吕瑞芬

摘要：档案管理对于企业发展具有重要的意义。但长期以来，国内许多企业对于档案管理却缺乏应有的重视，在档案管理中暴露出许多问题，对企业长期健康发展造成了负面影响。本文将结合作者所在的地勘企业，讨论当前企业档案管理工作存在的问题，并思考、研究如何解决好这些问题，希望本文对于广大企业加强档案管理有所裨益。

Abstract： Archives management is of great significance to the development of enterprises. However， for a long time， many domestic enterprises lacked due attention to archives management， and exposed many problems in archives management， which had a negative impact on the long-term healthy development of enterprises. This article will combine the author's geological exploration enterprise to discuss the problems existing in the current enterprise archives management work， and think about and study how to solve these problems. It hopes this article will benefit the majority of enterprises to strengthen archives management.

关键词：地勘企业;档案管理;问题;解决

Key words： geological exploration enterprise;archives management;problem;solution

中图分类号：G271                                        文献标识码：A                                  文章编号：1006-4311（2019）29-0073-02

0  引言

陕西省煤田地质局一九四队始建于1953年，是一支有六十六年勘探历史的专业煤田地质勘探队伍。主要从事煤田地质勘探、地下水资源勘探开发、石油、钻探、基础工程、地质灾害调查与治理等多领域综合性勘探。2010年，一九四队进行事业单位转企业改制，成立陕西省一九四煤田地质有限公司。改制后，公司不断钻研新技术、新技能、创造新平台，努力提高本企业的经济效益与业绩。公司被评为AAA级信用企业，并先后荣获国地质勘查行业先进集体、中国煤炭工业协会地质勘查功勋单位、陕西省文明单位标兵、陕西省找矿重大进展先进单位、铜川市50强企业等荣誉称号。但公司的档案管理工作却没有跟上，出现了一些问题;而且这些问题在當前国内企业档案管理中普遍存在。为此，我们将立足于一九四煤田地质有限公司，研究、思考企业档案管理工作中存在的问题。

1  企业档案管理工作的意义

企业档案是企业在其整个生命周期中，在其全部活动中形成的全部档案的总和。企业档案包括计划、统计、决议、记录、报告、市场信息、经营、产品销售、固定资产、原材料采购、物资供应、财务管理、劳动工资、卫生、人事等各方面的材料，真实反映企业的整个发展历程[1]。企业档案为企业的生产管理、经营管理、人力资源管理、产品研发、财务管理提供详细的数据、资料。企业领导层可以根据企业档案，了解本企业每名人员的素质、能力、品行，了解本企业的技术实力，从而做出正确、有效的决策，提高企业的管理水平。一流的企业靠文化，二流的企业靠管理，三流的企业靠业务，四流的企业靠投机。在建设企业文化方面，企业档案也发挥着无可替代的作用。

2  现阶段企业档案管理中存在的主要问题

2.1 企业领导对于档案管理缺乏应有的重视

当前，国内许多企业对于档案管理缺乏足够的重视，企业领导层并没有意识到档案标准化管理是企业发展的内在要求，也没有认识到企业档案所蕴藏的价值。他们错误地认为档案管理不过就是收集、整理过期的文件材料，档案管理不能为企业带来看得见、摸得着的真金白银，更何况企业财力、人力有限，把大量的经费、技术、办公面积投入档案管理实在得不偿失[2];一些领导口头上重视档案管理工作，但在实际工作中却忽视档案管理（还有不少领导对档案管理不管不顾）：一些企业的档案室面积只有十几个平方米，一些企业甚至没有档案室，档案材料胡乱堆放在办公室里;企业档案管理人员数量少，而且这些档案管理人员大多由办公室行政人员兼任，几乎找不到一个档案管理专业的毕业生，他们基本上没有学习过《档案法》，对档案管理的专业知识一无所知。

2.2 档案管理缺乏制度化、规范化

虽然时间已经进入2019年，但当下，许多企业却没有建立起严格、规范的档案管理制度，甚至没有为本企业各部门明确规定文件的归档时间、存档时间。一些国有企业为应对上级部门的检查，进行装样子的档案管理工作;一些企业将本企业的档案工作外包给档案公司，使档案制作与档案管理、档案服务出现脱节;一些企业的档案管理制度印在纸上，挂在墙上，却从不执行，沦为一纸空文。一些企业的档案资料长年累月沉睡在档案室里，堆满了灰尘，而档案管理人员却不知如何研究、利用档案材料;企业领导层也不知道依靠档案为企业开展各项工作提供依据。企业内部的各个部门普遍不配合档案管理工作，将大量文件资料随意堆放在自己的办公室里，任其闲置;给档案管理员收集、整理、分类带来很大的麻烦。

2.3 档案管理信息化水平落后

截止2019年7月，我国网民人数已经超过8亿，其规模高居世界第一。我国手机用户数量甚至超过了全国人口数量。在这个信息化时代，企业完全应当加强档案信息化建设，采用电子档案、数字档案取代纸质档案。但令人遗憾的是，当下企业档案管理的信息化水平落后，许多企业仍旧沿用纸质档案，由档案员手工进行档案收集、整理、查阅。而且纸质档案普遍存在着文件缺失、遗漏、字迹潦草等现象[3];不少档案的全宗号、类别号混淆，甚至出现编号错误。还有一些企业虽然采用计算机管理档案，但档案管理模式仍然停留在封闭式管理模式上，无法有效提高档案管理工作的效率。

3  思考如何加强企业档案管理

3.1 运用SWOT分析法

当前，国内企业档案管理的确存在着许多不足之处（WEAKNESS）：长期受到领导层忽视，缺乏专业档案管理人才，缺乏资金、技术投入;国内企业档案管理也面临着外部挑战（THREAT）：档案公司发展迅猛，其工作质量也在不断提高，大有全面取代企业内部档案管理之势;美国、日本等发达国家企业高度重视企业档案管理工作，国外企业普通聘用具有大学学历的专业人才进行档案管理，在档案管理中，还普遍采用信息化技术，实现了文件、图书、博物、情报、企业文化管理的一体化[4]。随着我国对外开放的加深，更多的外资企业将进入中国，而外资企业高质量、高效率的档案管理也会对国内企业档案管理构成冲击。

但国内企业档案管理仍然具有良好的发展机遇（OPPORTUNITY）：相较于发达国家的企业，国内企业档案管理的确存在着不足，但这也为企业加强档案管理，提升档案管理工作质量打开了上升空间;国外企业在档案管理方面已经积累了丰富的经验与成熟的技术，只要国内企业善于借鉴、消化、吸收，就可以将之转换为后发优势（STRENGTH）。因此，国内企业完全有理由加强档案管理，做好档案管理。

3.2 对档案管理工作给予应有的重视

企业领导必须认识到：在信息化时代，信息是企业发展的重要资源，而企业档案对于企业来说则是非常宝贵的信息资源。企业领导层必须带头重视档案管理，必须尊重档案管理人员，必须与档案管理人员共同研究档案规范化建设。企业各部门、各环节的每一名职工也应当主动参与到档案管理中来，严格执行档案管理制度，定时归档、存档。企业档案室必须逐年增添必要的设备，在条件允许的情况下甚至应当逐年扩大档案室面积[5]。

3.3 档案管理必须规范化、制度化

企业应当根据自身的具体情况，制定严格、完整的档案管理制度。档案管理人员则必须根据档案管理制度，仔细收集各种文件、材料，确保档案的完整性与有序性;若发现文件中存在着字迹潦草、错别字等错误，必须责成有关人员进行纠正，从源头上提高档案质量。档案管理人员从企业内部各部门、各科室收集到档案后，必须将它们根据文书档案、人事档案、实物档案、业务档案、声像档案进行分类，而不能将它们混为一体。

档案管理人员必须认识到：当前，房价不断上涨，要求企业不断扩建档案室存在着一定的困难。因此，档案管理人员必须仔细审核、鉴定企业档案，必须认真分析每一份管理类文件的内容、来源、时间、名称、稿本、外形特征、完整性、时效性;认真研究每一份科技文件材料的技术因素、时间因素、典型因素、作者因素、名称因素;判断每一份档案是否具有保存价值，确定每一份档案的保存年限;对于丧失保存价值、超出保存年限的档案必须定期剔出、销毁（一般來说，反映企业一般日常事务性活动、或内容重复的管理类文件保存价值较小，不必永久性保存;而会计类档案则必须永久保存，科技类、人事类档案应长期保存）。必须保证档案库藏量控制在一个合理的水平。

3.4 加快档案管理信息化建设

企业应当加快档案管理信息化建设，主动应用网络技术与信息化技术，进行档案管理;必须尽快用数字档案、电子档案全面淘汰纸质档案。企业还须运用大数据技术，人工智能技术、云计算技术开展档案研究，根据企业发展的需要，充分发掘出档案中有价值的信息，通过研究自身档案来认识、掌握企业发展规律。

3.5 加强地质资料档案管理

近年来，地勘单位纷纷进行事改企，导致一些档案管理人员下岗，留下的档案管理人员需要长时间进行繁琐、复杂的档案管理工作，承受更大的工作强度，又感到自己在单位中无足轻重，难免丧失工作热情。有鉴于此，地勘企业必须主动加强地质资料档案管理。

作为老地勘单位，一九四煤田地质有限公司在60年的岁月中积累了大量宝贵的档案资料。一九四公司对档案管理人员主动加强培训，组织认真、心细、责任心强、甘于坐冷板凳的档案管理人员学习档案管理知识，提高他们的业务技能;公司对档案管理人员实施严格的绩效管理，从而调动起档案管理人员的工作积极性。一九四公司建立严格、规范的档案管理制度，对纸质档案、磁介质载体档案、实物标本实施分类管理，不仅丰富了档案管理的内容，而且提升了档案管理的质量;公司还对科技文件、钻探科研成果、煤田普查等方面的档案资料实施精细化管理，使档案更好地为公司发展服务。

4  结束语

在企业内部管理中，档案管理属于重要环节。为提高企业工作效率，为促进企业长期可持续发展，提升企业的管理水平，建设企业文化，企业应当重视档案管理，建立完善的档案管理模式，做好档案管理。

参考文献：

[1]叶丽娟.知识管理背景下的企业档案管理分析[J].城建档案，2019（05）：80-81.

[2]杨鹏.我国改制企业档案管理模式的实践创新——“苏州模式”[J].档案与建设，2019（04）：36-39.

[3]杜娜.大数据背景下的企业档案管理工作探讨[J].兰台内外，2019（07）：35-36.

[4]孙勇军.企业档案管理中存在的问题及优化措施[J].企业改革与管理，2019（04）：41，44.

[5]张斌，李子林，黄蕊.我国企业档案宏观管理体制的演变与发展[J].档案学研究，2018（02）：50-56.