摘 要：随着改革开放进程的不断加快，我国开始进入信息化社会，档案数字化发展是档案事业进步的必然趋势。先进的信息化手段，为各行各业带来了极大的便利，在档案管理中的作用不可小觑。然而，就目前而言，档案数字化在建设过程中还存在着管理不善、技术不成熟等问题，使得档案信息的丢失、污染、删除等现象常有发生，尤其在医院档案工作的管理中。因此，档案管理人员必须采取有效安全保密措施控制以保证档案保管的安全性。在工作中严谨认真，注意保证档案的管理质量。本文主要对档案数字化中的安全保密管理进行了探讨，分析了档案数字化管理中存在的问题以及应对措施。

关键词：档案数字化;质量;安全;保密

1 前言

通常档案被称为具有完整记录作用的固化信息，是人们在社会实践活动中直接形成的，具有清晰性和确定性。随着信息技术的发展，很多国家已经实行了档案的数字化管理，而在我国档案数字化管理的时间并不长。在较短的时间内，我们已经体会到了数字化管理带来的 便利，不仅工作人员的工作效率大大提高，而且在保存形式上，纸质档案逐渐被电子档案取代，在方式以及形式上都出现了较大的转变。通过档案数字化，可以将纸质版档案进行扫描，然后将信息录入到计算机数据库中，从而形成了电子档案，这有利于保证档案的完整性、提高档案的利用率，在医院的档案工作管理中，工作量很大，这种现代化信息手段为工作人员带来了很大的便利。然而在档案数字化的进程中，保障档案的安全性也是不容忽视的一个问题。目前，我国主要是把各级党政机关、企事业单位的档案进行扫面、录入到计算机中，这些档案中都有不同程度的涉密，甚至有些档案，涉及国家秘密的密级比较高，有些甚至是核心机密。因此，做好档案数字化中的保密工作势在必行，这就对档案管理人员提出了更高的要求，其必须掌握一定的技术措施，才能确保档案信息的安全共享，在技术与机制上不断完善，加强档案的安全性，做好保密控制，这必须引起各级单位的重视，以确保数字档案系统正常的运转。

2 档案数字化概述

档案数字化在档案管理体系中发挥着重要作用，具有良好的应用前景。其主要利用计算机技术、数字化技术对档案信息进行管理，是一种新型的管理模式。档案数字化以不同的工作方式存在，比如我们常见的扫描纸质档案、数字化拍摄、激光技术等。从狭义方面，档案数字化是指将存储于传统载体上的档案信息，通过一定的技术手段，转化为以数字形态存在的、计算机可以识别和处理的过程，其中传统形式的纸质档案、照片档案、录音档案等都可以转化为数字化信息的档案。转化之后的信息以文本、图形、图像、音频和视频等形式存在。从广义方面，档案数字化，是指通过一定的技术手段将以模拟形式存在的传统档案转化为计算机能够识别和处理的信息，并对其进行存储、组织、检索和维护的过程。狭义的数字化档案室广义数字化档案的基础和核心。

3 当前档案数字化过程中存在的安全问题

由于人们没有意识到档案数字化中安全保密的重要性，還存在保密意识淡薄的现象，因此，在进行档案数字化处理时，存在失泄密隐患比较多，归纳起来主要有人为因素、法律法规体制的不完善、设施设备因素等

3.1 档案信息安全的保护意识淡薄

在传统的档案管理工作中，只针对档案相应的载体开展保密工作。随着档案数字化进程的加快，传统的档案保密工作已经不能适应数字化档案管理的要求，其所面临的问题发生了巨大的变化。在当前的档案数字化管理中，相关信息的保密工作还存在很多隐患，比如在医院的档案中，很多病人的信息泄露非常严重，人们可以随便的复制很多信息。这主要是由于档案管理的工作人员没有做好相关工作。一方面，没有对信息进行前处理，即在档案进行数字化加工前，没有把涉及秘密的档案和非秘密的档案分开，对档案的分类工作没有做好。现在很多单位的工作人员，都缺乏足够的耐心，大都没有对拟加工的档案分类整理，没有进行密级鉴定或者密级鉴定比较模糊，将全部档案混合在一起加工。另一方面，很多管理数字化档案的机构网站，存在不安定因素，很多信息都可以被拷贝，这与管理人员的安全意识有关，由于他们这种意识的缺乏，在工作中没有严格地按照相应的规范来操作，导致档案信息泄露，造成重大的危害。

3.2 档案安全的法律法规滞后于信息工作

目前，关于档案数字化安全的法律法规和相关制度尚未成立。比如：照片、录音、缩微胶片数字化方面的，电子文件采集的原数据标准、电子文件鉴定保存等电子文件的归档与管理方面，档案信息化基础设施和应用系统建设方面等都没有出现专门的规定。甚至在档案信息的安全问题上，也没有专门的法规。这就导致医院相关执行制度的缺乏，使得管理人员的职责不明确，各部门之间没有建立相应的领导机制，在加工过程中一旦遇到问题，就出现了无法可依的局面，不能及时解决问题，缺乏相关制度的监督，并不清楚需要进行什么安全检查。在数字化加工过程中，没有相应的标准，导致信息记录不完整，加工人员可以自由的进入加工现场，加工场所管理混乱。这些现象都是由于缺乏相应的规章制度导致的，因此，制定法律法规、标准、规章制度是保证档案数字化安全的基础。

3.3 数字化加工设备与网络环境造成的泄密隐患

在档案信息管理的技术系统中存在安全隐患，数字化加工的设备保密性弱，没有安装保密防护软件，使得电子档案在信息传输过程中可能感染计算机病毒，系统也有可能受到恶意攻击。网络是一个开放式的系统，该技术系统没有使用独立性的网络，使用无线网卡、键盘和鼠标等设备，但是并没有与其他网络没有实现物理隔离。这就为黑客和计算机病毒的升级提供了机会。另外，医院工作人员在加工中使用的存储介质，分为涉密介质和非涉密介质，往往将两种介质混合使用。并且，在加工设备和介质出现问题时，不经过保密部门认定，到社会上的公司进行外修。

4 保障数字化档案安全的对策

4.1 加强档案人力资源的建设

人力资源是档案数字化中不可或缺的重要部分，医院应对入职人员的工作进行细化，在选拔时进行严格的政治审核。为了避免工作人员的泄密问题，在入职后应该对他们进行思想政治的教育和引导，使档案工作者尽快转变传统的保密观念，更新思维方式。建立一支具有高素质的、能运用高科技手段处理电子档案的人才队伍，对档案数字化管理至关重要，把人才的培养和合理使用放在首位。一方面，加强档案人员的保密意识，电子文件较纸质文件更便于携带，为了防止电子信息的泄露，需要加强工作人员的保密意识。使工作人员严格依据法律法规制度进行。另一方面，为工作人员提供学习的机会，制定人才培养计划。档案数字化管理是一项新的工作模式，工作人员需具备合理的应用数字化档案管理技术，掌握最新的信息保密措施。为了提高业务能力，需要对工作人员进行定期培训，培训的内容主要体现在计算机能力上、道德素质以及专业技能的培训，这样才能提高档案数字化的质量，使工作人员逐渐从档案的管理者变为信息的管理者，能够熟练深入的对网络进行存储、处理和发布。

4.2 加强对档案信息安全的管理

依据规章制度，医院应加强对档案信息安全的管理。做好以下几点：第一，对环境条件保障管理、自然灾害防护、防护设施管理、电磁波与磁场防护等要进行定期检查。第二，发挥档案网站的真正价值，不能只停留在档案宣传和馆藏建设上，除了开通档案检索、档案编研、档案教育外，应逐渐向综合服务功能转变，还可提供一些现行文件阅览务、网上预约查档服务、在线互动服务、地方特色服务、爱国主义教育服务等。第三，要对电子文件要定期进行安全性、有效性检查，发现载体或信息有损伤时，及时采取维护措施，进行修复或拷贝;第四，数字档案系统是一项具有全国性质的档案管理工作，档案管理部门应结合具体情况，依据国家统一标准制定适合自己的标准和参数，以确保日后数字档案的管理和该系统的正常使用。

4.3 健全完善各项管理制度

规章制度的制定时出现问题时快速找到解决问题方法的保证，档案管理部门应结合《中华人民共和国保密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》和《档案数字化外包安全管理规范》等有关法律法规的要求，完善安全保密管理制度，逐步建立一套档案数字化监督管理制度。比如：档案数字化加工前的处理制度、选用加工公司的公开招标管理制度、账号管理和登录制度、档案出入库管理制度等。依据相关制度，使有关部门可以及时对整个档案数字化工作过程进行严格的监督、检查和评估。对档案数字化加工从开始到结束的每一个环节，都制定出可操作性强、约束性强的管理制度，每个环节都实现无缝对接。确保档案数字化工作的顺利进行、完成。并采取相应措施，将制度落实到位。即便出现问题，也能依据制度追溯考究、有据可查。

4.4 制定合理的档案管理方案

为了保障档案数字化管理顺利的进行，在档案数字化管理过程中，参考档案数字化原则及基本政策，需要制定合理的档案管理方案。档案资料也在随着社会的发展不断增多，内容也越来越丰富，档案管理的工作量逐渐增大。而确定技术培养路线，优化和调整数字化管理流程，积极改进档案管理操作技术，可以有效提高工作效率，保证档案工作顺利进行。同时，也要选择正确的档案数字化软件，适合的软件系统是确保档案数字化进程的重要工具，专业性较强的档案数字化软件系统在信息录入、采集过程中可以节省大量的人力、物力和财力。使操作活动更方便、快捷、具有时效性。

5 结束语

综上所述，医院档案数字化的安全保密管理必须引起社会各界的高度重视，明确工作职责。随着信息技术水平的快速发展，我国档案数字化的安全保密工作还有待加强，需进一步健全监督流程和工作流程，完善各项规章制度。细化档案原件和信息安全管理内容和细节，设计数字化档案加工流程，搭建技术支撑平台，努力构建完整系统的档案信息安全保密防护体系，确保档案数字化过程中不失泄密，加强对档案工作人员的保密培训，采取安全技术，强化防范手段，从而实现数字化加工档案原件和信息安全管理效果的最大化。使档案数字化信息更好地服务于广大人民群众。

参考文献

[1]韩晓晶.档案数字化的质量和安全保密控制[J].赤子（上中旬），2015（09）：174.

[2]陈嵩.档案管理的数字化建设与安全保密实施策略[J].兰台世界，2015（S2）：60-61.

[3]王宁.浅谈数字化加工档案原件与信息安全的管理[J].科技创新与应用，2016（36）：289.

[4]邱若铣，牛柏超，潘強.试论档案数字化中的安全保密管理工作[J].山东档案，2016（06）：36-37.

[5]李建朋.档案数字化面临的风险及其防控[J].四川档案，2011，2（2）：20-23.

[6]孙洪鲁，刘虎.数字化加工档案原件与信息安全的管理[J].中国档案，2010，8（8）：51-53.

[7]周迪.北京市档案馆综合档案管理系统设计与实现[D].北京：北京工业大学，2012.

[8]胡小琳.关于档案数字化理论研究的思考[].广东档案，2002年第4期.

作者简介

朱俊迪（1992-），汉，本科，助理馆员。