周建峰

被忽视的打印预览

大多数人将Excel的打印预览窗口当成打印过程中的一个过渡，其实它里面包含了不少隐秘的实用功能，可以让我们事半功倍。

单击菜单“文件一打印”即可进入打印预览窗口（图1），单击其中的“显示边距”按钮，可以看到周围出现调节线，拖动可以调节上下左右的边距，以及页眉页脚的边距。在“缩放窗口”中则可以调节工作表的大小，比如，将行或列或整个工作表调节为一页。

按需打印指定内容

有时我们只需要打印工作簿中的一小部分内容，这时可以切换到“页面布局”选项卡，选中表格中需要的内容，然后单击“打印区域”下的“设置打印区域”。如果有多项内容则分别选中后，再单击“添加到打印区域”即可（图2）。

另外在打印预览窗口中，还可以设置打印活动工作表、整个工作簿或者指定页面等。除此之外，在这里还可以指定页面宽度或高度的页数，对整个页面进行缩放打印。

重復打印某个区域

若要让打印的表格标题重复，可以在“页面布局”的“打印标题”中进行设置，但是如果要重复的部分在页面底部该怎么办呢？比如我们的表格打印出来，要求每一页底部都要有签名、时间等相同的信息。其实这种情况，我们可以将这一部分内容做成图片，然后插入到里面作为页脚。

首先切换到“视图”选项卡，单击“页面布局”让表格分页显示，再在表格底部制作好相关信息，以及设置好格式。完成后，用QQ或微信将这部分内容截屏成图片并保存。

返回Excel中，进入“页面布局”选项卡，打开“页面设置”窗口（图3），切换到“页眉/页脚”，单击“自定义页脚”弹出对话框，然后单击“插入图片”按钮，将底部信息图片插入到页面中间。如果要重复打印Logo，则可以插入到页眉中。也可以将Logo的位置摆放在顶端标题位置，这样该区域的图片也能重复打印出来了。

其实在“页面设置”窗口中，也还有其他不少实用设置，在“页边距”选项中，可以设置让打印出来的表格水平或垂直居中，在“工作表”选项中，可以设置顶端标题和左侧重复列（图4）。对于单元格底纹不需要打印的，可以选择“单色打印”，工作表中的注释内容也可以选择“空白”而不打印（或设置将其打印在表中间位置或工作表的底部）等等。