吴东旭

摘要：企业是社会结构的重要组成部分，在其生产经营活动中形成的各类文件材料，既是企业自身经营发展的真实记录，也是我国经济在一定的历史时期内成长、发展和壮大的历史记录。在完善社会主义市场经济体制的过程中，企业档案在规范企业管理、辅助生产经营、维护企业权益、完善法制经济、解决企业纠纷以及追踪产品质量等方面起着重要的凭证、依据和参考作用。基于此，本文主要通过对现代企业档案管理工作现状进行分析探讨，并提出相应优化策略，以供参考。

关键词：企业档案;档案管理;优化策略

一、企业档案管理现存不足

（一）管理意识不足

就企业档案管理现状来看，大部分的企业并未意识到档案管理的重要性，这就在根本上限制了档案管理工作效率的提升。对于企业的运营发展来讲，更多的是将重点放在获取更多经济效益上，企业的档案管理体系并不完善，存在较多的漏洞和不足。再加上管理意识不足，档案管理工作因不直接产生经济效益而无法得到应有的重视，相关投入较少，无法为档案管理提供足够支持，使得管理工作效率低下。现代企业之间的竞争越来越激烈，企业想要保持自身竞争优势，必须在提高业绩的同时，重视内部档案管理的重要性，摆正工作态度，对原有的粗放式管理模式进行调整和创新，形成统一完善的管理体系，为档案管理工作的进一步优化提供保障。

（二）制度规范缺失

所有管理活动的开展均需要有一套完善的规章制度作为支持，为管理方案的制定以及管理措施的落实提供保障。现代企业档案管理在执行中存在随意性和盲目性强的问题，缺乏系统性，即便是投入一定人力资源与物力资源，也无法达到预期的高质量管理效果。专业制度规范的缺失，成为限制企业档案管理工作进一步优化的重要因素。目前我国针对档案管理工作已经出台了相关法规，用以指导企业档案管理工作的开展。但是企业自身意识不足，专业管理制度缺失，直接限制了下一环节管理行为的落实，进而会影响企业档案管理效果。

（三）基础设施落后

在计算机技术和信息化技术的支持下，现在大部分的企业均已经实现了不同程度的自动化办公，对提高工作效率具有重要意义。在此背景下来进行档案管理工作模式的创新，必定可以大幅度地提高管理效率，利用更少的人力资源来达到更加高质量的管理效果。但是就实际情况来看，多数的企业并没有针对档案管理工作制定优化方案，物力和财力方面的投入更是不足，导致老化设备无法及时更新或缺乏设备，完全无法满足档案管理信息化要求。

二、企业档案管理优化策略

（一）正确看待档案管理工作

想要在大范围内实现企业档案管理工作模式的创新和优化，首先要做的就是转变思想，正确看待档案管理工作的重要性，并总结以往工作中存在的缺陷和不足，制定明确的优化目标，为整个管理工作的创新和优化提供可靠指导;其次，在企业内应从上到下地进行意识创新，在日常工作中要做好各项档案信息的收集、整理和保存，为档案管理工作的开展创造坚实基础;再次，要落实责任制度，对不同部门以及人员的责任和义务进行明确划分，积极配合企业档案管理工作的开展与落实。最后，要制定和完善配套的档案管理制度，在业务上提供技术指导，对人员的行为进行约束，将各类负面影响因素排除在外，构建一个科学可行的档案管理体系。

（二）把握“三关”，提升企业管理质量

一是高度重视、加强领导，严把接收关。企业成立档案安全工作领导小组，实行了一把手负总责、分管领导负直接责任的管理体制，做好档案质量检查工作，将那些不合格的档案退回补充或者是纠正，指导这些档案能够达到标准为止，这样才能切实保护企业档案质量，同时做到企业档案的定期收集、集中收集以及随时收集有效地结合，这样才能确保企业档案资料的完整和质量。二是积极争取、加大投入，严把整理关。通过企业领导者的不断努力和探索，进行措施的完善，对于企业档案的库房也是要做好升级和硬件设施投入工作，确保库房设施和设备的健全，强化企业档案安全管理工作。三是提高认识、严密组织，严把借阅关。企业档案只能在档案室查阅，借阅者必须填写借阅单，凭有双方科室主任签名，主管领导审批方可借阅，做到了移交有手续，借阅有记录，这样做的重点是能够确保企业各类档案工作的完整，避免出现企业档案泄露。同时还需要企业能够做好计算机设备的管理，确保企业档案信息的安全性。

（三）加强信息化建设

企业长期的运营发展过程中产生的档案资料会越来越多，如果仍然采用传统的管理方法，不仅管理难度越来越大，且难以发挥其所具有的利用价值，更无法将其转化为企业发展的资源优势，因此必须重视档案管理信息化建设的必要性，充分利用现代信息化手段，实施文档一体化管理，并将纸质档案数字化，建立档案信息资源数据库，通过网络技术实现档案信息线上传输，不仅在管理上对人力资源需求更少，管理保存更为便捷，同时也能够提供更高效的服务。新时代背景下加强企业档案管理信息化建设，是全方面发挥档案资料社会价值和经济价值的关键。

（四）重视专业人才培养

企业档案管理工作具有较强的专业性与系统性特点，需要由具备专业知识且经验丰富的人员来负责，面对繁杂的档案资料，能够完全按照专业规范来将其归档管理，为后期打好基础。现实情况是，档案管理人员往往身兼数职，且专业能力不强，导致管理质量低下。在新形势管理模式下，需要重视档案工作者的专业化教育，进一步来提高其档案意识和专业素养，使其具备在档案管理工作中发现不足的能力，且根据实际条件来进行优化创新，为提高企业档案管理工作效率的提供支持。企业档案管理人员应重视自身的学习，在不断积累工作经验的同时，积极学习和掌握新的工作方法，及时更新自己的知识结构，尤其是要学习新型信息技术和管理手段，获取成熟的档案管理理念，应用到实际管理工作中，不断提高自身能力，为企业档案管理工作创建优秀的人才队伍。

（五）规范档案管理思路，做好企业档案管理创新

档案工作思路，切实抓好服务创新，全面推进档案管理工作的规范化、制度化、科学化。企业要以提高创新意识、提升创新能力、激发创新活力、规范创新行为、增强档案事业发展后劲为总目标，关注创新、思考创新、参与创新，按照档案管理工作科学化管理规范的严格要求，不断开展自测自评，随查随纠。对企业重大接待活动、重要业务推广、重点工程项目的“三重”档案加强跟踪整理、及时归档，为开展档案创新编研做足充分准备;精选具有专业性特点和极具代表性的档案材料，并收集企业新闻、媒体宣传资料形成宣传文件汇编专题，建立特色专题，丰富馆藏资源，为开展档案创新编研工作奠定坚实基础。

三、结语

企业档案管理优化对推动企业自身的经济发展具有重要意义，传统的档案管理模式存在较多的漏洞和缺陷，无法满足现代企业发展要求。综合实际条件来对管理模式进行创新，采取可行的优化策略，最大程度上来对档案资料进行安全存储和管理，为企业经营发展提供支持。

参考文献：

[1] 王丽华.新时期企业档案管理工作优化策略探讨[J].城建档案，2017（10）.

[2] 杨亮.浅析企业档案管理工作的优化[J].黑龙江档案，2016（01）.

[3] 范艳秋.浅谈如何提高档案管理水平[J].价值工程，2015，34（31）：57-58.

（作者單位：伊春林业勘察设计院）