文/海南医学院档案馆 付煜

传统的档案管理工作看似十分简单，不需要很多精力去管理，其实不然，现如今档案的重要性已经不言而喻，尤其是人事档案，体现了高等院校人员的流动情况及用人单位的水准与水平。当前，信息化已经成为社会发展和进步的一项重要趋势，信息资源也成为一种极其重要的战略资源，其利用价值和重要性也愈加凸显。因而传统的高校人事档案管理方式方法已经跟不上时代的潮流，必须进行变革和更新，实现人事档案管理的现代化和信息化，这样才能提高人事档案管理的效率，实现资源的共享、信息的数据化，保障信息的安全，增强人事档案管理人员的服务意识。做好高校人事档案信息化建设，可以加速完成我国高校政务信息化举措。

一、目前高校人事档案信息化建设的阻碍

一项工作的完成需要人力物力的支持，设备问题是工作的一大重要前提。很多院校忽视人事档案管理问题，不及时对信息化技术进行创新，老旧的技术设备无法满足当今社会的经济变革，无法满足工作进程的需求，导致人事档案管理工作被搁置，阻碍档案信息化发展。高校在招聘人员时没有经过严格把关，聘用的员工专业不对口，无法熟练地掌控信息化技术，加上设备老旧，硬件软件都跟不上工作进度，阻碍了人事档案信息化建设，这是目前十分直观的一大问题。由于校方对档案工作的忽视，疏于对工作的管理，没有系统化的管理，员工纪律散漫，工作责任心不强，没有跟进改革方案的进行，校方自身没有制定好高校本身的需求，达不到国家高校人事档案的标准。再加上学校对档案管理工作投入的资金过少，影响了工作技术设备的创新，在没有完备的硬件支撑情况下，管理工作难以进展顺利，拖后了工作进程，影响档案信息化建设。导致教职工失去工作积极性和对校方的信心，阻碍了人事档案管理信息化建设。网络过于发达，信息泄露现象严重，很多信息在网络上公然兜售，密码等预防措施形同虚设，档案信息存在很大的安全隐患。病毒和非法入侵都在时刻威胁着高校人事档案，这很大程度加大了高校档案管理工作的难度。目前还未出台相关规范限制人事档案信息化管理的标准，所以档案管理信息化的安全隐患暂时得不到合理的解决和防范。

二、高校人事档案管理信息化建设的方案措施

（一）建立严格的档案管理制度。为了更好地发展档案管理工作，高校应对档案管理工作加以重视，制定一套严密的符合高校现状的工作管理制度，明确地设置奖惩条例，当员工违反规章制度时，严格按照管理制度进行不同程度的惩罚。校方应定期对员工进行培训，使档案管理人员认识到档案管理工作的重要性，通过培训提高工作能力，明确各自的工作责任和任务。校方管理人员应加大对人事档案管理的投资，以便于完善相关管理功能，让员工以科学的方法完成工作，保证档案管理可以稳步发展，尽早实现档案管理信息化建设。

（二）配备先进的技术设备，实现高校人事档案信息资源的数据化。技术设备是开展信息化管理的前提基础，为人事档案信息化管理提供了相应的技术支持，是信息共享和传递的主要方法，也是信息资源利用的首要条件。及时采购先进的技术设备才能更好地更新信息，所以我们要必须加大对人事档案管理的投入，构建一整套完整的网络信息资源系统，为高校人事档案现代化和信息化的实现奠定基础。现阶段高校人事档案管理大多是纸质材料和电子文档，档案部门工作的重点是对这些资源和信息进行二次开发。因而必须在建立一套统一、科学、合理的标准上，通过计算机把原始档案的资料和信息存档，建立一个现代化的人事档案数据库，最终实现人事档案管理的数据化，便于信息的共享。

（三）提升人事档案管理信息化的安全性。档案的安全是最主要的工作基础，如果设备完善、人员专业、管理严格，却没有安全保障，那一切都会成为徒劳。首先要增强员工的安全意识，在工作期间严禁泄露任何有关人事档案的信息。其次要加强档案管理，运用现代设备制定出最完备的保护层，对档案文件做到随时备份，当有档案出现外泄的现象，及时处理并使用备用档案，以免耽误工作进程。并且，要对档案数据库进行一定程度的限制，对每个进入数据库的人进行权限认证，对于泄露档案资料的要严格按照规章制度进行惩罚。整体提高员工的综合素养，保证档案工作可以顺利进行，提早完成档案管理信息化建设。因此档案管理部门必须具有较高的安全意识、实行高强度的安保措施并且严格管理档案人事信息，从多角度来保障信息的真实性。且档案管理人员的基本素质、执行能力、技术设备操作水平等都必须相应提高，备份相关的人事档案信息、设置数据库的使用权限，从而多方位确保人事信息档案的安全。

（四）提升高校人事档案管理的服务。档案管理在某种程度上可以被当作一种服务，管理人员通过将人员的照片、信息、视频等资料进行整理存储，便于网络平台可以快速找到个人信息，实现资源传递与共享，实现人事档案管理信息化建设。档案管理不仅仅是整理工作，更是帮助高校稳定发展的重要环节。例如高校出现人事变动时，管理层人员可以通过人事档案数据库快速找到该职工各个工作时期的工作状态、业绩表现、工资待遇、工作时长、职称职务等信息资料，管理好档案可以快速完成其他工作，辅助高校正常运营与发展。

（五）落实高校档案管理员工的工作。新时期，人事档案管理信息化建设应满足信息化设备运营，完善工作环境，加强员工管理，定期对管理员工进行培训，培养他们的专业技能以及工作态度，做到工作岗位上严谨工作，端正工作态度。做好档案数据库的保密工作，加强管理员工对档案的安全意识，借助现代化科技技术及设备和专业人员巩固档案数据库的“防火墙”，以免出现档案资料外泄的情况。高校管理人员应重视档案管理工作的进行过程，加快建设进度，早日实现信息化建设，满足人事档案的准确性与时效性。综上所述，实现人事档案的信息化管理是新时期人事档案工作的重心所在。作为新时期人事档案管理人员，必须紧密结合时代发展的需要，充分认识到信息化建设的重要性，在实际工作中认真分析存在的不足，并采取有效的措施确保人事档案管理信息化建设水平的提升。

三、结语

高校人事档案管理信息化建设是当今档案管理的必然趋势，可实际上这项工作并不像看起来那么简单，需要耗费很多人力物力和财力，耗时很长，需要岗位员工共同努力相互配合，在建设过程中，要及时关注工作进程，出现问题要及时汇报，及时制定方案修补问题漏洞。高校人事档案管理信息化建设可以大力推动高等院校在经济化社会中稳步发展，不容忽视，在未来，我们将会看到更多高校实现人事档案管理信息化建设。