郄雪莲 德宏师范高等专科学校 云南芒市 678400

在留学生管理过程中，档案的建立是一个很关键的环节。随着科技的发展，之前的书面档案存在的各种弊端逐渐凸显，电子档案建立的必要性和重要性就显得尤为重要。当然最优的一种模式是纸质档案盒电子档案共存。本文选取留学生电子档案应包含的内容，电子档案建立的重要性及电子档案建立过程中应该注意的问题及小结等几个方面来论述。不当之处，还请各位专家学者批评指正。

一、留学生电子档案内容

留学生电子档案最早要求是纸质材料，装档案袋留存，装袋材料相对而言比较简单，如护照首页的复印件，202表的复印联、学生证复印件、获奖复印件等各种复印材料。实践中发现纸质档案有很多弊端，如急需查找某个范围内的几项资料时要逐一翻阅纸质档案材料，很难在短时间内完成，于是电子档案的建立就提上了日程，现在一般要求纸质档案与电子档案共存。一般说来，留学生电子档案的基本信息应含有：学号、护照姓名、汉语姓名、性别、年龄、语种、婚否、国籍、宗教信仰、护照号码（边境证号）、银行卡姓名及卡号、电子照片、生日、血型、身高、体重、出生地、家庭地址、父母或监护人姓名及电话、最高学历、最高学历毕业学校、毕业时间、电话号码、qq或微信号码、电子邮箱、所在班级、所学专业、班级人数、班主任姓名及电话、宿舍、兴趣爱好、保险单号码、是否有汉语学习经历、HSK成绩、是否享有奖学金、紧急情况联系人及电话、签证期限及其它需要备注事项等。

以上内容可以建立在一个表格中，以备检索与查询。其他留学生相关资料建议单独建档，如：留学生考勤档案、留学生病情档案、留学生宿管（含卫生检查）档案、留学生成绩及课表档案、留学生心理辅导档案、留学生班主任谈心档案、各种上报材料、留学生相关新闻稿件档案、留学生班会记录档案、留学生活动档案、留学生HSK过级情况档案、留学生毕业信息档案及留学生个人发展跟踪档案等。有时有些突发事件也最好单建档，如留学生尿检信息，留学生疫苗注射情况等最好独立建档。

二、留学生电子档案建立的重要性

1、电子档案方便快捷，便于数据查询、检索、汇总和上报。

如电子档案的相关内容是每年年底来华留学生数据上报的重要依据材料，可在有限的时间内快速准确上报。还比如学校紧急要求上报留学生宗教信仰情况适也可以在短时间内提取档案信息的相关内容制表上报。

2、 电子档案便于保存资料，弥补了纸质档案材料的缺陷。

学校从最早招收留学生开始，历年的留学生相关资料都有资料可查，可最早的是纸质材料，查找起来不是很方便，这就要求根据当年的纸质材料制作出相应的电子档案，查询起来会比较方便和高效。

3、电子档案的参考价值极其重要。

如学校在指定下一年度留学年招生规模时就可参考往年的数据及其宣传册和宣传光盘等相关档案资料，以便做出适当的招生计划，合理控制招生质量，实现本校留学生招生最优化。

4、减少一遍遍要求学生填写各种表格的麻烦。

留学生尤其是留学新生入学时就会要求填写各种表格，需要用到的很多资料都是重复收集。我们如果在新生入学伊始就把各种资料收集完整，一次性制作成电子档案，那么以后会减少很多次问询学生的机会，也避免给各国留学生“这个问题你问过我了”的不好印象。建立起电子档案后，新生从入学到最后的毕业过程中各种表格的填写都省却了很多不必要的麻烦。

三、建立留学生电子档案应注意的问题

1、电子档案一旦建立，将具有历史意义。所以在立档的过程中要多次仔细核对检查，有条件的要留存原始资料，并在此基础上建立与之匹配的电子档案，以备查询，尽可能避免错误。

如留学生考勤档案应包括留学生请假信息，请假条可以统一模板，一式两份，经班主任和主要负责人签字后生效，一份做为档案留存，一份交由宿管中心留存。班内考勤表可由班内指定同学（最好两名）打考勤，但要注意公平公正，任课教师的考勤纸质材料也是重要参考要注意留存，可作为奖助学金的考评、各种推优的参考资料，各种外出活动申请的参考资料，请假信息等在保留原始请假条的基础上要制作电子档案留存备查。

留学生病情档案的建立要注意保存原始资料，尤其是体检、住院等大病信息做要好详细登记，为报销保险及日后查询等做好资料准备。

留学生活动档案要有留学生课堂活动、校园活动、系部内外活动、各种联谊活动、春游秋游信息、冬夏令营信息等。每次参与活动或演出的人员、班级、节目、获得奖项、照片及所发新闻稿件等都是珍贵的资料，要注意单独建档保存。

此外，笔者个人还建议，留学生任课教师的教授课程及时间、教学计划进度表、授课计划、电子课件、听课记录表格等也可收集整理建档，为后来的任课教师提供对比和参考资料。

2、为各项工作中用到某一项电子档案中的内容，为方便起见，要有统一名称来命名。如2016级缅甸汉语班电子档案信息等，方便查询。

如某次活动结束后，要发放各班获奖同学的奖金，学校规定必须打到该生的银行卡内，这样档案信息中的留学生银行卡姓名及卡号、班级信息等直接调出制表上报即可，免却很多不必要逐一问询学生再次统计资料的麻烦，负责该工作的老师也减少了工作量，一举多得到。

再比如留学生需要参加HSK考试报名时，最基本的信息如姓名、国籍、护照号码、所学专业、电子照片（统一为：姓名加学号模式）等，无需再次问询留学生个人，减少信息重复收集的麻烦，在新生入学伊始就一次性做好档案资料是很有必要的。

四、小结

总之，留学生电子档案是必不可少的，其重要性在实践中日渐凸显。在今后的工作中，我们要注意继续不断总结留学生电子档案建立的相关注意问题，使之越来越完善，以更好地为留学生工作服务。