刘世嘉

【摘  要】随着时代发展，大数据、信息化等技术推动下，人事档案管理工作 也发生很大转变，人事档案数字化是当前档案管理发展的一个主流趋势。下面文章就对人事档案数字化建设的优势进行分析，并探讨具体的数字化发展策略。

【关键词】人事档案;档案管理;人事管理;重要性

引言

随着网络信息技术的飞速发展，信息技术已经成为改善人民生活质量、提高单位经济效益，提高整个社会劳动生产率的重要战略资源，顺应时代发展，用新型的数字化人事档案代替原有的纸质化人事档案既可以有效提高人事档案管理的效率，又能有效提高人事档案的管理水平。北上廣等发达地区已经有部分单位开始档案管理的数字化建设。

1人事档案数字化的概述

所谓人事档案数字化，顾名思义就是在人事档案管理的过程中融入互联网等技术，来创新人事档案的管理模式，提升人事档案管理的效率，使人事档案管理更加符合人们的要求和期待，弥补传统人事档案管理的不足。运用数字化的方式对人事档案进行管理，能够在一定程度上实现对各种档案和材料的实时收集、鉴别、整理、保管、转递、统计等，并且还能够运用互联网对各种档案进行共享，有效减少了相关工作人员的工作量，是对传统档案管理模式的一次系统转变。人事档案管理的效能能够显著提升档案的利用效率，最大限度发挥档案材料的凭证、依据和参考作用。它的功能要求出现在2012年，中组部提出试点进行广大干部档案数字化的工作方式，并在2014年颁布了推行档案管理数字化的文件，通过这样的方式，来从根本上遏制档案管理工作过程之中的歪风邪气，对干部档案管理工作过程之中的薄弱环节进行有针对性的治理，使档案管理工作提升到一个前所未有的高度。

2人事档案数字化管理在人事管理工作中的重要性

2.1提升档案管理应用时间

近年，在参与人事档案清理核查工作中发现，现有的档案材料多为纸质档案，经过长时间的翻阅，部分档案材料出现纸张变黄、字迹褪变模糊、破损、丢失等现象，给档案信息全面性和精准性带来直接影响。而在数字化背景下，通过采用电子信息技术，可以在扫描仪器的辅助下，将传统的纸质人事档案信息扫描上传后形成电子档案储存在电脑中，让人事档案信息长时间保存。

2.2节约管理成本

人事档案作为重要的人事文件资料，往往需要有专门的房间存放。房间要防火、防潮，更要防盗、防人为损坏。日常工作中，要定期整理、清点，如果遇到变动档案还需要改变存放地点，要搬运到其他地方，不仅工作量大增加，还会增加人事档案丢失、损坏的风险。而电子化的人事档案则不同，只要将其存在两个不同位置的电脑中，又可以保护档案信息的安全。近些年随着互联网技术的近一步升级，将人事档案信息存在网络上，同样可以保证信息的安全。

2.3优化人事档案管理机制，为人事档案数字化管理提供保障

现如今，通过在人事档案的管理过程之中融入数字化的模式，还能够在某种程度上实现人事档案全方位的管理和控制。比如，将不同层次的人事档案进行合理的分级，并对其职能进行清晰的明确。与此同时，通过运用该种手段，也可以让档案的有效管理成为现实。使人事档案管理工作更具针对性和层次感，统一管理，使人事档案管理机制得到根本性和彻底的优化。通过运用各种有效的措施，让人事档案管理自动化成为现实，在一定程度上可以对干部人事的管控机制进行不断的完善，以此来满足人们的要求和期待。并且运用数字化的方式对各种档案进行处理，还能够减少某些不必要的步骤和条件，实现上级对下级资料的即时查阅，避免了传统人事档案管理过程之中各种复杂的步骤和过程，大大提升了档案查阅的效率。并且对于人事档案的管理水平也起到了很好的推动和保障作用。

2.4增加人事档案信息保密性

和传统纸质人事档案进行比较，通过把数字化信息技术应用到人事档案管理工作中，可以把重要的人事档案信息保存在硬盘中，并且对人事档案信息进行加密保存，有效提高了人事档案的保密性，并且保证人事档案信息整体安全。

3人事档案数字化工作期间的有效改进对策

3.1使用符合标准的数字档案管理软件

有开发软件条件的单位，可结合实际需求进行开发。选择购买软件的单位，在确定之前档案管理人员应深入软件公司进行了解、试用，经过多方比较后，选择适合自己单位的软件;条件允许的情况下，也可以让软件开发公司根据单位的需求开发适合单位的管理软件。

3.2建立电子版的人事档案

随着数字化时代的来临，基层医疗机构给人事档案管理提出了严格要求。为了更好满足时代发展需求，需要基层医疗机构建设电子版人事档案。首先，加强相关人员信息数据真核和分析，通过计算机技术把人事档案信息传递到计算机系统中，这样不但可以减少书写错误现象，同时还能让人事档案更加美观。其次，在记录个人档案信息过程中，需要搜索指定信息，通过打印机进行信息打印，消耗的时间比较短。再其次，在传统理念中，档案管理核心内容在于建设档案室，而电子信息档案建设以后，信息保存直接在计算机系统中实现，有效的节省空间，保证人事档案信息的保密性。最后，通过对基层医疗机构相关骨干信息录入，并定期更新个人档案信息，通过和区域网连接，可以真实展现出基层医疗机构骨干人员工作情况，便于对骨干选拔提供条件。

3.3加强人事档案管理数字化的人才建设

加强人才建设既保障人事档案管理数字化运行的基础，也是人事档案管理数字化发展的保障。在对人事档案管理数字化队伍的建设中，一方面要加强对人事档案管理人员的招聘，将经验丰富、能力出众、思想品德好的人才请进来。另一方面还要对原有人事档案管理人员及对人事档案数字化还不够熟悉的员工进行培训以便快速提高他们的人事档案数字化管理水平。此外，还要加强考核及监督，以提高相关人员的积极性、主动性。

3.4对数字化人事档案管理的载体加以合理挑选。

对于人事管理工作来说，载体有着格外重要的作用，是保证人事档案管理工作高效顺利开展的硬件基础和保障。因此，为了促使档案管理工作更加完善，要对档案管理的数字化载体进行合理的选择，保证管理工作的高效性。在建设信息档案数字化载体的过程中，首先要确保数据信息的不可更改性和绝对的安全性，另外还需对不同载体的使用周期进行充分的考虑，切不可只注重信息载体的便捷程度和运行速度，要保证其性能的全面性。

3.5落实严格的保密要求。

人事档案内容敏感度高，要抽调政治觉悟高、原则性强、工作细致的人员专门从事档案数字化工作，也可以参照《档案数字化外包安全管理规范》的要求，外包给其他企业或机构负责。采用外包方式开展数字化工作的，涉密系统集成、系统咨询、软件开发、安防监控、运行维护、数据恢复等业务应选择具有涉密信息系统集成资质的单位，涉密档案数字化加工等业务应选择具有国家秘密载体印制资质的单位。要切实加强对数字档案的安全保密管理，数字档案的密级等同于相应的纸质档案，数字档案的保管保护和系统的使用维护等必须符合相应密级的安全保密要求。

结语

总而言之，随着数字化时代来临，信息技术普及和应用，在基层医疗机构运营发展中，人事档案管理朝着数字化趋势发展成为必然需求。相关部门需要给予人事档案数字化管理高度关注，并明确数字化技术在人事档案管理中发挥的作用，把数字化技术合理运用到人事档案管理活动中，全面提高人事档案管理水平，给基层医疗机构稳定发展提供保障。

参考文献：

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[2]符白云.人事档案信息数字化管理面临的问题与对策[J].佳木斯职业学院学报，2017（5）：467-468.

[3]刘倩.事业单位人事档案信息管理的数字化与网络化探析[J].兰台内外，2017（4）：77.

（作者单位：中国铁路北京局集团有限公司天津电务段）