郭啸笑

摘 要：本文以当前医院基建档案管理实践为基础，分析了医院传统基建档案归档模式存在的不足，提出全程管控的归档模式，强化前端控制，推进全程管理，将医院基建档案从后保管模式转向全程管控模式，全面提升医院基建档案的管理水平。

关键词：医院;基建档案;全程管控;前端控制

随着国家越来越重视人民群众医疗条件的改善，对医院基础建设的投入逐步加大，医院新建、改扩建和修缮的工程项目日益增多，随之而来的是基建档案数量不断增加，如何管理好这些档案日益成为各医院面临的重要课题。医院基建档案是指在院内进行勘察、规划、建设（新建、扩建、改建）和修缮的基本建设项目的管理过程中，直接形成的有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种载体的文件材料，是医院基建工作的真实记录和历史凭证，是基建工程扩建、改建、维修、抗震加固的重要依据，对医院工程建设和管理有着极其重要的意义。本文旨在探究医院基建档案归档模式的创新，为医院开展重大基建工程档案管理提供一些借鉴。

1 医院当前基建档案归档模式存在的不足

目前，医院基建档案归档普遍采取事后归档模式，即在基建项目完工后的一段时间里，集中对档案资料进行收集、整理与归档，这种归档模式在归档效率和质量方面存在诸多弊端。

1.1 影响医院基建档案的归档效率

在医院基建项目建设过程中，“重建设、轻档案”的现象普遍存在，工程管理人员的关注点往往在项目建设的速度和质量，而对档案工作缺乏重视，对这些工作的督促不及时，难以保证基建项目档案收集管理与项目建设同步，造成项目结束后归档不及时。此外，由于医院基建项目建设周期长、环节多，从提议、立项、招投标到开工，再到竣工验收投入使用，一般最短周期为1-2年，期间难免会受到意外因素的干扰和影响，导致基建档案资料的流失，比如工作人员借阅资料忘记归还。在最后归档过程中，如发现重要文件遗漏，由于基建项目已经完工，再去补办非常耗时耗力。另外，由于基建项目涉及多方共同参建，各单位基建档案管理标准不一，因归档保管不规范、不熟悉归档要求和档案管理制度而导致的返工时有发生。

1.2 影响医院基建档案的归档质量

医院基建档案形成于基建项目建设的各个环节，涵盖内容广，涉及专业范围大，具有内容繁多、来源广泛、专业性很强的特点，包括了工程準备阶段、施工过程、监理过程、竣工验收过程形成的报建审批表、勘察报告、招投标书、合同协议书、施工执照、验收记录单、施工竣工图、预决算书等形式多样的材料，内容涉及地质、环保、建筑、结构、给排水、供变电、采暖、空调、消防等专业领域。但在基建项目结束从事档案整理工作的人员往往不是具体的业务人员，各参建单位配置的档案员普遍存在业务素质参差不齐、流动性大等问题，如果档案员不熟悉基建工程专业知识和项目建设情况，就不知道哪些材料应该收集，在哪个阶段要收集，就极有可能造成项目文件的漏归、错归，使得立卷归档质量无法得到切实保证。此外，归档工作在基建项目完工后开始，不能有效控制各个阶段档案的遗漏和不完整现象，对归档质量会造成难以弥补的损失。

2 全程管控归档模式的理论探讨

针对医院基建档案事后归档模式存在的弊端，本文提出基于全程管控的医院基建档案归档模式，该模式将前端控制思想引入基建档案管理工作，对项目各阶段形成文件实行全程管控。前端控制是全程管控的关键，全程管控需要以前端控制为突破口，为后期的控制管理奠定基础。该归档模式主要涉及前端控制、全程管理等档案学理论。

2.1 前端控制理论

前端控制思想源于法国档案学者C·诺加雷，他指出“档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期中进行干预的时机，甚至重新思考这种生命周期本身。”所谓“前端控制”，是指针对电子文件的管理，要从文件形成之时甚至形成之前就对文件形成一直到归档的整个过程通盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督。前端控制思想起源于电子文件的产生，被称为“电子文件时代的新思维”。对于基建项目档案的管理，这一思想同样非常适用，并且非常重要。一个基建项目实际上是一个系统的工程，围绕着一个项目的基本活动产生的文件就自然形成了一个相互之间密切联系的基建项目档案整体，共同反映了一个项目活动的全貌。开展基建档案的前端控制，就是将档案管理工作介入节点前置到项目立项阶段，从项目文件形成之时甚至形成之前，就对整个项目文件从形成到归档的全过程进行全面规划与预先规范，对文件形成、积累、预立卷等过程进行实时跟踪监督和节点把控，使项目各阶段形成的文件材料在形成和积累时就受到同步的控制和干预，可以确保基建档案收齐全完整、案卷质量优化。同时，把分散在各个环节具有重复性的工作提前实施，可以有效地减少重复和滞后现象，能够最大限度地提高工作效率。

2.2 全程管理理论

全程管理是指根据文件生命周期理论，对现行文件、馆藏档案整个过程的全面控制和科学管理。全程管理理论可以有效解决文档管理条块分割及服务效率低下等问题。现代档案管理理念强调过程而不仅是结果，强调动态而非静态，强调将要形成而不是已经形成。全程管理正是基于通过过程控制实现结果控制的理念建立起来的。一个基建项目从立项到终结是个过程，档案工作者应主动参与到文件及档案的生成、管理与利用过程之中，把基建档案的运行过程全控制起来，最大限度地保证档案信息的完整和准确。基建项目具有环节多、工期长等特点，仅通过项目结束被动接收档案很难确保档案的完整性和系统性。因此，要对基建项目档案实行全程管控，使档案工作与基建项目实施同步，跟踪项目前期、中期、后期各环节的档案，以此确保档案的齐全、准确。

3 全程管控归档模式的实现路径

3.1 建立医院基建档案管理网络

建立医院基建档案管理网络，是实施全程管控归档模式的前提。从组织和人员上落实基建档案管理工作，做到统一领导，分级管理。在医院基建项目筹备组建设时，档案管理部门就应加强与基建部门的沟通和协调，成立基建项目档案工作领导小组，将档案工作纳入领导岗位职责，配备工作人员从基建项目前期介入，全程参与建设并贯彻前端控制、全程管理理念。各参建单位负责人负责本单位形成文件的管理工作，并配备具有资质的兼职档案员。档案部门及基建部门负责对各单位的文件管理工作进行监督、检查、指导与考核。基建档案管理网络的建立，实现上下互通有无，档案人员和业务人员互相配合、互相支持，保证了基建档案全程管控融入到基建项目管理之中。

3.2 统一基建档案管理标准

统一基建档案管理标准，是实施全程管控归档模式的基础。医院基建项目参建单位数量众多，必须运用规范的基建档案管理标准来指导工作。参建单位一旦确定，就将医院基建档案管理制度和归档范围以正式文件的形式下发，并召开由各参建单位专兼职档案人员参加的基建项目档案会议，说明各自在档案管理中的职责以及具体要求，包括归档范围、立卷归档要求、保管期限、电子文件的命名规范、存储格式、验收技术规程等，要求各参建单位按照基建档案集中统一、单体项目分类、编制案卷目录的原则，实行专人保管，建设过程中不定期进行督查，实行全程标准化、规范化管理。

3.3 提升档案工作者的综合能力

提升档案工作者的综合能力，是实施全程管控归档模式的关键。转变档案工作者“重后端轻前端”的传统管理理念，将档案工作介入节点前移，突破档案工作置于后端被动接收的传统模式，深入基建项目建设一线，主动掌握项目建设过程中文件的形成与运转，将工作重点由相关文件材料归档后的整理、保管等，向前期主动参与重要会议和关键节点工作，指导、监督和检查文件的形成、积累等方面转移。其次，要加强对档案工作者相关业务知识的培训，不仅要熟悉档案管理业务，还要熟悉工程项目管理知识，掌握基建档案全程管理方法，才能科学准确指导相关文件的形成、积累、整理、接收验收、移交歸档等工作。再次，要提升档案工作者组织、沟通与协调能力。实施前端控制，档案工作者从后端走到前期参与其中，组织制定归档工作计划，参加重要会议与节点工作，对参建单位文件形成、积累和预立卷工作进行现场监督、指导和检查等工作，都需要档案工作者具备出色的组织、沟通与协调能力。

3.4 落实对参建单位的约束机制

落实对参建单位的约束机制，是实施全程管控归档模式的保障。为保证医院基建档案的归档效率和质量，可以运用法律手段保障医院基建档案实施前端控制和全程管理。基建部门可以将档案部门参与前端控制工作的内容以合同条款的方式，在法律的保证下进行，使之合法化。在制定招投标合同时，就可以对应归档的文件内容、质量、整理移交时间提出明确要求，明确各参建单位对工程项目文件的责任以及完成标准，并且可以在总投资中扣留一部分资金作为基建档案保证金，在结算工程款时，参建单位各方负责的档案必须验收合格后，保证金方可支付。在法律上给予制约，对基建档案实行合同制管理，可以保证基建档案的完整性、准确性和规范性。

3.5 加强对电子文件的全程管理

为适应现代化医院基建档案管理发展趋势，在基建项目中建立适合专业文件控制的运行系统，为电子文件的同步管理提供有利条件。此系统可用来存储、控制项目建设过程中生成的所有电子文件，包括外来纸质文件扫描后的电子文件。为使电子文件与档案管理系统实现一体化，需要利用网络和计算机技术将文件控制系统和医院档案管理系统实现无缝连接，从而保证对电子文件的产生到归档进行全程管控。

4 结语

基于全程管控的医院基建档案归档模式，将前端控制思想引入基建档案管理工作，从基建工程项目开工前就对相关文件实施节点进行把控与全程管控，能更好地保证医院基建档案的完整、准确和系统，最大限度地发挥医院基建档案的作用。本文的归档模式对医院基建档案归档工作提供一定的参考，也期待该归档模式在实际工作中不断得到完善。

参考文献

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