高淑平

摘要：档案信息化建设是档案工作向现代化迈进的必由之路，也是档案工作的正确途径，必须加强档案信息化建设。因此，只有抓好档案信息化建设，才能适应新时期档案工作的需要。本文从档案信息化的内涵、档案信息化建设中存在的问题、和档案信息化建设的重点，论述了如何加快档案信息化建设。”

关键词：档案管理;信息化

1 档案信息化的基本概念

档案信息化是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式，其核心和目标是发展档案业务，提高档案的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族的文化素养，造福于后代。

2 档案信息化建设存在的问题

（1）档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够。老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门 熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术;而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位档案部门的档案管理人员仅仅是普通的微机操作员，他们既没有经过专业学习，也没有通过系统培训，只是凭借着几年的微机操作经验来管理系统网络，出现问题有时只能坐等专业技术人员前来解决。这些问题的存在，已经严重地制约了整个档案事业的创新发展。

（2）缺乏基本的硬件设施投入、统一的标准及规范。目前，许多部门在没有进行基本硬件设备投入不到位的情况下，就大谈档案信息化建设。有的往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设。结果是前者无从谈完整的建设，后者建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的动力。

（3）数据保护存在风险。国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复雜的密码和防火墙，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。另外，从数据库系统本身的防范能力来讲，在快速变化的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能完全防止计算机犯罪的发生，这也是风险所在。

（4）软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差。许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用;另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级。

3 加快档案信息化建设的主要途径

3.1 提高档案管理人员的素质

（1）提高档案管理人员的业务素质。业务素质问题关系到档案工作数字化建设成败关键。具体而言，档案工作人员应该做到：一是能熟练运用信息工具。作为档案管理人员，要掌握计算机理论知识和运用技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具。二是能捕捉档案信息。档案工作者必须具备较强的信息捕捉能力，不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。三是能鉴定有效的档案信息。网络环境下，信息份量重大，内容也十分芜杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、分析，从中筛选出对特定利用者有用的部分，为利用者提供优质的服务。四是能加工、提炼档案信息。信息社会，档案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已远远无法满足他们的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。

（2）提高档案管理人员的思想素质。一是要具有坚定的政治信念。档案管理人员应严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策，严守机密，树立政治意识和政治信念。二是要具有热情的工作态度。档案工作具有服务性强的特点，要求档案管理人员要树立爱业、敬业、奉献的精神和不为名、不为利的价值观。在服务态度上，力争做到主动热情、耐心周到。三是要具有严谨细致的工作作风。这种工作作风，要求我们整理档案的区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档集内容、利用档案的咨询等各个环节都要准确无误。四是要具有较强的事业心。档案的收集工作是一项难度较大的工作，这就要求我们要在工作实践中培养强烈的事业心，高度的责任感和使命感，耐得住寂寞，愿为档案事业奉献精力与时间，不为一时的困难所吓倒，为档案工作现代化建设勤奋学习，钻研业务。

3.2 档案工作规范化管理

（1）档案信息著录的规范化。档案著录包括著录原则、方法、项目、格式、文字、来源、详简级次、主要规则和标识符号等。档案著录是建立档案信息数据库的第一步，通过著录将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目，再将数据条目录入计算机，组成档案信息数据库。目前，我国已有《档案著录规则》《电子文件著录规则》等一些标准，这是我国档案信息化工作规范化的重要文件，我们的著录标引工作应以此为标准。

（2）档案信息存储的规范化。目录档案信息多以硬盘为存储方式，随着数量的增加，为了安全起见，就要考虑卸载方式保存档案的信息，要研究统一的存储载体，如果以光盘为主，那么就要对光盘作为档案信息的保存载体进行研究，并制定相应的标准和操作规范。

（3）档案信息管理软件开发技术的规范化。档案信息管理软件是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。作为一个规范化的档案计算机管理系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理能力。它不是简单的模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现一个具有高效率、高质量、简捷的合理化工作模式。因而我们应该更新原有的档案信息管理系统，将原系统的档案信息数据库平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。

参考文献：

[1] 唐宝莲，吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案，2006（03） .

[2] 夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010（03） .

[3] 赵甲信.关于加快推进档案信息化建设工作步伐的几点体会[J].陕西档案，2008（06）.

[4] 赵鹏，李光.档案工作落实科学发展观的关键，实现档案实物化管理向信息化管理的转变[J].山东档案，2005（05）.

（作者单位：河南省石漫滩水库管理局）