周理

摘 要：档案是国家机构、社会团体或个人在社会活动中直接形成的有价值的历史记录，是其发展历程的直观反映。对保险企业而言，档案管理水平直接影响企业的管理水平与发展潜能。在电子信息技术迅猛发展的今天，保险企业档案管理迎来了新的机遇，也面临新的挑战。因此，本文就保险企业档案管理存在的问题，以及如何在新时期进行改革与创新进行了探讨。

关键词：保险企业;档案管理;创新;改革

1保险企业档案管理的意义

保险企业档案涵盖保险企业在从事保险业务活动以及企业管理中形成的各类文件，包括合同、单证、报表、影音文件、通讯记录等文件材料，可分为保险档案、文书档案、声像档案、基建档案等，是保险企业从事业务活动以及企业管理的原始凭证。在保险企业的管理工作当中，档案管理是不可或缺、至关重要的部分，对保险企业的稳步发展是必要条件。有效的档案管理能够提高保险企业的工作效率，保障工作质量，在保留真实历史面貌的同时，为企业发展提供参考。档案记载了保险企业的业绩与成果，能够帮助管理层面了解经营历史及现状，及时调整发展策略，作出适合当前企业发展现状、有利进一步发展的决策。高质量的档案管理水平是企业管理水平的体现，是保险企业全面、健康发展的保障与前提。档案管理的改革与创新是保险企业改革发展的强有力动力。因此，本文以中国人寿保险公司为例，基于对其档案管理现状的探讨，对保险企业档案管理的创新与改革方法进行探究。

2保险企业档案管理中存在的问题

中国人寿保险股份有限公司成立于1996年，是中国人寿保险的龙头企业，其前身原中国人民保险公司是我国首家经营人寿保险业务的企业。中国人寿保险公司目前的注册资本为282.65亿元人民币，拥有着悠久的发展历史、雄厚的企业实力，在行业发展中始终处于领导者地位，被誉为中国保险行业的中流砥柱。在长期的发展中，中国人寿保险打造了一只专业的管理团队，拥有着规范化的管理制度。在档案管理方面，中国人寿保险公司有着专门的管理规定以及管理团队，对企业发展过程中形成的各种档案文件资料进行分类汇总、整理、保管。在电子化、信息化的发展过程中，中国人寿保险公司率先引进先进的信息技术，对档案文件资料进行了电子化、无纸化管理。尽管中国人寿保险公司已经有较为完善的档案管理体系与方法，其档案管理过程中仍然存在部分档案管理方式不规范、档案管理人员专业素质较低、档案管理效率低下等问题。

2.1部分档案管理不规范

1994年，国家档案局与原中国人民保险公司联合制定了《中国人民保险公司档案管理办法》（以下简称《办法》），这是我国第一个与保险企业档案管理相关的规定，适用于中国人寿保险公司的前身原中国人民保险公司。在将人寿保险业务进行分离，成立中国人寿保险公司后的一段时间内，中国人寿保险公司仍然沿用此管理办法。然而，由于业务范围的变化，此《办法》对于中国人寿保险公司的档案管理并不全部适用，导致在这段时间之中，部分珍贵的档案资料损毁、丢失。

其次，在中国人寿保险公司档案管理进行信息化管理的过程中，对于档案管理，尤其是文书档案管理的规章制度不够完善，相关的奖惩制度等有所缺失，导致在电子化的过程中部分档案管理，尤其是文书档案管理不规范，出现案卷目录制作不规范、档案号码编制错误、档案文件混乱等現象，严重影响了档案管理等规范性与有效性。

2.2档案管理人员专业素质较低

中国人寿保险公司成立于1996年，而其前身原中国人民保险公司成立于1949年，企业内部存在大量年龄较高、文化程度较低的从业人员，在档案管理方面也是如此。由于历史原因，这些从业人员的专业素质较低，主要表现为对与电脑、移动电子设备等信息操作技术不熟悉，导致其专业水平无法与信息化档案管理相适应，使档案管理信息化、无纸化办公进展缓慢，档案管理等创新与改革较为困难。

2.3档案管理效率较低

电子化、信息化档案管理的初衷是利用先进的电子信息技术对档案进行整理与保管，方便快速查找与翻阅，降低档案管理的时间与经济成本，提升档案管理效率。然而，虽然目前中国人寿保险公司已经基本实现了档案资料无纸化、信息化管理，但是由于历史档案过多，部分档案仍然没有进行电子归档，存在纸质档案与电子档案并行的现状，导致查找困难。另外，尽管计算机检索在中国人寿保险公司的档案管理中已经开始了广泛应用，但是大部分检索仍然采用人工手动检索，如此的管理效率远未达到信息化管理水平，相对较低。

3保险企业档案管理创新方法

3.1建立健全的档案管理机制

完善的管理机制是成功高效的管理的前提条件。以中国人寿保险为代表的保险企业应当在国家档案管理规定的基础上，参照企业发展以及档案管理现状制定相应的档案管理规定，建立档案管理体系，尤其重视档案的电子化与信息化管理，并制定相应的规章制度，保证员工在档案管理过程中有据可查、有据可依。此外，还要建立严格的奖惩制度，完善奖惩机制，确保员工能够主动依照规章制度进行档案管理。在此过程中，企业管理层以及档案管理专业部门及人员应当保持开放、改革的态度，不拘泥于固有的管理模式与思维，提升创新意识。

3.2提升从业人员专业素养

从业人员的专业素养直接影响档案管理的水平。作为改革创新的发起者与执行者，档案管理人员是档案管理创新与改革的主体，高素养的专业档案管理人员团队，不仅有利于创新的提出，也能够保证档案管理改革顺利实施。因此，提升保险企业档案管理专业人员的专业素养势在必行。首先，在人才录用时，需要对专业素养，尤其是信息技术进行考核，严格筛选。其次，在老员工中推行知识技术培训，同样进行考核，对现有员工制定详细的晋级淘汰制度，优胜劣汰。最后，拓展培训，联系外派学习，提升业务水平。

3.3全面提升档案管理效率

效率是档案管理的重点之一，也是档案管理的难点所在，尤其对于保险企业，由于业务性质，保险企业有大量各类文件资料，其中相当一部分与客户隐私密切相关，对于这些档案资料，如何安全高效进行管理，保证用时既得，是档案管理的关键之处。对于档案资料及时进行电子归档，设置正确的序号，专人管理，是提升档案管理效率的有效手段。此外，在档案检索中还可以引进自动检索引擎，取代人工检索，进一步提升效率，保证档案管理工作高效有序运行。

综上所述，档案管理的创新与改革在保险企业的管理与未来发展当中扮演着关键角色，是企业管理水平的集中体现。保险企业的档案资料复杂，涉及内容分类既多且广，如何通过创新与改革提升档案管理水平，是每一个保险企业在发展过程中必须思考的问题。归根结底，档案的管理的根本在于效率，这离不开人员方面与机制方面的改革，而这也是保障档案管理安全、促进保险企业健康发展的关键所在。

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