李彦钦

摘要：工程物资是建筑所需的工具、燃料和材料等。工程物资采购是工程顺利开展的基础和前提，做到对物资采购环节的有效管控，是正常开展采购工作的重要保障。基于此，本文总结了现阶段施工企业采购工程材料存在的主要问题，并提出了管控建议，以提高施工企业的运营效率。

关键词：工程物资：材料采购：采购管控

大到整个企业，小到某项具体的工作，可以说企业内部管控是否到位是能否成功的关键。就工程项目而言，物料采购能否得到有效管理和控制，对于降低项目成本和提高项目效率具有重要意义。但是，由于项目分散、人员流动性大，施工企业的管理水平普遍不高。在当前的环境下，市场竞争十分激烈，各公司的利润逐渐减少。因此，加强对施工企业建筑材料采购的管理和控制具有重要意义。本文总结了现阶段工程材料采购中常见的问题，并提出了相应的控制措施，以加强建筑材料的采购管理，提高采购效率，降低经营风险。

一、现阶段工程物资采购存在的问题

（一）采购人员素质参差不齐

目前，一般施工企业采购部门的人才管理都很不到位，人员整体素质不高，教育水平参差不齐，专业采购人员在企业中的比例太低。在实际工作中，施工企业招聘的采购人员大部分是由公司员工的亲友介绍的，未对所招聘人员的道德水平和专业知识进行考察。同时，施工企业也很少有采购专业知识的培训，他们很少对采购人员进行专业采购知识的培训，这就导致很多施工单位采购人员工作极不专业，随意散漫，他们无法预测采购风险，也无法准确理解和管理供应商和采购合同。

（二）采购流程混乱

1.采购计划缺乏统筹性

虽然大多数建筑企业在采购材料之前都制定了相应的采购计划，但实际上，这些采购计划缺乏实用性。主要原因是这些采购计划过于笼统，缺乏总体规划，与项目的实际情况不相适应。因此，采购过程中时常会出现实际所需要的材料种类、数量与采购回来的材料不匹配的情况。

2.采购申请与审批执行不力

目前，许多施工企业在工程物资采购的申请和审批过程中分工不明确，没有相应的岗位职责规范，导致审查员、采购人员和供应商串通舞弊的情况时有发生。

（三）供应商管理混乱

实际工作中，建筑施工企业为了全面了解物资的供应商，通常需要一套全面、完整的供应商管理体系。这样，每个项目部都能上传自己项目的供应商资料，以便其他项目的采购人员更简便地采购物料。但目前，许多建筑施工企业还没有建立完整的供应商管理体系，各项目部自行采购，供需关系复杂.这不仅需要很多时间，而且效果也不是很好。另外，各项目部采购的物资，即使是从同一个供应商采购，数量不一样，所以获得的价格与售后也不尽相同。因此，实际工作中，同一个供应商可能出现在企业中不同项目的供应商资料库中，并且对于不同的项目，即使是同一供应商，其提供的材料价格也与售后服务也可能不同。

（四）采购合同不规范

到目前为止，许多建筑企业还没有制定标准化的采购合同，没有对材料的采购进行规范的要求，有时甚至直接从供应商处获得所需类型和规格的建筑材料而不使用合同。然而使用标准化的采购合同可以避免采购时出现空子，从而在未来与供应商的合同纠纷中确保企业的利益不受损害。此外，许多建筑企业在签订采购合同方面没有标准的管理机制，他们不对合同进行审查，签字或是盖章都非常的随意。

（五）信息沟通不及时

1.外部信息沟通渠道少

施工物资的采购中，能否获取完整的供应商信息和市场信息是采购成功的关键。因此，采购人员应清楚了解市场采购情况、物资供应和需求情况等。采购部只有在需要物资供应时才会联系供应商，联系方式也比较单一，经常以电话为主要的沟通手段，而缺少实地的考察。当采购部门从供应商那里获得市场信息时，供应商有时为了自己的利益会隐藏一些关于质量或价格信息。由于采购部获取的外部信息不完整，这也势必会損害公司在采购过程中的利益。

2.企业内部缺乏有效的信息沟通

对于当今的许多建筑企业来说，各项目部与总公司之间的信息传递往往是通过电话或总部派人来项目上检查进行的，公司内部的信息沟通渠道少且耗时。目前施工企业由于项目分散，人员流动性大，大多没有建立起完善的针对领导层和员工之间的信息沟通渠道，实际工作中，领导获得的信息往往都具有滞后性，因此，领导层在获得这些滞后和扭曲的信息后做出的决策很可能会对企业不利。同时，在工程物资采购过程中，各个项目部的人员沟通也并不畅通，就采购工作而言，各个项目部采购上经常是相互独立，甚至还隐瞒部分信息不与别的项目部进行资源共享，比如各自供应商的名称、采购的价格等，这就造成在购买相同的物资时价格也可能不尽相同。

二、管控措施

（一）规范采购人员及其职责

建筑施工企业应当招聘合格的采购人员。从事采购业务的人员应具有与其职务相适应的职业素养和职业道德。建筑施工企业工程物资采购的全过程不得由同一部门完成，企业应明确各个部门的职责，将工作细分开来，对于施工企业采购工作中不相容职务应当相互分离，例如申购、审核、执行和会计记录等工作就不能由同一个人来完成。

（二）加强采购预算管理

建筑施工企业应建立采购预算管理制度，根据项目的实际需要和经济原则编制采购预算。企业采购预算按照现场施工人员上报的需求计划和采购预算管理部门下发的审批执行程序执行。同时，企业应及时对采购预算和采购的实际情况进行比较分析，并对分析结果进行总结和上报。

（三）规范企业采购流程

施工单位应严格规范采购活动的各个环节。首先，企业应制定相关的规章制度，确保不相容职务的相互分离，规定具体的岗位职责。对于走完各个流程的采购计划，应指定企业的采购部执行采购任务。申购计划应根据企业的实际情况并本着节约的原则编制。实际工作中，如果出现采购物资过剩的现象，企业也应制定相关的惩罚措施。对于需要补充采购的情况，也应当有采购员、采购部经理、财务部经理和分管副总的签字，才可执行采购任务。

（四）加强供應商的选择和管理

企业应当本着公平、公正的态度和原则选择材料供应商，进行招标或询价采购。招标前，应该检查和确定供应商资格、资金状况和产品状态。参与竞标或比价的供应商应相互独立，不存在关联方关系。

施工单位应规范供应商库的管理，建立供应商档案，并由专人保管。同时及时更新合格供应商名单，做好档案管理的工作。企业应建立健全的供应商评估体系和评估标准，并定期评估供应商（至少每年一次），根据评价结果，对供应商进行分类，建立有效的供应商激励约束机制。

（五）规范采购合同的管理

建筑施工企业应当签订工程材料采购合同，合同应按照物资类别制定固定的模板格式。对于工程物资的采购合同，均应采用书面形式。建筑企业施工材料采购合同的签订，应按下列流程进行。

合同洽谈：在签订合同前，施工企业应指定专人与供应商就所采购物资的具体事项进行洽谈，谈判工作不应由一人独自完成。

合同审批：建筑施工企业在签订大型或重要的物资采购合同前，应当经过企业相关部门责任人的审批。建筑施工企业的工程材料采购合同，必须经审查员审查合格后方可签订。

合同订立：审批完成的采购合同应盖企业合同专用章并由企业法人签字确认。

企业应指定专门部门或人员对已签订的工程材料采购合同进行归档管理。合同管理人员应妥善保管好合同，并对合同进行分类和归档。对于采购合同的执行情况，企业也应及时关注，对于实际工作中出现的问题，也要及时解决。

（六）加强信息传递

为了提高采购效率、降低采购成本，信息在工程材料采购中具有十分重要的作用。在采购过程中，企业内部沟通主要集中在财务部门与采购部门之间的账目核对：采购部与生产车间就材料的供应是否及时，也应及时沟通。对于企业与外界的沟通，主要是企业就目前市场行情、经济形势的把握是否及时，因此企业可以通过商务谈判等形式就相应供应商的资质、货源、质量、价格、垫资情况等进行全面了解，以发现可能存在的问题。

三、结束语

综上所述，对于建筑公司来说，做好工程材料采购的管理和控制，不仅可以显著提高施工质量，缩短工期，也可以降低工程造价，稳步提高施工企业的社会效益与经济效益。在工程材料的采购管控中，企业需要加大力度规范采购人员及其职责，严格按照采购流程办事，强化对供应商的选择和管理，规范合同格式，加强企业与外部及企业自身内部的信息沟通，大力提高企业采购效率，降低企业运营风险，促进企业更好地向前发展。

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