徐俐

摘要：近年来，随着我国经济的快速发展，电子技术也日益深入电子档案管理中，并逐渐取代了传统的档案管理方式，通过电子档案管理能够使工作的开展更加快捷、方便，真正弥补了传统档案管理工作中存在的弊端。基于此，论文主要对信息时代背景下电子档案管理进行探讨，希望能够逐渐完善电子档案管理工作。

关键词：电子档案;保存;利用

引言

在时代发展的过程中，社会活动和经济活动都面临着较大的变革，传统的档案管理模式已经无法满足当前社会发展的需要，计算机技术的进步为电子档案管理模式的开展也提供了重要可能。在电子档案管理模式应用的时候，档案管理人员的工作负担也得到有效减轻，档案查询工作也能够更加简便有效，管理人员不必从繁杂的纸质文件中寻找需要的档案，仅仅简单的敲击键盘之后，所需文件就能够呈现出来。

1电子档案利用的途径

1.1复制

电子档案最方便的就是拷贝。可以向使用者提供原始的数据状态，使其使用过程具有了权威性和说服力。档案管理部门把可供复制的资料提供给使用者时，应该把文件及匹配的软件提供给用户或者把文件转化为通用的格式，当用户不会使用软件时，档案管理人员也可为其提供图片或其他形式供其复印。

1.2网络技术

通过网络的便捷可以使档案室进行功能进行延伸，而且节省了时间和物力，是目前电子档案室建设的重点，通过网络通讯技术，可以使用户足不出户就可以轻松访问资料，并且在不同的档案部门实现资料的互相交流学习，以及向上级报道档案资料，都可以通过网络信息技术来实现。

1.3直接利用

利用档案部门的软件，可以打通多个平台相互之间的通道，使档案在多个部门可以共享、查询。提高了信息的准确度和效率。使多个读者同时共享一份电子资料，这是目前档案平台建设的重点，当然这也要求档案管理部门做细、做精档案信息资料的质量，提供更多、更有价值的信息资源。

2电子档案管理中存在的问题

2.1缺乏对档案管理应用的重视

对于传统的档案管理工作来说，因为缺少对其应用的重视，导致档案管理工作无法发挥出具体的作用与价值，同时，也因为重视度不足，很难有效地将具体工作内容下发到下级部门，或者在下发后就不再过问。如果长期处于这种情况下，则会形成一种恶性循环，并且也会降低档案管理工作人员工作的积极性。

2.2电子档案管理保密性较弱

大数据背景下采用的电子档案管理方式，将原有实质的纸质档案逐渐转化为了“无纸化”的数据信息，这些数据信息储存在计算机中。这种方式虽然减少了一般火灾、水灾等对档案产生不利的影响。不过由于当前的互联网环境比较开放，数据流的出现加深了数据之间的关系，又因为它本身很容易受到攻击。所以，档案管理体系可能会很大程度上遭受到网络攻击。这之中比较常见的现象就是黑客攻击以及病毒攻击。虽说很多机关单位的网络都进行加密而且装载了防火墙和一些防病毒的软件，并拥有比较先进的设备，然而因为在应用的过程中不重视对系统进行维护以及升级，导致相关高科技产品的投入资金出现了浪费的现象，从而导致出现安全隐患。

2.3档案管理人员认知程度不足

档案管理人员在年龄、受教育水平、能力等方面存在着差异性，所以不能根据企事业的实际发展状况与时代变化转变管理理念，不能及时采用新的管理手段。同时，由于档案管理人员缺乏专业系统的档案知识，所以工作缺乏有效性，在档案的收集、整理、分类、保存中会存在诸多缺陷。

3做好电子档案管理的主要措施

3.1创新档案管理理念，重视电子档案管理工作

为了能够进一步提高电子档案管理的效果，必须要转变与创新档案管理的理念，提高对电子档案管理工作的重视程度，重点强调档案资源价值的利用与开发，从而充分发挥出电子档案管理的作用。同时，档案管理人员应该不断强化自身的管理意识，端正自身的工作态度，开发出更加有效的信息价值，提高工作效率与工作水平。此外，相关的管理人员与工作人员必须要具备足够的创新意识，提升档案管理工作的效果。只有这样，才能够使信息技术与档案管理进行更深的融合。

3.2加强电子档案管理安全系统

第一，要增强访问安全性的提高。访问控制对于档案信息资源的分享和对信息资源的安全保障具有重要意义。并且访问控制是对档案信息资源的一种防护措施，具有极其重要的作用。通过对访问的控制可以对用户的访问权限有较为科学的监控，使得用户的合理权益不被非法分子不当利用。经常使用的访问控制方式一般是设置文字权限、身份认证、控制网络设备权以及口令加密等一些方法。第二，应该要增强建设访问的安全性。达到电子档案信息资源在可控制的范围内实现共享和保护档案信息资源合理访问的科学方法是访问控制。一方面，使得电子档案信息资源保存的完整性和安全性得到有效保障，相關部门在对传输电子档案信息资源到共享平台时需要进行监控，以确保不被不当数据袭击。另一方面，有关部门需要对数据进行加密处理然后进行保存，找到能够保存档案的存储技术、共享体制和密钥长期存储。

3.3加强对档案管理人员的培养

新的发展时期，对档案管理人员的要求也逐渐提升，档案管理人员不仅更加熟悉档案业务，也需要掌握一定程度的计算机专业知识。因此，在培养档案管理人员的时候，需要加强对管理人员的计算机专业知识和专业素质培养，从而提升工作人员对档案业务的管理热情和职业道德素质。在对档案管理工作人员进行计算理知识内容培训的时候，也能够在招考或者深造等方式基础上选拔和培养更多高端计算机人才，使得管理人员在精通计算机知识的同时，也能够提升档案业务的熟悉程度，使得管理人员能够有效操作与开发软件。

结束语

综上所述，在信息化快速发展的时代，不仅为档案管理工作带来了便利，同时也带来了比较大的挑战，所以，应该合理利用信息化技术，解决其中存在的问题，通过多种方式对档案管理的内容、档案管理的方式以及档案管理的制度等多个方面进行升级与创新，从而充分发挥出电子档案管理工作的重要价值，为我国各行各业的发展提供充足的后备力量。

参考文献：

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