文/晋中职业技术学院 赵维佳

在传统的高校学生档案管理工作中，以纸质档案为管理对象的管理模式不仅呈现出了办公效率低下、转递手续繁琐、查询不方便等问题，而且也不利于高校学生档案共享程度以及利用率的提升。与此同时，这种手工管理模式也会加大档案管理人员工作负担、提升人为误差对档案管理成效的影响，为此，在信息化时代，高校需要抓住信息化建设机遇，在构建学生档案信息化管理平台的基础上开展学生档案管理工作流程再造工作。

一、学生档案信息化管理平台的构建

信息化时代，构建学生档案信息化管理平台，是推动高校学生档案管理工作适应信息化发展环境的必然要求。早期的高校学生档案信息化管理平台受到技术的制约而难以展现出较高的应用价值。如基于单机软件与数据表构建的高校档案信息化管理平台，不仅具有单一的功能，而且也难以有效地提升信息共享效率，与此同时，这种系统也仅仅能停留于桌面数据库上，而这类数据库则展现出了信息安全难以得到保障以及数据库容量较低等问题，因此，在这一阶段，高校学生档案信息化管理平台只能够在高校学生档案管理中发挥辅助作用。随着计算机技术、互联网技术的发展，当前的高校学生档案信息化管理平台建设具有了良好的技术支撑，如DB2、MySQL等数据库软件可以为高校学生档案信息化管理工作提供更多的可能，同时也可以促使高校学生档案管理工作呈现出网络化的特征，这对于拓展高校学生档案信息化管理平台的深度与广度、推动高校学生档案信息共享发挥出了不容忽视的作用。为此，高校需要抓住这一机遇，依托多元化且先进的技术，对传统的学生档案信息化管理平台进行升级。在此过程中，高校需要对学生档案信息化管理需求做出调研，并依据调研结果做好信息化管理平台子模块设计，从而确保高校学生档案信息化管理平台功能与高校学生档案管理工作实际实现良好对接。如在高校学生档案信息化管理平台中，基础模块应当包括档案存档管理、档案转递管理、档案借阅管理、档案报表统计、档案查询、资讯服务以及系统管理和权限管理等模块，以便为高校学生档案日常管理工作的开展提供支撑，进而有效提升高校学生档案信息化管理效率与管理水平。

二、学生档案信息化管理流程再造

在高校构建学生档案信息化管理平台之后，高校还有必要对学生档案管理流程进行再造，从而提升学生档案管理流程与管理平台的适配性，进而充分发挥出高校学生档案信息化管理平台的功能与作用。具体而言，高校学生档案信息化管理流程再造工作的开展，主要需要从以下几个方面来开展：1.档案存档管理流程再造。在档案存档阶段，需要构建起辅导员收集、学院负责人审核、信息化管理系统录入存档、档案管理人鉴定并分类保存的流程，系统录入信息只包括学生基本信息以及档案归档时间、转递情况等，从而保障保密内容的信息安全。2.档案转递管理流程再造。当学生具有档案转递需求，则档案管理工作者则需要收到申请之后将档案转出，接受单位需要进行回馈，而管理系统则将档案状态标记为转出状态。3.档案借阅管理流程再造。借阅申请人可以在信息化管理系统中提交借阅申请表以及相关证明材料，档案管理工作者在审核申请之后查找相关材料并办理借阅手续，档案管理部门领导进行审批并决定是否借阅。4.档案报表管理流程再造。学生档案信息化管理系统对操作人员权限进行判定之后对学生档案数据进行统计，并在形成报表并打印之后供操作人员查询。5.档案查询流程再造。档案查询主体在学生档案信息管理平台进行身份验证之后，学生信息化管理系统则可以将查询主体需要查询的信息进行显示。6.咨询服务流程再造。咨询主体可以在学生档案信息化管理平台填写问题并获得与问题相关的链接或者人工回复，在获得回复之后，用户需要通过学生档案信息化管理平台对咨询服务体验做出评价。7.系统管理流程的优化。即学生档案信息化管理平台管理者需要做好数据管理、用户管理以及日志管理，从而确保学生档案信息化管理平台能够正常运行。

三、结语

综上所述，信息化时代，高校需要做好学生档案信息化管理平台建设，并对学生档案管理流程进行再造。在学生档案信息化管理平台介入学生档案管理工作之后，高校学生档案管理工作效率能够得到有效提升，与此同时，学生档案管理工作者的工作量也可能够得到有效下降，这对于建设集约型的高校学生档案管理模式具有重要意义。