常馨艺

共青团员档案管理工作是团员管理工作中非常重要的一步，它关系到广大团员的切身利益，并且记载着共青团员入团以来的历史足迹。对于当今高校来讲，团员人数众多，信息量巨大，仅凭传统方法接转、保管团员关系无疑工作量庞大，不仅占用了很多时间，而且准确率也很低，对于快速发展的今天，如何利用现代化技术将团员档案有效的转接和永久保存，已经成为大势所趋。本文主要针对高职院校共青团员档案管理模式和方法探索了一条创新之路，围绕团员关系转接、团员档案资料的转接与保存进行，一是团员入校时进行团员档案贴码扫码自动进入智慧团建系统;二是学校对于已经扫码入库的档案进行保管;三是团员毕业团关系转出时，直接扫码出库。这样的方式不仅节省了手动挨个转入转出的时间，同时也提高了工作效率。

当今社会迅猛发展，绝大部分高等院校在学生档案管理方面正在走向大数据化、现代化，高校学生档案管理是学校的重要工作内容之一，不仅构成了学校的体系建设，而且也是学生在校期间学习、表现等方面的真实记录，共青团员档案作为团员重要的档案证明资料，已不能像过去的时代那样人工统计、保管、转接等，一是因为新时代下共青团员数量逐年增涨，依然人工管理会存在工作量巨大、错误率高、遗失率高的弊端;二是档案管理走向现代信息化是社会发展的必然需要，故步自封只能滞后于时代的脚步;三是作为职业专科院校必须与时俱进，加强师资队伍的同时必须加强档案管理队伍，不能因为生源综合素质低或者教师队伍不够壮大、硬件条件跟不上而驻足不前，闭门造车。

一、团员档案管理的特征

（一）高职院校团员数量巨大，团员档案管理工作量大。高职院校学生数量逐年增涨，团员数量也随之不断增多，档案数据又面临着迁入、迁出。目前大部分高职院校对团员档案的管理仍然采取的是人工管理模式，智慧团建系统未建立之前从团员信息统计和转入转出都要考手动统计。

（二）团建系统目前存在的局限性

团建系统自建立到现如今，初步解决了团员信息散乱、没有归属等问题，并且全国联网，有效的将高校团员信息系统化、正规化;但是目前还存在一些局限性，例如团建系统中团员信息必须人工录入，录入的过程中难免出现遗漏或者错误，而且在学生毕业时，团员关系需要从系統中转出，对于团员关系的转出地也需要进行人工录入，除转出生源地外，对于学生需要落在工作单位的或者工作单位所在街道团支部的，也需要人工进行，但是学生会因为很多原因所统计的信息错误率高，这也为团员关系转出工作带来了不必要的麻烦，降低了工作效率。

（三）团员档案内容单一，缺少个性化。团员档案资料主要是指入团申请书、入团志愿书、团员证这几个主要资料，一是由于过去很多学校一直没有将纸质化资料规范管理，有的团员档案有不同程度的丢失，导致步入大学时团员档案中资料不全，这对学生来讲也会产生不必要的影响;二是团员档案应当逐渐趋向个性化，比如应具备个人情况的资料，比如该团员自入团起到如今的表现情况（包括参与志愿服务、公益活动、获奖情况、见义勇为等）。因此，除了纸质化资料外，团员档案应当有电子版资料入库，以便于接收单位随时调取查询。

二、团员档案管理走向现代化的必然趋势

基于以上问题，团员档案管理必须要走向现代化、信息化、要顺应时代的浪潮。

（一）团建系统需增设电子版档案库。团建系统可增设团员档案信息库，同时，也需增添个性化资料模块，新入团的团员注册后填写基本信息以及上传资料，其中包括入团申请书上传、入团志愿书电子版、团员证电子版、个性化资料（该团员的参与志愿服务、公益活动、获奖情况、见义勇为等情况）以上信息一经保存将全国联网，永久性保存，也方便今后接收组织随时调阅。

（二）团建系统需增设条码入库。在学生步入大学时，团员纸质版档案要贴条码，条码信息主要有学生基本信息、家庭住址（生源地）、转出团支部以及团员所有电子版档案资料，以便于转入时扫码入库，省去了人工统计的麻烦和时间。学生毕业转出时，依然通过扫码出库来进行。

（三）关于纸质版档案管理办法。由于学生数量巨大，纸质版档案也随之数量剧增，保管起来既不方便，也占用空间，这就需要各高校在团员档案管理方面设立独立的保管库，凡是入学时有纸质版档案的团员，都会贴信息条码，凡是贴了信息条码的档案必须由接收学校的团委或者团总支独立保存库中。除了团员档案资料外，还有团员关系介绍信，介绍信可与纸质版档案一同保管，学生毕业之时该介绍信作为存根学校自行留底。

（四）高校需建立团员管理库。除了国家的团建系统，各高校应当有自己的团员信息管理库，所有有团员档案资料的团员必须信息入库，方便学校内部统计，如有中途退学、入伍的团员，学校可直接将该生的团员关系从学校系统中标记并从团建系统中转出。所有团员的信息可以通过校园内部系统直接导入团建系统，既避免了团支书手动输入的过程，又很大程度上减少了错误率。

（五）建立健全团员信息库管理队伍。如今各高校根据自身的情况都有不同的团员档案信息管理方法，但由专门的管理队伍利用现代化系统进行团员档案信息管理的少到几乎没有，基本都停留在团委、团总支人工管理的状态，同时，团员档案管理由各团组织书记以及副书记（学生）或者辅导员具体操作保管，谈不上规范化、精细化。无论是从管理者还是管理方法和模式，均能体现出一个学校对档案管理的重视程度以及接收信息化管理的态度和能力。

三、在现代化的基础上更要完善相关制度

（一）有效管理、优化管理。做到有效管理、优化管理共青团员的档案资料信息，前提是必须建立健全相关制度，实现规范管理。拿高职院校来说，首先需要建立合乎相关法律法规的团员档案管理制度，包括档案转接、审核、贴码、扫码入库、责任追究等制度。其次需要各团委、团总支进行逐级分派工作责任，例如团支书的工作只需要记录本班级团员人数以及收团费即可，省去手动录入团员信息的繁重工作量，同时也最大程度的减少了错误率。

（二）加强校园档案管理系统建设。发展要与时俱进，与时俱进的前提是要勇于改革、创新。尤其对于高职院校来说，加强学校硬件、软件配备的同时，壮大师资队伍和管理人员队伍是必须要跟着时代浪潮推进的，管理人员其中很容易被忽视的就是学生档案管理人员，某些高职院校的学生学籍档案、团员档案都由辅导员班主任保管，显然是严重缺乏管理机制和管理队伍的体现，辅导员班主任的主要职责是管理、教育学生的思想、生活、学习，学籍档案管理、团员档案管理无疑是增加了工作量，而且管理效率甚微。学校层面应当将这一部分工作抽出来整体归到档案管理队伍中去，利用现代化技术，实现优化管理。因此校园档案管理系统的建设迫在眉睫。

四、优化团员档案管理的意义

高校从管理制度、管理模式和方法上进行蜕变，不仅可以提高工作效率、优化团员档案管理工作，更重要的意义在于提升了共青团员自身的重视度，如同共产党员一样，除了有严格的入团流程和条件，还有严格的档案管理机制，团员会不自主的重视起来，遗失档案资料的情况将会逐年减少，特别是对于自己的政治面貌认知上也会更加明确。尤其是在团员电子档案中增加个性化模块后，所有荣誉、奖励、先进事迹将会录入系统，全国联网，这也无形中激发了团员的积极性以及荣耀感，对于团员今后工作发展来讲无疑是一个闪光点。

学生的档案管理是学生管理工作不可或缺的部分，共青团员的档案管理也尤为重要，很多高校往往重视了学籍档案的管理，却忽略了团员档案的管理，在飞速发展的今天，高校共青团员档案管理工作必须重视起来，这不仅是高校创新服务的一个点，也是共青团员及其档案引起重视的切入点，高校是共青团员集中最大的地方，在教书育人的基础上切实做好服务育人、管理育人，从改革中谋求新路子，从创新中开拓新天地。（作者单位：甘肃农业职业技术学院）