文/江苏农牧科技职业学院 陈文玲

所谓高校教学档案管理指的是高校发展过程中各种信息的归纳、总结和管理工作。良好的高校教学档案管理可以让高校的教学管理工作得到极大的助力。现今许多高校所采用的教学档案管理模式较为传统，这种管理方式已经难以适应现今这个时代。因此，在具体的教学档案管理中，当下教学管理部门应当将信息技术作为管理教学档案的助力，要投入精力去研究信息技术在教学档案管理工作中的使用方式，从而大幅度加强高校教学信息档案管理工作的质量。

一、信息技术应用至高校教学档案管理工作中的意义

（一）实现教学档案大储存管理的目标。随着高校扩招工作的深入，现今我国高校的学生人数和教师人数正在不断提升。这为当前高校的教学档案管理工作提供了新的挑战。传统的教学档案信息管理工作以手工管理的方式为主，这种管理方式需要管理人员付出极大的精力，并且这种管理方式的效率低下、管理失误率极高、信息档案储层量较小，并不契合当下的高校现状。然而将信息技术应用至高校教学档案管理工作中，档案管理人员就可以直接将档案信息输入计算机中，然后利用专业的管理软件去进行教学档案信息的管理工作。这种基于计算机技术而诞生的教学档案管理模式，不仅仅高效、管理失误率小，也极大地扩充了教学档案信息的管理空间，实现了教学档案大储存管理的目的，为高校的教学管理工作提供了极大的助力。

（二）实现教学档案资源共享和查询简便的目标。高校的教学档案信息管理工作在引入了信息技术之后，就可以将高校的档案信息管理人员从繁重的手工管理工作中释放出来，他们就可以将自身的工作重点转移至档案的收集和归纳工作中，这样就可以使档案的库存得到极大的扩充，档案的正确率也会在这种管理模式下得到提升。将信息技术引入当档案管理工作中去不仅仅可以提升档案管理工作的质量，也可以大幅度加强档案收集、开发和分类工作的质量，一旦引入信息技术部分档案就可以实现资源共享的目的，在实际的教学工作中，教学人员可以根据自身的权限利用网络去查询资料和应用工作，极大地提升了他们的教学科研质量，高校的教学质量也在这种档案信息管理模式下得到了提升。

二、现今高校教学档案管理工作中存在的问题

（一）信息技术应用不够完善。随着现今我国高校扩招工作不断地深入，高校的人数得到提升，当下许多高校已经充分认识到了将信息技术应用至教学档案管理工作中的重要性，然而在具体的管理工作中依旧没有取得应用的教学效果，究其原因是管理模式相当滞后。一些高校虽然已经将信息技术纳入教学档案管理工作中去，但是其技术应用较为粗浅，仅仅是将信息技术作为检索与查询的功能，并没有实现无纸化档案信息管理的目标，这并不能从根本上去解决现今高校教学档案管理工作效率低下的问题。因此，现今高校教学管理部门应当投入精力至完善的教学档案信息技术管理模式建设工作中去，从而提升高校教学档案管理工作的质量。

（二）档案信息缺失严重。当下许多高校教学管理部门对于一些早期教学档案的重视程度并不高，这就导致这些档案在某种程度上遭受了破坏，一些档案在损毁之后就难以重新获取，这为当前的信息技术管理工作提供了一定的困难，因此高校教学管理部门应当要重视早期高校教学档案的修复工作。此外，目前许多高校教学虽然引入了信息技术在高校的档案管理工作中，但是在档案信息收集工作中并没有使用信息技术，依旧采取传统的档案信息收集方式去进行档案信息的扩充，这种收集方式以人工为主，自然无法让档案信息全面化，许多高校学生和教师们的信息是缺失的，这并不利于高校的发展。因此，如何完善档案信息工作是目前高校教学管理部门应当重视的问题之一。

（三）没有形成系统的管理机制。想要让信息技术充分应用至高校教学档案管理工作中去，现今高校教学管理部门应当要认识到系统的档案信息管理机制建立工作的重要性。然而目前许多高校教学管理部门并没有意识到这一点，他们所建立的信息档案管理机制依旧以传统的档案信息管理机制为主，这种管理机制下的档案信息管理工作存在诸多的问题，例如在档案信息使用环节，当实现信息化无纸档案管理之后，就不需要在档案信息使用环节配备专门的人员，教师们完全可以利用网络去使用档案信息，配备专门人员的管理方式极大地浪费了高校的人力资源。此外，档案维护制度、档案馆计算机管理制度方面存在的问题影响着教学档案的管理工作。

三、高校教学档案管理中现代信息技术的应用

在认识到现今高校教学档案管理工作中所存在的问题后，高校教学管理部门应当投入精力去研究和分析这些问题产生和解决的方式，然后将现代信息技术应用至高校教学档案管理中去，从而提升教学档案管理工作的质量，下面列举高校教学档案管理中现代信息技术的应用方式。

（一）全面应用信息技术去开展档案管理工作。当下高校管理部门应当认识到全面应用信息技术至高校教学档案管理工作中的各个环节，从而提升教学档案管理工作质量的重要性。在具体的信息技术应用工作中，管理部门应当给档案信息管理部门配备契合信息技术管理需求的计算机硬件设备和软件设备，从而满足管理需求，在教学档案储层环节，档案管理部门可以将光盘存储、网络技术以及宽带数据通信技术相结合，进而淘汰人工管理模式，最终实现数字化、无纸化的储层模式。信息的储层不仅仅应当是文字化储存模式，档案管理部门也应当利用信息技术去实现图案储存和视频储存，从而提升档案信息储存的质量。此外，在档案环节，档案管理部门也应当利用信息技术去实现跨空间式检索，从而大幅度提升信息检索的速度，让档案使用者可以快速地获取自身所需的档案信息。

（二）提升档案的质量。档案信息质量的加强不仅仅可以让档案的使用者获取有效的档案信息，也可以加强档案管理信息化质量。在具体的档案质量提升工作中，档案信息管理人员应当知晓档案信息的具体质量要求：首先，要实现档案信息的纸质文档和电子文档的同时管理，注意电子文件的元数据管理工作，保障纸质文件和电子文件信息内容相一致。其次，保障档案信息材料的完整性，为信息化档案建设工作打下基础。再次，保障纸质档案的整洁性，为档案管理信息化录入工作打下基础。最后，保障档案信息的真实性，档案信息应当能够反映出高校的教学情况、科研情况以及高校的管理情况等等。

（三）建立系统完善的档案管理机制。完善的档案管理制度的建立是保障高校教学档案管理中现代信息技术应用的基础。在具体的档案管理机制建立工作中，教学管理部门应当更新管理理念，采用开展责任教育等工作去提升档案信息管理人员的素质，让档案管理人员全身心地投入到档案管理工作中去，从而为信息技术在档案管理工作中的应用打下良好的基础。与此同时，高校管理部门也应当投入精力至高校现代信息技术档案管理机制建立工作中去，标准化的现代信息技术档案管理机制应当具备全面化的优势，要在档案管理的档案维护、档案馆计算机管理等等方面去建立完善的管理制度，从而提升档案管理的工作质量。此外，高校管理部门也应当在教学信息管理部门建立完善的激励制度和奖惩制度，要让参与信息技术档案管理工作中的工作人员全身心地提升自身的管理积极性和管理制度，从而让教学档案信息的作用充分的体现。

（四）提高档案管理人员的信息技术能力。档案管理人员是保障高校教学档案信息技术管理的重要基础，因此提升档案管理人员的工作能力和信息技术能力相当重要。在具体的能力培养工作中，高校管理部门应当建立一套完善的培训制度，要定期对高校档案管理人员进行全方位的培训，通过培训去提升他们的信息技术能力，进而让他们在档案管理工作中起到应用的作用。此外，高校管理部门也应当要充分重视档案管理队伍的建设工作中，要通过招募方式去聘请一些具备现代信息技术操作能力的专业人员负责教学档案信息管理工作，从而大幅度提升信息化技术在高校教学档案管理工作中的比重，最终提升档案管理工作的质量为高校的教学工作提供助力，实现高校教学质量的加强。

四、结语

随着时代的发展，现今的信息技术已经发展成熟。因此，当下我国高校教学管理部门应当充分意识到信息技术对于高校教学档案信息管理工作的重要性。在具体的管理工作中，高校管理部门应当认识到自身传统管理方式存在的诸多问题，管理部门要投入精力至档案信息管理部门中去建立完善的信息技术管理模式，要全面应用信息技术去进行档案管理工作，要建立系统完善的档案管理机制，要提高档案管理人员的信息技术能力，从而全方位加强高校教学档案管理工作的质量，为高校的教学工作提供良好的基础，最终实现高校的经济效益和社会效益。