杨青

摘 要：人事档案作为单位内部人才资源的载体，做好人事档案管理工作对于一个单位的发展尤为重要。通过人事档案可以证实员工的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况，具有原始性、真实性和完整性，是第一手的参考材料。科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度，是历史地、全面地了解识别人才和正确选用人才的基础，是单位人力资源部门选人、用人最好的参谋和依据。

关键词：档案管理;事业单位;信息化

事业单位人事档案管理在很长一段时间延续着传统的手工管理模式，然而随着计算机技术、网络技术和通信技术的飞速发展及普遍应用，加之人事制度的不断改革，这种手工管理模式在很大程度上已经不能满足人们的需要，信息化建设已成为所有事业单位人事档案管理发展的必然趋势。

一、事业单位人事档案管理的现状分析

1.领导对档案管理不够重视。当前，还有不少单位经常把人事档案的管理工作当作一种常规业务以外的辅助工作，忽视了事业单位作为社会服务机构的社会职责与义务。人事档案管理工作不仅意义重大，其管理内容也相对复杂。通常而言，档案管理工作应包含从收集到统计一系列的流程，但有的单位仅仅将工作重心维持在保存档案这一个方面，只需做到领导审查时不出现档案丢失或损毁就算完成了工作任务。加之管理人员工作积极性不高，领导部门重视不够，没有起到示范和带头作用，造成档案管理缺乏主动性。档案管理所必须的设备、资金和人才都比较缺乏，造成档案管理的步伐不能加快，始终处于被动状态。

2.档案管理模式固步自封。目前，仍有不少单位还是沿用传统的档案管理模式，管理封闭，范围狭小，查阅或查找人事档案存在诸多不便。主要表现在：一是人事档案调动或利用的程序过于繁琐，人事档案转递需要经过层层领导审批，审批程序繁琐而复杂，导致调动效率低下;二是人事档案利用率过低。除了职位变动、升迁或者政审外，很少会利用到人事档案，导致人事档案在优化单位人员配置、挖掘人才等方面未能发挥其应有的作用;三是传统的人事档案管理限制了人才的合理流动，若原单位扣住人事档案不放，人才就无法合理流动，导致弃档现象经常出现;四是各单位自行保管本单位的人事档案，人才资源无法得到共享，阻碍了社会对人才的合理利用和有效配置。

3.档案管理信息化水平不足。随着时代的发展，如今的现代化档案管理则是一门交叉学科，是不同学科的综合利用，不仅涉及档案学相关知识，也涉及到计算机技术、信息管理、人力资源等学科知识。但是目前，好多事业单位人事档案管理人员整体年龄偏大，计算机使用水平偏低，信息化意识薄弱，在观念上并未从传统的管理模式中转变过来，大部分的人事档案管理手段还是采用传统的手工操作，管理模式落后。

二、解决事业单位人事档案管理工作措施分析

1.提高事业单位领导的重视程度。档案管理工作是一项默默无闻的工作，提高各级领导对档案工作的认知程度，是做好人事档案工作的关键。要做好档案管理工作，必须坚决克服各级领导对档案工作的“说起来重要，抓起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的现象。尤其作为分管领导，要定期向档案管理人员了解员工档案工作情况，并积极帮助档案管理人员在工作过程中遇到的问题，形成 “主要领导重点抓，分管领导主要抓，管理人员具体抓”的良好工作环境。

2.开拓材料收集渠道，丰富档案内容。人事档案材料涉及面广，收集渠道多，收集难度大。作为档案管理部门要想系统、完整地收集一个员工的全部材料，用等、靠、要、送材料的方式已经行不通了，一定要变被动为主动，千方百计找材料，想方设法要材料。全面完整地收集材料是做好人事档案管理工作的前提和必备条件。可以从三方面着手：一是做好鉴定类、考核类、任免类等普遍材料的收集，采取经常收集与定期收集相结合、重点收集与普遍收集相结合的方法，通过各种形式催要档案材料，防止遗漏;二是做好职称评定、年终表彰及员工审查、违纪处分等阶段性材料的收集，确保档案材料的全面性和完整性。同时，还要重点收集反映员工德、能、勤、绩、廉等方面的材料，使人事档案的使用价值和利用率得到明显的提高;三是收集能够反映个人职业道德、政治素质、思想情操、工作作风等方面的材料，特别是能够体现人才智力、能力、水平、专长、业绩的材料。做好这三点，会使档案内容更加全面完整，使档案的价值得到体现，利用率得到充分发挥。

3.建立完善的认识档案制度。要不断健全和完善人事档案收集制度、鉴别归档制度、查阅制度、档案转递制度、保密制度等，并且认真按照规定的制度和程序办事。档案管理人员要坚决做到“五不查，四不借，三不转”。即无介绍信不查、非正式党员不查、涉及本人不查、牵扯家属不查、未经领导批准不查;四不借，即未经领导批准不借，非特殊需要不借，手续不全不借，亲属档案不借;三不转，即个人带档不转，没有调令不转，材料不全不转。只有做到这些，才能有效提高档案的准确性和工作效率。

4.全面提高事业单位档案管理者的素质。做好事业单位干部人事档案管理工作，就必须提升人事档案工作的业务素质，加大对人事档案工作者的培训力度，有针对性和计划性地举办培训班，组织档案工作人员学习《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等法律、法规。通过学习切实提高档案工作水平，培养出一支思想过硬、作风扎实，乐于奉献的综合型档案管理人员。

总之，随着我国信息化水平的提高，事业单位的人事档案管理工作需要通过开放化、网络化的管理方式与时俱进，提高自身的综合素质，建立信息化的人事档案管理方式，提高自身的工作效率和质量，更好地为社会服务，以此来提高事业单位的工作质量和效率。同时，作为档案管理者，也应该抓住新时代新机遇，不断创新发展，让事业单位的人事档案管理工作得到更好的提升，全力为单位的发展做好服务和保障。

参考文献

[1]彭碧珍.新形势下人事档案管理工作的幾点思考[J].科学咨询（科技·管理），2012.

[2]邹平，张永吉.刍议新形势下的干部人事档案管理[J].企业导报，2012.

（作者单位：陕西省结核病医院）