文/上海大宁建设投资管理有限公司 黄闵春

建筑工程档案是在工程建设活动中形成的各类资料，贯穿于建筑工程建设活动的全过程。建筑工程档案资料是建筑工程建设的依据和永久性真实记录，也是建筑工程建成后检查、维护、管理、使用的依据和凭证。在互联网技术和数据存储技术蓬勃发展的大数据环境下，建筑工程档案的数据形式繁多，档案数据量十分庞大，科学高效地管理建筑工程档案具有十分重要的现实意义和较好的经济效益。在建筑工程档案管理活动中，开展大数据环境下的建筑工程档案信息化建设，全面使用先进的管理理念、计算机技术、网络技术和信息技术，构建完善的档案信息化管理系统，对档案信息资源进行收集、处理、保存和网络化共享利用，使建筑工程档案管理模式从实体档案保管转变为数字化和网络化档案管理和应用，不断提升建筑工程档案的管理水平和质量。基于建筑工程档案信息化建设的现状，本文重点分析了建筑工程档案信息化建设的主要内容、存在问题，给出了建筑工程档案信息化建设的主要解决方案。

一、建筑工程档案的主要类型和特点

（一）建筑工程档案的主要类型。建筑工程档案主要包括项目前期、项目设计、项目准备、项目管理、工程监理、竣工验收与竣工图等文件，同时也包括建筑工程建设活动中产生的图表、照片、录音、影像等各种原始资料。项目前期档案包括项目核准、项目评估、项目选址、建设用地、招投标以及合同等文件。项目设计档案包括设计基础（地质勘测、地形测量）、初步设计、施工设计、设计变更等文件。项目管理档案包括资金管理、安全管理、进度管理、质量监督管理、物资管理、环保管理等文件。工程监理档案包括施工监理、设计监理和设备监造等文件，监理文件主要包括监理管理性文件、监理审查文件和监理记录文件等。竣工验收与竣工图文件包括竣工交接文件、竣工验收文件、工程总结文件、工程决算与审计文件、竣工图等。

（二）建筑工程档案的特点。建筑工程建设过程中的所有档案都需要进行档案归档，包括项目立项、项目审核、项目工程招投标、项目现场勘查以及项目实施、竣工验收等档案资料，建筑工程档案具有成套性。项目建设过程中产生的档案都具有记录性、真实性和不可再生性，建筑工程档案具有原始性。建筑工程档案包括多个单项工程、多个领域、多种管理活动等多方面的记录内容，建筑工程档案涉及很多专业技术领域、多个参建单位、多种不同类型的档案资料，建筑工程档案具有专业性、多样性和动态性等特点。

二、建筑工程档案信息化建设的主要内容

建筑工程档案信息化建设需要进行纸质档案、照片、录音和影像等原始档案资料的数字化，实现电子文件的管理归档,深化建筑工程档案信息化资源，开发或完善档案信息化管理系统。纸质档案和照片档案可以通过直接扫描或缩微胶片转换等技术进行数字化转换，录音和影像等档案资料可以采用模/数转换技术进行数字化加工。建筑工程新产生的各种电子文件需要按照统一的格式规范进行收集、整理并归档。通过开发数字化档案管理信息系统，可以简化电子档案收集过程，优化档案归档方式，深度挖掘数字化档案信息资源，实现数字化档案信息的网络化共享，实现建筑工程档案管理的网络化、系统化、规范化和标准化，科学化地全面提升建筑工程档案的管理效率、水平和质量。

三、建筑工程档案信息化建设存在的问题

虽然建筑工程项目基本上都开展了档案资料的收集、归档等档案管理工作，但很多建筑工程项目仍然停留在传统的档案手工管理阶段。已经开展档案信息化管理的建筑工程项目，档案信息化管理系统的功能很不完善,档案信息管理的规范性不强，难以进行统一有序的档案管理，没有实现标准化、规范化、精细化、网络化的档案信息化管理。建筑工程档案信息化建设主要存在如下方面的问题：

（一）档案信息化管理缺乏专业性。一些建筑工程项目虽然使用了相关的档案管理软件管理档案信息，但这些管理软件主要采用文书档案的管理方式管理建筑工程档案信息，建筑工程档案的管理形式单一，缺乏专业性，降低了档案信息管理的效率，档案管理水平较低，无法充分发挥建筑工程档案的自身价值。

（二）档案管理流程需要完善。建筑工程企业虽然开展了档案信息化建设工作，但是档案管理流程和技术规范等还存在很多不足之处，档案归档和借阅仍然以纸质档案为主，档案数字化工作主要局限于扫描和管理电子档案，没有充分挖掘数字化的档案资料数据，没有实现档案资源的网络化分享使用。档案资料信息化建设存在形式化现象，注重将传统纸质档案转化为数字档案，忽视了数字化档案资源利用环境的构建，数字化档案资源的利用率较低。

（三）数字化档案归档格式不够规范。建筑工程档案文件来自于设计、施工、监理等多个不同的参建单位，档案文件类型多样，包括纸质文档和电子文档。收集的电子文档容易被复制、修改或删除。虽然纸质档案文件通过扫描生成了数字化电子档案文件，但其直观性、可读性和合法性与原始纸质档案存在很大差距。

（四）数字化档案信息安全存在风险。建筑工程档案信息化管理系统主要侧重于档案资源的数字化和网络化，档案管理系统的自身安全和外部网络安全仍然存在很多安全隐患。档案管理系统的数据库本身难以确保有效防止各种攻击破坏行为。建筑工程档案资源的信息安全没有得到充分重视，档案信息容易被篡改、被泄露。

（五）档案信息化建设专业人才匮乏。档案管理人员对传统档案的管理理论、原则和方法比较熟悉，但对档案信息化管理的管理理念、手段和技术等存在认识上的严重不足。档案管理人员对建筑工程档案信息化建设方案缺乏深入思考和总体规划，不能熟练使用网络化、数字化的档案管理系统开展档案信息的收集、归档、检索和开发利用等工作，影响了建筑工程档案信息化管理系统的使用效率和质量。

四、建筑工程档案信息化建设的解决方案

建筑工程档案信息化建设是一项涉及面广、时间跨度长、专业性强、技术难度大、集成度高的系统性工程，必须遵从规范性、系统性、安全性和效益性等原则，需要从基础设施、信息资源、管理体系、标准规范、人才素质等方面系统性地开展建筑工程档案信息化建设工作，需要重点做好以下方面的档案信息化建设工作：

（一）统筹规划档案信息化基础设施。建筑工程档案管理的信息化建设，必须配备基础的软硬件设备，购置服务器、路由器、交换机、计算机、存储器、扫描仪和打印机等信息化设备，需要配置档案信息数据库管理系统、操作系统等设施，开发或购置安全、先进、适用的档案管理软件等，构建网络化和数字化的档案信息管理系统，实现建筑工程档案信息的数字化管理和网络化应用。

（二）优化档案信息化管理系统运行模式。建筑工程档案信息化管理系统需要根据档案管理的业务特点选择合适的运行模式。档案管理部门可采用C/S（客户端/服务器）结构运行模式，充分利用C/S结构的执行速度快、运行维护方便等优点，完成工程档案的录入、收集和档案利用，便于档案管理人员对档案管理系统的维护管理。面向档案用户的档案检索系统可采用B/S（浏览器/服务器）模式，服务器实现档案数据的存储、访问和优化，实现具体的业务逻辑，浏览器实现档案用户的人机接口和人际交互，实现工程档案的浏览、查询和统计等。采用这种C/S和B/S混合结构模式，可以较好地实现建筑工程档案信息化系统的实用性和完整性,不受环境限制，内部局域网和Internet均可使用。

（三）建立完善的数字化档案信息数据库，确保档案资料信息化的完整性。建筑工程档案资源信息化建设主要以档案数字化为基础，重点做好电子文件的信息化管理归档，建立完善的档案信息化数据库，推进档案信息化资源建设。建筑工程的项目前期文件、项目设计、项目准备、项目管理、工程监理、竣工验收与竣工图等各阶段的档案文件都应纳入数字化档案信息数据库中。按档案文件类别建立各类档案的目录数据库，做到档案实体、电子目录和电子档案的一一对应，目录数据录入完整、准确、规范。建筑工程档案资料必须真实地反映建筑工程的实际情况，图物相符。工程建设过程中的重要照片、图表、影像、录音等材料，以及出现的重大事故和事件，都必须编制相关说明资料。建筑工程档案资料必须保证系统性、准确性和完整性。通过建立完善的数字化档案信息资源库，积极推进建筑工程档案信息化进程，构建数字化、网络化的多层次建筑工程档案信息化管理系统。

（四）规范电子文件归档模式。建筑工程档案包括项目前期、设计、监理、质量评估、竣工验收、竣工图等阶段的不同类型的档案文件，项目不同阶段的电子文件通常由不同的参建单位完成，因此，建筑工程档案信息化建设必须统筹规范各类电子文件的文件格式和归档模式。与勘察设计、施工、监理、设备制造商等合作单位签订建筑工程合同时，应对建筑工程档案的套数、文件格式、质量等提出明确要求。工程设计单位、施工单位、监理单位、设备制造商等合作单位需要根据合同约定要求提交工程竣工文件，并应严格按照合同规定的电子文件格式提供电子版的工程竣工文件。档案管理人员通过建筑工程档案信息化归档管理软件完成各类工程文件的统一归档，并将工程建设各阶段形成的电子文件转换成固定的通用格式。

（五）历史档案和特殊档案的数字化处理。对于建筑工程中的纸质历史档案和照片档案，可通过扫描进行数字化处理。需要对纸质历史档案和历史照片档案进行分级鉴定和有序整理，采取分期分批的方式进行数字化转换。可以按照纸质历史档案的档案价值确定历史档案的扫描内容和扫描顺序，分阶段地逐步开展数字化扫描工作，也可根据各类不同档案的特点确定扫描重点和扫描顺序。在建筑工程项目建设过程中，需要定期收集原始地形地貌、重大事件、重大活动的照片，以及工程相关照片（包括隐蔽工程、关键节点、重要工序、施工质量及设备缺陷等），并进行数字化归档。项目建设过程中的重要录音和录像等档案资料也需要进行数字化加工和数字化归档。所有这些纸质历史档案和特殊档案资源都将纳入建筑工程档案信息化管理系统中。

（六）双套制归档管理。纸质档案具有原始性和真实性特点，保存寿命长，但因物理空间限制可存储的档案数量有限。电子档案虽然可实现网络化多人共享，但电子档案的安全性差，容易被修改，容易出现由于计算机软硬件设备故障而彻底丢失电子档案的问题。由于电子文件的原始记录性存在不确定因素，电子档案无法取代纸质档案的法律作用和凭证作用。根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）等法规标准的规定，电子文件必须与相同版本的纸质文件同时归档，纸质档案和电子档案需要按照双套制模式进行归档管理，即同时对电子文件与纸质文件进行归档，同时存储同一份档案文件的电子版本和纸质版本。纸质档案用于提供保存凭证，电子文件发挥数字化存储和网络查阅的功能。

（七）档案管理系统与相关业务系统的集成和业务整合。建筑工程档案涉及设计、施工、监理等多个参建单位，涉及项目立项、地质勘探、工程设计、项目施工、竣工验收等多个阶段，涉及商务合同、采购、质量、进度控制等多个业务部门。可根据建筑工程各个阶段的业务特点，梳理档案管理系统与相关业务系统、流程和部门的接口。利用异构数据网关实现档案管理系统与其他业务系统（设计、商务、采购、施工等）的系统集成，使档案管理系统与其他各业务系统紧密衔接。通过进一步完善档案收集、整理和归档的流程，通过业务系统接口实现档案的自动分类和自动归档，实现建筑工程档案管理系统与其他业务系统的集成，将建筑工程档案管理工作纳入建筑工程项目建设的各个环节。可根据建筑工程项目进度实现工程档案的全过程管控，实现档案数据信息的共享和交换，简化工程档案的收集工作，提高工程档案归档效率，确保建筑工程档案信息化的归档质量。

（八）深化档案信息资源的数据处理。纸质档案、照片和录音影像等资料的数字化，以及电子文件的收集和归类，是档案资源信息化建设的基础性工作。档案资源信息化建设还需要充分利用智能计算、大数据等先进技术，对数字化档案资源进行数据分析和处理，结合用户需求深入挖掘档案资源数据，挖掘出能够被用户充分运用的数据，实现快捷、有效而准确的数据处理，为用户提供全面、系统、准确、充分、有效的档案信息，实现档案资源的快捷而高效的利用，充分发挥建筑工程档案信息化管理系统的价值和效率，不断推进建筑工程档案管理的信息化进程。

（九）加强信息安全防范措施。在实现档案信息资源共享的同时，要充分利用最先进的信息安全保密技术，保障档案信息资源的网络安全。档案信息资源管理系统应属于企业内部的局域网，并与企业外部网络实现严格的物理隔离。建筑工程档案管理系统需要在通信服务层、操作系统层、应用程序、服务器、路由器、防火墙等不同层次全面加强信息安全措施，通过主机安全技术、防护墙技术、反病毒技术、入侵监测技术、身份认证技术、访问控制技术、加密技术、安全审计技术、数据备份等技术措施全方位地提升档案管理系统的信息安全防护水平，通过网络安全技术和数据屏蔽等手段保障档案信息的保密和安全。需要制定严格的保密制度和管理措施，提高企业员工的保密和信息安全意识。根据档案信息资源的保密级别进行密级控制，对不同类别的人员分配不同的档案资源使用权限。建筑工程档案管理系统的工作人员按照各自的权限进行档案管理，无相关权限的人员无法进入档案管理系统进行操作管理。工程档案的查阅利用也需要进行分级处理，只有具备对应密级访问权限的用户才能访问相应保密级别的档案资料信息。

（十）健全档案信息化管理制度，规范业务流程。根据建筑工程档案资料特点，逐步健全档案信息化管理制度，规范业务流程。1.完善档案管理中的收集、整理、归档和管理等业务流程，健全建筑工程档案文件的归档制度和档案管理制度，不同岗位的档案人员、档案管理相关部门相互协作，各尽其职，及时、完整、规范地开展档案资料的归档和档案管理工作。2.制定建筑工程档案管理人员的岗位职责，根据档案管理的业务流程建立档案管理的人员岗位责任制，完成档案资料的收集、整理、归档和管理工作。3.制定严格的档案资料保管和档案利用制度。档案管理人员应严格遵守档案管理制度，树立严谨的工作作风，严格按照档案管理工作流程开展档案管理工作，提高档案管理工作效率，促使档案管理工作更加标准化、规范化和系统化。

（十一）加强档案信息化的人才队伍建设。建筑工程档案工作人员承担着档案信息化实施的工作职责，必须加强档案信息化高素质创新人才队伍建设，为建筑工程档案信息化建设提供人才保障。可通过内部人才培养和外部人才引进等多种措施加强档案信息化的人才队伍建设，建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的档案信息化管理队伍。档案管理人员应在思想上充分认识建筑工程档案信息化建设的重要性，努力学习新技术与新方法，增强档案服务意识，积极主动地开展档案信息化建设工作。通过系统性的专业学习和培训，档案管理人员应掌握丰富的档案专业知识，具备档案信息化建设和档案管理的专业技能，同时还应熟练掌握现代信息技术、计算机技术、通信网络技术、软件工程技术等，使档案管理人员具备熟练运用数字化技术、信息储存技术、网络通信技术、多媒体技术等开展建筑工程档案信息化工作的技术能力。

五、结束语

在网络化、信息化和大数据环境下，信息资源已成为经济建设和社会活动中的重要战略资源。在建筑工程项目建设过程中，需要按照规范性、系统性、安全性和效益性原则，从基础设施、信息资源、管理体系、标准规范、人才素质等方面系统性地开展建筑工程档案信息化建设工作。运用先进的技术手段和完善的管理模式开发和完善建筑工程档案信息化管理系统，可以有效提高建筑工程档案管理的效率和质量，更好地发挥建筑工程档案管理工作的自身价值，更好地适应信息化时代的发展要求，更好地服务于经济建设和社会发展。