文/东莞市厚街医院 吴凤南

医院档案作为医院在日常工作处理中的重要信息记录文件，在医疗、教学、科研、党政和其他各项工作中有着重要的意义，它是医院前行发展过程中的重要一环，对于医院整体工作水平的提升有着重要的影响，随着信息技术的快速发展，文档记录方式发生了翻天覆地的变化，通过信息技术将多种格式的档案文件资料以数据形式进行存储调用，不仅在便捷性上有极大的提高，同样在档案文件保存、档案文件分类等档案管理工作中有着重要的意义。

一、医院档案管理部门的职责范围

1.负责对我院各科室形成的各种档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计和编研工作。2.积极提供利用，为我院各项工作服务。3.在统一领导，分级管理的原则下，负责对我院内部各科室的档案工作进行指导、监督和检查。4.制订适合我院的档案工作计划、管理办法、规定等。5.对所保管的全部档案定期进行鉴定、销毁工作。6.严格执行党和国家保密制度，维护档案的完整与安全。7.办理领导交办的其他有关档案业务的工作。8.不断改进档案工作，做到案卷质量标准化、档案整理系统化、库房管理科学化、查找利用现代化、调查统计制度化。

二、档案信息化

要了解档案信息化的具体含义首先就要了解档案的性质，在现代社会的认知中，档案是组织机构、团体、个人等一系列人为行为在进行过程中留下的具有保存价值的各种原始资料记录，我国对于档案的记录非常早，并且在各朝各代之中其称谓也不一致，但其基本的含义没有大的变化，随着时代的变迁我们在各种社会活动之中需要被保存的相关资料量越来越多，种类也不断增加，档案作为一种需要在较长时间内妥善保存的资料文件，传统档案管理方式面对这种变化趋势已经难以应付。在信息技术的发展下，各种资料文档的保存管理有了更好的选择，将传统的实物资料及相关的各种格式的资料记录设备统统转化为数据信息存入信息化档案管理系统之中，不仅节省大量保存实物档案的人力消耗以及空间占用，同时也极大地强化了档案管理的便捷性，信息化档案管理系统能够根据各种检索形式来搜索需要的档案，并且在档案记录能力和档案完成度上都有明显的优势。随着近些年云空间技术的逐渐成熟，档案信息化的发展前景更为清晰。医院的档案管理工作本身就比较复杂，涉及的档案类型、总量比较多，所以为了强化医院档案管理工作的质量及效率，开展档案信息化建设非常必要。

三、档案信息化对医院档案管理的价值

信息化时代，我们在进行各种文档资料处理的过程中都力求高效，在高效的要求之下，医院的档案管理部门在工作之中必须进行档案信息化处理，由于医院档案管理的具体工作质量直接对医院的医疗服务质量以及整体的管理效能产生影响，换言之，医院的档案管理工作相当于人的大脑，档案记录、档案管理以及档案调取等相关操作就如同人大脑中对各种事物的记忆。回忆及思索的过程中，传统的档案管理工作相当于一位记忆力一般的人，他对工作和生活中的各种人与事的记忆力非常平庸，并且在回忆思索距今时间较长的事项时经常会出现遗忘或者混乱的情况，这就相当于传统档案管理模式中记录、保存以及调取中存在的弊端；而信息化档案管理工作则相当于一位记忆力非常优秀的人，他在日常生活中对发生的各种事项了然于心，并且大脑记忆力的开发程度也达到了一定水平，能够清楚的记忆包括各个时间段内发生的各种事情，并在有人问及的情况下根据其提问的快速反应立刻提供相关信息和细节，这就对应了信息化档案管理过程中的各种优势。首先是信息化档案管理能够有效面对大量需要保存的各种资料文件，有效记录并长久保存。其次是需要使用相关档案资料时通过关键词检索即可快速找到所需相关档案资料。

医院的档案管理工作涉及的档案资料类型非常多，因为其需要保存的档案本身范围比较宽泛，从单位科研成果到医院各种活动再到各种人事档案和各种医院发展记录等等，这些种类繁杂的档案资料会给医院档案管理工作造成较大麻烦，但是档案信息化后相关的档案管理人员不需要再针对不同文件选择不同的存放地点，也不需要再人为将档案进行分类保管，我们只需要将档案中涉及的所有资料以数据信息的方式进行归类整合，并在档案信息系统中予以保存，即可将复杂多样的档案信息完整地记录下来。在当前重视效率的背景下，信息化的档案管理管理系统能够在工作效率方面达到传统方式难以企及的高度，这在医院利用相关档案信息研究决定接下来的发展计划上有着重要作用，在传统的档案管理模式下想要针对某一类型某一部分档案进行详细研究时往往面临着档案基数较大，分类复杂的情况，在档案搜索调取方面耗时较多，并且浪费大量人力资源，而在信息化的档案管理模式下，我们将不再面对这样的问题，在需要相关方面的档案时，我们只需要在档案库中进行简单的检索就能发现大量的相关档案，根据所需内容不同还可以进行精确搜索或者模糊搜索，在档案调取速度上相较于传统档案管理模式有着非常明显的优势。由此可见，档案信息化建设在医院档案管理中的重要价值。

四、医院档案信息化建设的地位

当前社会背景下，医院的发展建设是所有医院管理人员的共同目标，随着人们生活水平及生活质量的不断提升，人们对于医院的评价方式和评价内容也有了更多的方向，人们仍然重点关注医院的整体医疗水平，关注在职医生的经验技术，但在当前大医院整体医疗技术水平较高的情况下，人们对医疗服务和医疗相关配套内容的关注度也在不断升高，医疗服务水平和医疗技术水平作为医院发展建设的两大重点内容，已经成为医院管理工作中最为关键的两个改进方向。在提升自身医疗技术水平及医疗服务水平的过程中，我们对于历史发展情况和过往的数据信息非常重视，在关键决策上往往依靠这二者提供相关的意见导向，在数据信息的记录上我们要依靠的就是医院的档案，医院档案作为医院过往历史发展的记录者保存着医院从医疗技术发展到医疗服务事项以及医院人事任免等重要信息，对于医院的未来发展决策起到重要的正向影响作用，医院在发展过程中必须妥善利用医院相关档案信息，这就突显了医院档案管理工作效率以及管理质量的地位，医院档案信息化建设正是提高医院档案管理效率增强其管理质量的主要手段。随着医院的发展进步，我们必须构建和谐的医患关系，保持着患者及其家属对医院的绝对信任，在这个过程中，我们必须针对自身存在的问题进行了解改进，这就需要我们对医院过往发展中发生的问题进行了解，了解其起因过程以及处理方式等，只有全面了解过往问题，我们才能对进一步的医院发展改进工作提出意见和改进方式，在这一过程中，我们需要依靠医院档案提供相关数据信息，这也就是说，在档案管理服务工作中，其档案管理的整体工作水平对医院的未来发展以及相关问题的改善方面有着重要作用，这也突显了医院档案信息化建设的地位。

五、结束语

医院档案管理信息化建设对医院的未来发展进步有着重要作用，我们必须在医院档案管理工作上进行信息化改革，依靠现代信息技术的便捷性和高效性来进行医院档案管理工作，提升医院档案管理工作的效率和质量，并尝试构建医院档案管理信息化系统，依靠合理的管理系统来进行日常档案管理工作，改变以往效率低功能性不好的劣势，共同为医院的未来发展作出相应的贡献。