学校和单位经常要打印奖状、荣誉证书等文件，而且动辄就是几十份甚至数百份，这些文件的主题大致相同，但需要在姓名、称号等部分作出改变，常规的做法就是生成一个模板，难后逐一修改名称、称号，可这样做不仅工作量大，而且还容易发生错误，其实这种批量文件打印完全可以简单完成。

首先打开Excel电子表格并建立文件，电子表格中主要包含这些批量文件中的不同部分，如在学校的奖状打印中，可以建立班级、获奖人、获奖项目和所获奖项这些存在差异的部分（图1），并输入相应的内容。而在荣誉证书打印时，设置部门、获奖人、所获奖项等就可以了，在输入完成后存盘退出。在输入时有的内容可以从其他电子表格中复制粘贴而成，大大节省了输入时间。

随后，打开Word建立奖状模板，其实现在有不少奖状模板可以直接从网上下载，甚至新版的Office已经集成一些模板，这样用户就可以省去建立模板的麻烦。打开模板后可对模板进行相应的修改，如加上单位、颁奖日期、特定鼓励语等（图2）。

在Word中选择“邮件”菜单，并在子菜单中点击“开始邮件合并”后，选择“信函”。完成后点击“选择收件人”，再选择“使用现有列表”，在弹出菜单中打开上面生成并存盘的Excel文件，并点击“确定”开始合并文件。

选择需要替换的文字，如图3中的班级，然后点击“邮件”菜单下的“插入合并域”，在下拉菜单中选择相应的域，也就是班级。随后将获奖人、获奖项目和所获奖项替换为所需要的域，再进行合并。

完成后点击“邮件”菜單下的“完成并合并”，选择“编辑单个文档”后，在弹出的合并记录菜单中，选择“全部”并确定，Word会调用Excel表格中的各项内容，自动替换掉模板中相应的项目，并自动生成多个奖状。现在用户要做的就是准备好较好的打印纸打印这些奖状，当然最好是使用喷墨打印机，否则效果会大打折扣。