张思宁

摘要：特种设备检验检测档案依法建档，在实际管理工作中有着不同于一般科技档案的要求。针对目前各有关机构该类档案管理的现状，分析存在的主要困难，阐述面临的管理难题、探讨完善其管理制度的必要性，并针对如何建立安全、高效检验检测技术档案管理模式，提出相应对策。

关键词：特种设备;检验检测;档案管理

特种设备档案广义上是指特种设备检验检测机构依据《中华人民共和国特种设备安全法》及《特种设备安全技术规范的》等技术法规建立的一种特殊的安全技术档案，其载体的主要是形式为纸质和胶片。每一台特种设备如同新生婴孩一般，需要依法取得“出生证”即特种设备出厂编号、“身份证”即特种设备注册编号以及“户籍”，这里的“户籍”指的就是特种设备档案。国家职能机构如同户政部门管理国家人口一样，管理着所有登记在册的特种设备，由此可见，该档案管理工作的重要性绝非一般。也正是由于这类档案的鉴别、整理及后续利用的判断需要专业的特种设备技术经验及档案管理经验，用人单位对相关档案管理人员的业务能力有一定的要求。档案管理员既要按照法律要求对不同类别的特种设备档案进行准确分类，又要按照档案工作程序及标准进行文字、数据、图片的整理与加工。管理方法不能套用一般的档案管理方法和拿来主义，要从具体工作出发，有针对性。如果建立一种适合特种设备检验检测机构的安全而又高效的档案管理制度，是我们必须要解决的问题。

一、档案管理岗位的人员配置问题

对于大部分特种设备检验检测机构而言，并未配备专业的档案管理人员，主要由文员岗位兼职此项工作，机械性的、毫无思考的进行简单的档案收集、装盒、上架工作，更不要提培养专业的、有对应性的特种设备检验检测档案管理员。长期忽视档案管理工作的结果导致岗位人员业务素质低下、流动性大，管理松懈，大多数机构的相关工作人员从未思考过任何主动收集档案？如何整理分类才能提高效率？甚至借阅档案是应该登记何种信息都不清楚，档案保护工作形同虚设。

二、缺乏切实有效的管理制度

在专业的技术机构里，很多档案管理制度都是不健全的。一方面原因是上文提到岗位人才缺失导致。没有专业的人员如何建立专业的制度？让研究电梯构造的工程师去写档案管理的制度？很明显是不合适，即便写出来，也只是流于形式。另一方面，是岗位配置的人员业务能力偏低导致。一名合格的检验检测档案管理员首先应熟悉其业务范围、流程，才能判断档案收集的范围，鉴定档案的重要性与否。其次，还要具备专业档案从业人员的资质与业务素养，要懂得如何采集数据形成档案？用何种方式装订、归档？如何实现工作程序的标准化，从而提高效率等一系列档案管理的专项能力。而文职人员在一般岗位角色设置上仅仅从事机械性文字工作或是内勤等文件整理工作，缺乏档案管理人员专业能力，更不具备一名专业档案管理员的思维方式，此种情况下建立的管理制度形同虚设。有些机构，仅能对依法需要永久保存的档案进行管理;而对于那些保存期限不同的档案则混在一起，连基本存类别都懒于划分，也不做具体规定。制度中的漏洞，造成无数重要档案的“隐形丢失”。

三、管理方式执行不当

有一些单位虽然建立了自己的档案管理制度，但缺乏有效的管理方式去执行，疏于监管。一般情况下，相关机构在其档案管理制度当中都会规定如何接收、整理、编目、上架档案，但是对于接收时限、漏接档案等情形并未具体惩处办法，使得工作人员散漫对待工作，“接多接少”无所谓，“接对接错”无人查。再次，就是对档案管理制度当中借阅一环缺乏严格的控制，“空有制度，没有力度”。一些档案被借出后，管理人员仅将借出日期简单登记了事，却不及时督促借阅者按期归还，档案保护意识淡薄，使得一些档案“有借无还”。同时还存在档案管理人员对借出收回档案检查不仔细、甚至不检查直接归档的情况。当归还的档案被随意涂改，档案的真实性及原始记录便不再具有意义。缺乏有效的管理方式以及制度执行上的苍白无力，间接助长了管理人员不负责任的工作心态，长此以往，恶性循环，档案管理制度彻底沦为空话。

四、重视程度不够，必备硬件不足

很多检验机构的领导对档案工作的认识还处于“不丢失”、“不泄密”、“能调阅”即可的初步阶段，对于他们来讲，档案就是在机构申请相关资质时的一次性用品、检查时能拿得出来的就可以的“样子货”而已。不需要设立专门的档案管理岗位，不需要培养专门的档案管理人才，更不需要进行专业的、适应工作性质需要的培训，档案管理岗位是一个清闲而又毫无创造价值的岗位，其工作量大多数时间是不够饱和的。正是因为这种轻视的态度，造成了决策上的偏颇，以至于大多数档案工作人员在实际工作中，往往要身兼数职，对待档案工作精力投入不足;对待自己的职业前景也不抱有信心，毫无工作热情;对待日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平的提升。

基础环境差、硬件设施不足是当下档案工作面临的普遍问题。领导不重视，缺乏对档案法律法规的了解，资金支持不足，档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，不能做到三房分立;有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“八防”设备不配套，纸质档案库房没有细水雾灭火设施就用喷淋式代替等等问题。引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的准确性、完整性、安全性。

五、结语

特种设备档案管理是检验工作后处理必备环节，亦是下一次检验检测工作开始的数据保障，保证档案的原始数据和原始状态是档案管理工作的首要任务。切实提升档案管理工作水准应从以下几个方面着手：

首先，正确认识档案的重要性，机构领导对档案工作应重视起来，给予关注和支持，不能“需要时重要，不需要时不重要”。档案管理工作应设置常设岗位，工作人员不能频繁更换或兼职太多。档案工作从收集、整理到借阅、归档，是一项连贯性、持续性很强的工作，如果频繁更换档案工作人员，会导致工作中某一环节的中断，甚至缺失。有的单位设置轮岗式档案管理人员，导致每位从事档案管理工作的人员都不能彻底了解该项工作，有些工作人员甚至还未熟悉工作时就已经换另一位上崗了，手上的文件不能及时归档，慢慢形成了积压，不利后续。

其次，加强档案培训工作，扩大档案管理工作队伍建设。档案人员的自身素质和工作态度决定了档案管理的好坏，因此，档案管理人员的自身素质的提高时极为重要。这里的培训工作并不单单指档案工作人员的能力培训，还应定期对全员进行档案法制教育宣贯，使大家进一步了解档案及档案管理工作，强化档案工作意识。档案管理是一项需要长期付诸的工作，且难以产生工作亮点，不宜出工作业绩。这也是很多档案工作人员不能长久任职，经常主动申请调职的原因。加强专业档案人员的业务培训，推广大家对档案工作的了解，形成良好档案工作氛围才是关键。

档案管理工作要建立具有科学性、合理性的规章制度，并且要求该制度要符合单位的特点，切合实际的档案管理情况，简便易行、方便实用、可操作性强，更好的进行和约束档案管理工作，为其工作提供良好的指导与规范作用。