邓晓楠

当前，信息化技术蓬勃发展，在各行各业中都扮演着重要的角色。医院的档案管理工作在信息化的浪潮面前，也不应该退缩，而是要顺应时代发展的潮流，积极引进信息化技术进行档案管理，使档案管理更加科学化、标准化和规范化，使档案管理工作更适应社会的发展，满足医院发展进程中对档案管理的需要，使档案管理工作成为促进医院事业发展的重要推动因素。

1、实现医院档案管理信息化的必要性

①可以促进医院整体管理水平的提高

信息化是时代不断发展进步的产物，医院档案管理也应该跟上时代前进的步伐。引进档案信息化管理技术，不仅有利于档案管理工作的开展，还将带领医院管理工作走上新台阶，提高新水平。通过信息化技术的应用，可以使医院在挂号、诊断、治疗、缴费、病历及开据处方等工作流程实现信息化传递与信息共享，医院各部门可以根据这个共享平台实时获得工作信息，加快了工作流程，提高了工作效率。同时也降低了運行成本，提高了经济效益。

②为医院工作开展提供重要参考

实现医院档案的信息化管理，可以更便捷、更全面、更准确地为医院的医疗和管理工作的开展提供信息资料的利用，为医院的领导提供决策依据。有利于实现决策的科学性和准确性，为医院的发展提供有力的信息资源的支持。同时，也为患者查询病历、了解过往病史、获取医院的相关资料等提供了便利条件。档案的信息化管理，可以成为医院提高医疗服务水平的重要保障。

2、实现医院档案管理信息化的有效途径

①完善满足信息化管理要求的基础设施

实现档案信息化管理，需要有完善的基础设施作为支撑，没有信息化的设备设施做基础，档案管理实现信息化就是一句空话。信息化主要依托计算机等硬件设备及相关的软件来实现，完备的硬件和软件是实现档案信息化管理的前提。因此，必须有计划地投入资金，购置必需的设备，如电脑、传真、复印、打印、扫描等硬件设备，以及用于存放电子化档案资料的移动存储设备，如光盘、移动硬盘、存储卡等。硬件条件具备后，还要配备相应的软件。如专业的档案管理软件等，因为此类软件比较多，需进行考察论证，通过咨询，借鉴其他单位的使用经验，配备的软件应既能满足当前工作的需要，又能满足未来发展要求，而且软件商的技术支持或售后服务周到热情。还应考虑价格因素，不能因此造成不必要的浪费。

②建设电子化的档案信息资源

所谓档案信息电子化，就是将传统的文字、图片等纸质资料通过电子扫描的形式转成电子化的格式，利用电脑硬盘及其它存储介质进行保存和利用的形式。随着时间的推移，医院历经多年的发展，大多数档案管理部门都保存着数量庞大的档案资料，因此进行电子化建设是一项十分艰巨的工作。另外，由于计算机技术的发展，医院各部门运用计算机进行挂号、缴费、处方等工作，以及行政、党群等部门形成了大量新的资料，应加强对新形成的资料的收集整理和归档工作，不能因工作疏忽导致档案资料收集归档工作出现遗漏。应制定相关的电子资料收集管理制度，用制度化的管理确保电子档案信息完整、及时地归档。

③加大对信息化档案管理人才的培养

由于信息化属于高科技管理的范畴，需要专业人才来实施，才能真正实现信息化的管理。因此，必须加大对人才的培养力度，并根据工作需要引进信息化管理的人才。在现有的档案管理人员中，进行信息化技术的培训，尽快提高信息化管理的能力，使他们能熟练运用信息化管理技术，提高档案管理的科学化水平，实现档案管理的信息化和规范化。

④提高信息化条件下的档案资料利用率

档案的重要功能是利用，没有有效的利用，档案就没有存在的价值。在档案管理实现信息化以后，档案资料不仅在存储、检索等方面提高了效率，更为档案资料的利用提供了快捷便利的条件。医院的档案管理部门应充分认识到信息化管理在档案资料利用上的优势，利用这一优势促进档案资料利用率的提高，使档案信息的价值得到真正的体现。

⑤积极运用信息化设备进行档案管理

在信息化的档案管理硬件及软件条件具备后，应积极加以运用，不能使信息化设备成为摆设，或利用率很低，从而造成浪费。任何一种新设备，包括高科技设备，都是通过学习和应用来提高操作能力的，因此档案管理人员应积极主动地运用信息化管理设备，进行信息化的档案管理。如果暂时不能掌握操作技术，可以通过培训及自学的方式，尽快掌握信息化技术知识，理论联系实际，在最短的时间内提高信息化档案管理能力和水平，尽以适应信息化档案管理工作的需要。

⑥做到信息化档案管理制度化

不断提高医院的信息化档案管理水平，通过完善相关的管理制度，落实档案管理人员目标责任制，健全考核、激励机制，与经济收入挂勾，按工作表现进行奖惩及评先选优，增强档案管理人员的责任感和荣誉感，以提高信息化档案管理工作的顺利开展。

综上所述，作为档案管理现代化的一种形式，档案的信息化管理无疑为提高档案管理水平和工作效率提供了良好的基础。实现医院档案管理信息化，需要医院领导的重视及各部门的配合与支持。实现档案管理信息化，应从提高认识入手，加大资金投入，提高人员的信息化管理能力，建立制度化的管理机制，从而实现档案管理信息化，进一步推动医院的档案管理工作向更高的水平发展。

（作者单位：152400黑龙江省庆安县中医医院）