APP下载

公文管理工作中的常见问题及解决对策

2019-11-24

办公室业务 2019年22期
关键词:管理人员规范管理工作

公文管理是一个文件处理的全过程,需要各部门进行互相合作沟通,才能更好地保证企业正常运行。公文管理规范化能够有效推动企业的信息流通、监督、检查,例如开会时的会议记录、布置工作的批示文件等,这些管理过程都是通过公文的形式完成信息的传达,公文管理在一定程度上影响着企业的发展和进步。但在管理工程中,难免会遇到一些难题,以下就此进行分析并提出建议。

一、当前公文管理工作中常见的问题

(一)意识模糊。在日常工作中,办公室的行政人员对公文的概念缺少清晰的定位和认知,很多时候看见盖上红色章印的都会认为是“公文”,在这样的概念意识下,公文管理根本谈不上规范。从概念定义来说,公文是指企业在组织管理工作中所形成的规范性文化,具有一定的法律效力。从企业角度来说,公文是企业进行规范管理的有效途径和手段,高效的公文管理是企业工作效率的体现,有利于企业提升内部的管理水平和质量。

(二)分发混乱。由于管理人员对公文文件的困惑,在下发文件的时候,根本不知道公文的行文关系和发放程序,导致公文管理混乱。公文发放一般需要经过拟稿、审稿、核稿、会签、签发、编号等程序,但是管理人员却认为盖个章就可以了,导致分发流程比较松散。公文分发从表面上看感觉比较简单,但实际上公文分发也会间接影响到企业的正常运作。

(三)缺乏整理。由于管理人员日常工作量也比较大,没有对公文进行归档及整理,公文是对企业工作指示或通知进行规范说明的文书文件,管理人员没有进行归档整理,很有可能导致公文内容得不到有效的传达以及传阅,企业的管理工作显得比较被动,甚至因为信息的不及时接收,造成更为严重的后果。而且公文一般都是一些很正式的文件,在缺乏整理的情况下,很容易出现文件丢失或泄密的现象。

(四)书写不当。由于管理人员对公文的认知模糊,对公文的文中及行文关系的不清,导致在书写公文的时候出现混淆、乱用、误用等情况,例如“通知”写成“通告”,“请示”写成“报告”,“决议”写成“决定”。除了公文性质不分之外,有时候还会出现一些用语不当的情况,拟稿人员使用口语化的字眼进行书写,导致公文的严谨性大大降低,直接影响着企业行政管理的效率和权威性。

二、解决公文管理工作难题的对策

(一)通过学习培训,提高人员意识。公文管理是一项严谨而细致的工作,对于管理人员有着较高的要求和责任感,同时要求管理人员具备良好的公文能力。首先,企业需要跟员工进行职业道德与责任意识的培养,通过改造和完善企业的环境设施,例如在公司走廊张贴一些标语、鼓励性图片等,让员工处于一种最佳的精神状态面对工作,兢兢业业地提高工作的效率和质量。企业可以通过培训讲座的形式,对管理人员进行定期或者不定期的公文知识教学,无论是公文的处理规律和细则的业务能力训练,还是职业道德意识的培养,让管理人员深刻明白公文的工作性质和重要性,从而更好地培养管理人员的综合意识。利用教育的方式,逐渐提高管理人员的管理意识,对公文工作更加认真负责,潜移默化地润化管理人员的内心,形成一种良好的工作作风。其次,在实际工作中遇到问题或困难时,可以与同事一起探讨,在探讨过程中进行学习分析,有利于提高管理人员的公文能力。

(二)完善制度体系,规范公文管理。任何管理都离不开完善的制度体系,企业应该根据自身发展情况,制定一套科学合理的管理制度,让公文管理有章可循。通过对公文管理的整个过程进行分析,然后逐一进行相关的明确规定,更好地约束管理人员的日常工作。1.规范格式。公文的格式是其外观表现形式,规范格式是为了更好地形成统一的输出管理,方便各部门进行阅读。企业可以通过邮件、培训、印发资料等方式对各部门进行公文种类及格式的说明,让员工们对公文格式和种类有清晰的定义,从而更好地开展公文管理工作。2.明确时限。制度应该对于公文的分发、整理都有明确的时间规定,让管理人员按要求操作。例如,当公文拟稿后,一般要求在两周内办理,如果有明确的时间要求,便按照具体的时限进行执行;还有公文的会签和分发,一般要求不超过三天内处理,若果超过三天,必须向主管部门进行汇报及协调,确保公文的及时性和实效性。3.规范流程。公文处理是一个整体的过程,具有很强的连贯性和紧凑性,为了进一步确保公文的顺利开展,必须对工作流程进行细化和明确,对每个岗位和工作环节进行详细说明,把公文管理工作落实到个人,通过互相的配合协调,实现各环节之间的高效对接。从开始的拟稿、审稿、核稿等流程制定相关的标准,让每个流程都有根有据,更好地掌握全程的动态及变化,以便更好地进行监督。其中审核部分也视为重点环节,未经过审核的公文是绝对不能对外公开的,在审核的时候,必须对行文关系、内容的完整性、格式内容准确性等方面进行全方位的查阅,以保证公文的质量和权威性。4.归档整理。公文的范围很广,包括日常的通知、决议、意见、报告等多种形式,因此文件量也是比较大的。制度体系要进一步完善资料的归档管理,针对每类公文进行相关的保管说明,确保档案资料的完整度,以便日后的翻阅或资料查找。归档的时限也应该有所规定,以便资料保存的及时性。

(三)定期评定考核,确保公文管理质量。制度是对员工行为的约束和规范,在实践过程中,大部分员工的自控力并不理想,对于公文管理工作只是“三分钟热度”。在这样的情况下,企业需要对员工进行相应的评定考核,进一步激励员工保持公文管理工作的热情和积极性。评定考核能够有效激励管理人员的积极性,对表现优秀的员工进行适当的表扬,对于表现一般的员工也进行相应的点评,为员工日后的工作做铺垫。通过定期评定考核,既可以继续让优秀的员工不断努力,还可以让表现一般的员工发现自身的问题和不足,从而更好地整改完善及奋起直追,形成良好的工作模式,提高企业公文管理的规范和效率。

三、结语

总的来说,公文管理涉及的内容有很多,是一个多层次的管理体系工作。因此,想要实现高效的公文管理,企业必须提高管理人员的专业知识和责任感,构建完善合理的管理体系,进一步规范和约束员工的行为,推进公文处理的进度和审核。员工要时刻保持严谨的工作态度,不断完善和提升自身专业知识,严格遵守企业的相关规定,把每一个环节和细节都做好,为公文管理工作走向完善、高效、有序的管理道路做好准备。

猜你喜欢

管理人员规范管理工作
规范体检,老而弥坚
来稿规范
来稿规范
FMEA法应用于现代医疗机构药事管理工作中的体会
医疗设备质控管理工作的探索与思考
PDCA法在除颤仪规范操作中的应用
以“5×3”立体模式打造外派管理人员队伍
建筑企业安全生产管理人员素质现状提升探讨
优质冬枣周年管理工作历
5年前的选择决定今天