许秋莉

摘 要：机关事业单位内部档案资料内容较多，推行档案信息化建设工作，可以提升档案管理工作质量。但实际过程中部分机关事业单位档案信息化建设工作不理想，需要做好研究分析工作。文中以机关事业单位为对象，分析档案信息化建设的问题，并给出针对性解决措施。

关键词：机关事业单位;档案信息化;优化对策

档案信息化建设是一个持续性工作，并不是短时间内可以完成的，这就需要得到单位领导、各部门的支持，夯实信息化建设的基础。通过规范信息化建设制度，推进档案信息化的深化工作，构建数字档案资源库，为机关事业单位各项工作开展提供资料支持。

一、机关事业单位档案管理现状

1.对档案管理的忽视

随着经济的发展，很多机关事业单位规模较大，档案管理工作量也随着加大，再加上档案管理无法产生效益，反而增加工作人員的工作量等原因，导致单位工作人员不重视档案管理工作。长此以往，受到这种观念的影响，机关事业单位领导层也对于档案管理工作也逐渐忽视，形成了机关事业单位不受重视档案管理这种不良风气。在很多机关事业单位仍采用传统的纸质档案管理，未将信息与网络技术运用到机关事业单位档案管理之中，导致工作人员工作量大且管理工作很难进行。

2.管理人员水平有待提高

单位的发展需要依靠人才，对于机关事业单位来说更是如此。机关事业单位档案管理工作对于人才也提出更高的要求，不仅需要管理者有基本的油田知识，又要有专业的档案管理知识。但就目前情况来看，很多机关事业单位管理者大多是其他部门的工作人员兼职担任，并没有专业的档案管理人员，导致档案管理工作不能顺利进行，不利于机关事业单位的持续发展。

3.档案管理制度不健全

机关事业单位人员对档案工作重视程度不够，使得公司无法将档案管理制度落到实处，而机关事业单位档案制度最看中的档案收集与保护等措施混乱，导致了档案，查找不便，利用率不高等现象。这些行为严重损害了单位档案的可利用价值和档案的价值，使机关事业单位损失了巨大的经济效益和社会名誉。

二、机关事业单位推进档案管理信息化建设的措施

1.强化档案管理人员意识

档案管理是对单位乃至国家档案进行保存和加密，是单位生命轨迹的续写方式，所以 一个单位对档案资料的管理程度决定了一个单位运行的好坏。而在档案管理环节中，档案管理人员更是对单位档案管理起着决定的作用，档案人员素质的高低、业务能力的强弱无疑决定了单位档案管理的成效。而在我国大多数机关事业单位档案管理中，管理人员的素质和工作意识不强，只是一味的照本宣科，无法将责任意识落到实处，从而导致了单位或是个人完成严重的损失。

2.培养人才从而提高管理水平

前由于计算机技术、大数据等技术的不断发展，对于业务档案的管理已经从传统的人工管理上升到电子数据和纸质数据共同保存的趋势发展。在对业务档案进行管理时，需要重视做到以人为本，并将人工管理与设备管理进行有机结合，既要保证数据的准确性，还应该保证参保人员个人信息的安全性。

在机关事业单位档案管理中，管理人员对于单位管理水平起着至关重要的作用。因此，想要真正的提高档案管理水平，必须从抓紧管理人员开始。首先，机关事业单位需要更多专业管理人员的加入，建立起一支真正的管理团队，从而提高工作效率。其次，机关事业单位可以开展定期培训与奖罚制度，从而确保管理人员的工作质量与工作积极性。

3.建立信息化的管理方式

机关事业单位档案管理方式必须与时代接轨，充分利用信息化的方式，建立起一个综合的信息化单位档案库，形成系统的平台。将档案工作逐步由纸质版过渡到电子档案资料，并且完成录入，整理，归纳与查询等，充分利用信息化技术提升单位档案管理的效率。档案管理工作人员的素质提升后，需对管理工作进行明确分工，设置专门档案管理工作的资料收集整理专员，根据的相关管理要求，可以有效提高档案的真实性，完整性和连贯性。制定一套完整的从文件资料的形成、日常管理、收集整编、移交保管等相应的管理制度，并严格贯彻执行，按高标准做好基础资料，严格考核，避免发生材料不规范、文件遗失等现象，从源头上为文件资料的建档打好基础。

4.档案管理制度的完善

完善档案管理制度是完善档案管理制度的重中之重的环节，机关事业单位想要运行规范需要保证档案质量。要规范档案材料，制定完善健全收集制度，将档案材料分类，管理创新收集手段，并且收集照片，录音带，录像带等实物，并且根据各类档案资料管理要求进行整理，方便档案的保管。同时，制定专门的有关单位档案管理的规定来约束工作人员，针对违反规定的工作人员采取制裁，使机关事业单位工作人员从内心认识到完善档案管理制度的重要性，保证单位档案管理工作水平得到提升。

三、结语

总之，机关事业单位档案信息化建设是一项长期工作，涉及较多的内容，面临很多繁杂的事情，做好软硬件设备的配置工作，奠定信息化工作的基础。机关事业单位结合自身实际情况，提高档案信息化建设的速度，优化档案管理流程，方便查询档案资料，促进档案利用率的提升。