设计定型或批量生产之后归档；设备仪器档案，应在每台仪器设备安装或使用之后归档；标准档案和运输档案，应在文件批准或开始执行之后归档。科技文件归档时，归档部门（单位）应编制移交清册（含移交目录），交接双方清点无误后，办理归档移交手续。交接手续一式二份，交接双方各执一份，以备查考。凡组织机构撤销或变更，以及建筑物、构筑物、设备、仪器等转移使用或产品转产时，应将科技档案妥善整理，经本单位主要领导批准后，向接收单位办理移交手续。

五、科技档案日常管理

各级档案部门应提高对档案安全保管、科学利用必要性、重要性的认识，积极改善档案保管条件，确保档案用房满足档案工作发展需要；积极采用新设备、新技术，逐步实现档案信息技术现代化，提高利用效率。

各级档案部门对已分类和编目的科技档案进行排列上架，分类排列应保持案卷之间的联系。科技档案应按种类划分保管区域，每个种类保管区域内按分类再划分对应的管理区域，在分类管理区域内再按属类确定不同的管理区域。档案的排列遵循案卷形成规律在属类内进行，属类内的档案按照从左到右、从上到下的原则上架排列。档案统计工作是档案管理工作的重要环节，是了解档案数量与质量、管理情况、发展情况的重要手段。各级档案部门应对库存数量、阶段归档数量和调阅利用、鉴定销毁情况进行统计，统计工作应及时进行、认真核实、逐年上报。档案信息开发与利用是档案部门提供服务的最经常、最重要的形式，主要包括档案原件阅览、提供档案复印件及档案查询等服务。各级档案部门应规范科技档案借阅和库房管理，借阅人员必须遵守借阅、抄录、复制的相关规定。各级档案部门对已超过保管期限、失去保管价值的科技档案，应定期组织有关部门进行鉴定，对确已失去保存价值的科技档案按规定进行销毁。

六、结语

综上所述，各级档案部门只有加强组织领导，完整地保存和科学地管理科技档案，确保科技档案收集齐全、归档完整、系统规范，积极主动地开展科技档案开发利用工作，根据需要不断改进检索工具、优化服务方式，编制参考资料、历史资料，才能保证其重要的工具价值、信息价值，充分发挥科技档案在运输生产、铁路建设、科学研究、设备养护维修等工作中的查考凭证作用。