王楠?陈忠航

为更好促进高校政府采购档案管理工作科学化、规范化、制度化、信息化，本文结合工作实践论述了高校政府采购档案的含义内容，明确了档案管理的重要意义，分析了目前高校政府采购档案管理存在的问题，提出了改进和加强高校政府采购档案管理工作的几點建议。

一、高校政府采购档案管理的现状分析

（一）重视程度不够。从整体上而言，高校政府采购档案管理工作与政府采购活动本身相比稍显滞后，是整个程序中较为薄弱的一个环节。对于政府采购档案管理所具有的价值，部分高校尚未认识到，仅仅认为是后续审计部门检查的材料。高校政府采购档案管理内容多、杂，而且涉及的部门多、环节多，各个高校的管理人员在参与政府采购过程中只重视采购程序是否符合要求，对采购完成后档案的保管没有足够的重视。

（二）管理制度缺乏。高校政府采购档案涵盖了项目的立项申请审批、采购计划申报审批、招投标文件制作、采购合同签订、验收报告等资料，部门高校缺少专门的采购档案管理实施细则，或者有高校制定了规章制度却只是挂在档案室的一项规定没有实际落实，使得高校各个部门对档案收集范围以及整理和分类标准等不统一，加上各个职能部门作为采购活动的中间环节，只按其所属各自只保管自己科室的档案材料，使采购档案材料被人为分割成的好几部门，各自为属归档，导致高校政府采购档案管理缺乏连续性、连贯性和整体性。

（三）人员专业素养不高。部分高校没有落实专职人员管理政府采购档案，几乎都是兼职档案管理员。工作人员日常工作较多，对档案管理的内容没有界限，不清楚哪些应该归档、哪些不归档，还有对档案管理的时效性并未重视，所形成的纸质材料归档不及时，还有的高校管理人员对档案收集往往不够细致，仅仅把政府采购开始以来所产生的材料收集起来，认为只要装订到一起、放到一起就认为是归档了，缺少目录缺少标题的现象较为常见。比如同一项目的采购文件没有统一存档。同时，交到档案室的采购档案随意出借等情况在一些高校也较为常见。

（四）硬件投入不足。部分高校缺少必要的档案管理硬件设施，仅仅是配备了一个房间即建成了档案室，有的高校投入了计算机、打印机、复印机、扫描仪、装订器等，但随着科技的发展，信息化的发展导致传统的管理方式已难以达到新时期高校政府采购档案保存和管理的硬件要求。

（五）职能部门缺乏沟通。高校政府采购工作需要内部几个职能科室共同协作，比如采购办公室主要负责招标部分，而资金则是由计划财务部门负责，项目立项则由教学科研部门负责。然而科室之间却互不沟通，互不协调，更没有划分部门与部门之间分工归档的范围，造成重复归档或是遗漏材料。

（六）电子化管理滞后。一些高校档案室配备了基础硬件，配套了数字化管理软件。但部分高校认为把采购档案信息录入电脑即实现了信息化管理，根本没有实现档案信息统一嵌入数据库中，在一定程度上导致采购档案无法共享，影响了档案的利用率。

二、高校政府采购档案管理的优化对策

（一）加强学习宣传。高校要加强学习《政府采购法》《政府采购法实施条例》《档案法》等相关法律法规，加大宣传档案管理法律知识，适时组织相关人员集中学习探讨，通过学习交流提高工作人员档案管理意识和法制观念，使他们在日常工作中更加重视做好档案的收集、分类，更加自觉做好档案归档工作。

（二）完善制度体系。各个高校要严格按照《政府采购法》的要求，建立一套完整的规章制度，统一管理口径，明确保管内容、界定职能部门职责范围。

（三）提升队伍专业能力。管理队伍上应选择一些责任心强、业务素质好的专职档案人员，定期组织专业的档案知识及现行政府采购法律法规培训，让档案管理人员熟练地掌握采购档案工作的具体环节，提高档案管理工作人员的法律意识、业务水平，掌握高效合理的档案管理技能。

（四）增加档案室硬件投入。各高校要加强档案软硬件建设投入，建立专门的档案室，配备计算机、打印复机、扫描仪、装订机、刻录机、监控及档案管理软件，实现档案信息资源的共享，做到档案查阅检索方便快捷。

（五）加强档案管理考核。各高校要将采购档案管理纳入考核，参照考核内容和标准对项目档案装订归档进行清点验收，对考核结果进行公示。

（六）提高电子化、数字化水平。充分运用电脑和档案管理软件等先进的管理手段，提升高校政府采购档案利用率。在档案管理工作的过程中，务必做好安全管理工作，尤其是网络安全管理工作，要利用先进的网络安全技术来提高政府采购项目档案管理信息化系统的安全性。

综上所述，高校政府采购档案管理作为政府采购工作中最容易忽视的一个环节，只有从根本上重视，通过健全制度、加强培训、增大投入、强化监督等方式对其优化，才能提高档案管理水平，才能发挥高校政府采购档案应有的价值和作用。唯有不断在探索中学习，在实践中总结经验才能切实推动高校政府采购档案的管理水平。（作者单位：吉林医药学院，资产管理处）