张洁丽

摘 要：为了能够进一步有效提升社会生产效率，并且极大提升企业的工作质量，当前我国有很多企业已经逐渐将网络信息化技术运用在了企业的档案管理工作中，尤其是在现如今我国网络信息技术不断壮大和发展的过程中越来越受到人们的重视。企业管理者重点考虑的问题之一便是如何才能通过有效的档案管理提升企业经营管理质量。本文将对企业档案管理的网络信息化现存问题进行分析，同时制定出提高企业档案管理的网络信息的策略，旨在为企业良性发展提供核心动力。

关键词：企业档案;管理;网络信息化;利用

在人类历史以及文明发展过程中，作为一种极其重要的信息资源，档案一直都在发挥着非常重要的作用。在这个信息腾飞的时代中，为了能够让企业拥有核心的竞争力，必需要将信息技术充分运用在企业的档案管理中，同时不断提升档案管理的效率以及质量，传统的纸质档案管理模式早已难以满足当今的企业需求，尤其是在企业档案资料成井喷式增长的时代，网络信息化逐渐突显出其自身的优势。

1 将信息化建设运用于企业档案管理的意义

企业档案管理信息化建设是现代化建设以及管理的主要方向和目标，与传统的纸质化档案相比较，档案的信息化管理能够帮助企业健康、平稳的发展，同时还能够进一步提升企业工作质量以及效率。因此在当前这种信息时代背景下，企业发展档案网络的信息化管理早已成为了趋势，更是保障档案管理质量以及效率的根本措施。

1.1 可以有效提升企业的效率

针对于一个企业而言，日常管理工作中最为重要的工作之一便是对众多文件信息进行管理，包括声像档案、科技档案、文书档案、特殊档案以及会计档案等。过去大部分企业均会选择采用纸质档案管理，这会导致出现诸多的弊端，例如占用大量的空间、配置相关的人员对纸质档案进行单独的管理以及存储，变相的增加了企业工作人员的工作量，同时在对档案管理时容易出现差错，因此纸质档案管理早已跟不上社会发展的需求。档案管理的网络信息化建设有巨大的存储空间，更加利于今后的查阅和归类，从而能够有效节省工作时间，将繁重的档案管理工作交给计算机即可处理，可为企业节省很大的财力、人力以及物力。

1.2 便于信息分享以及查询

档案的信息搜索以及分享功能是信息化档案管理系统中的一大亮点，因其具有关键词查询功能，使得工作人员仅需输入相关的关键词以及词组就能够及时找到所需要的资料，这种方式在提升档案管理工作效率以及质量的同时，也使得相关的工作更加的便捷，更加充分的利用档案信息。

2 企业档案管理中现存的问题

2.1 档案管理模式落后

从目前的情况上看，企业档案管理受到影响的根本原因在于部分企业依旧没有真正实现自动化以及数字化，企业的档案管理质量不能够满足我国社会发展的基本需求，尤其是在这个数字档案管理技术以及计算机技术充分融入到社会各个领域的时代里，档案管理必须要跟上社会发展的步伐。即便部分企业加入了数字技术以及计算机技术，也并没有根据文书档案的特点以及相关性质，制定软件管理系统，从而使很多管理系统并没有充分发挥出应有的价值。

2.2 相关人员的自身素质有待加强

针对于企业的档案管理岗位而言，必需要求相关的工作人员具备良好的综合实践能力、协调能力以及组织能力，同时还需要具备优秀的档案管理技术以及专业素质。但就目前情况上看，我国部分档案管理人员并没有将相关的工作落实到实处，并没有形成统一的档案目录，在工作中由于不仔细，不细心而导致的马虎情况时有发生。

3 企业档案管理信息化建设有效实施办法

3.1 增强计算机的安全性

信息化档案管理虽然带来了很多的好处，但同时也对档案信息的安全性造成了一定的影响，计算机病毒以及数据信息存在网络泄露等安全问题必须要解决，才能够保证档案管理信息化没有后顾之忧。为尽可能降低安全风险，企业首先应当保证电脑中不含病毒。电脑中应该安装一些功能强大的杀毒软件以及网络防火墙，帮助电脑防御黑客以及不良病毒的攻击。针对这些安装的杀毒软件，应该定期进行病毒检验，同时，定期对系统进行更新升级，保证这些软件的有效性。另外，公司应该建立严明的管理条例，避免工作人员在电脑上下载与工作内容无关的软件、视频等，一方面是为了形成良好的工作环境。另一方面也是为了减少电脑被网络病毒感染的可能性。要专门设置一个电脑修理的岗位，当企业电脑出现问题时，可以安排这个岗位的工作人员进行解决，避免因外部人员修理电脑而使得电脑中的档案信息遭到泄露，影响档案的安全性。为了完善管理措施，档案管理软件应该设置明确的访问权限，出台专门针对于档案管理软件的相关政策。严格界定每个人的工作权利与责任义务，使责权相符，在出现问题时也能够及时找到相关责任人，便于及时止损。企业应当与档案管理人员签订严格的档案管理保密协议，利用法律的权威保护企业档案，防止重要信息被窃取，造成企业的经济资源以及人才资源损失。

3.2 开发专属于企业的档案管理系统

当前市面上名气比较大的档案管理软件屈指可数，因此很多公司在打造信息化档案管理系统时，运用到都是同一套软件。这种软件虽然得到了大众的认可，基础功能比较齐全。但是不同企业的经营管理方式不一致，因此对于档案管理软件的细节要求肯定也不同。在企业财力允许的情况下，可以根据自身的管理方式、经营特点以及档案的分类特点，与相关的软件开发公司进行合作，或者让企业内部专门从事软件开发的部门进行自主研究，打造一套与自身条件最相匹配的档案管理软件。另外在改变软件之后，也应该对配套的硬件进行升级，包括电脑的基本配置，通信网络等。从软件和硬件两个方面提高企业档案管理系统的质量，帮助管理人员更加高效的展开工作。

3.3 提高信息化档案管理人员的专业度

在信息化的环境下，虽然很多工作直接利用电脑就可以完成，但是工作人员作为完成这一工作的实际操作者以及电脑的管理者，仍然需要提升自己的专业能力，以便充分实现人机结合，提高档案管理工作的安全性以及工作效率。在招聘人才时，员工除了要具有专业的档案管理知识之外，还必须能够熟练地掌握相关的电脑基本办公軟件以及档案管理软件。公司要委派专人进行上岗前的职业培训，让新员工了解公司的档案管理特色以及软件具体操作步骤。除此之外，定期组织档案管理的相关培训，让员工不断学习关于档案管理的思想观念以及技术方法，做到与时俱进。比如可以定期组织党建活动，用党的优秀思想对员工进行正面教育，帮助他们建立良好的职业素质。同时企业也要以优质的薪资福利聘请更多的专业人才，建设一支专业能力强大的档案管理队伍。总而言之对于档案管理的人才组织的建设企业应该高度重视，这是提升档案管理工作的重要保障。

4 结束语

企业的档案管理工作能够帮助企业更好的进行生产运营工作，相当于企业的后勤部队。只有后勤工作效率提升了，才能够帮助前线人员没有后顾之忧，顺利完成工作。企业要重视档案管理工作，加大对于人、财、物的投入，确保档案管理工作在信息化的环境下顺利进行。

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