吴新宇

摘要：“大数据”时代背景下，档案管理工作面临着新的机遇和挑战，“智慧档案”建设是对时代要求的积极回应。文章以无锡市属8家公立三级医院为改革实践背景，就“大数据”时代公立医院档案管理的数字化、信息化现状进行分析，对加快建设医院“智慧档案”的必要性和主要思路提出了若干思考。

关键词：大数据;公立医院;信息化;智慧档案;社会建设

互联网技术和现代通信技术的快速发展大大方便了人们对信息的获取和传播，由此产生了庞大而复杂的数据，而云存储、云计算技术的发展又为数据的快速存储、高效处理、管理共享提供了强大技术支撑，这种前所未有的信息浪潮使我们真正感受到“大数据”时代的到来。“大数据”作为信息化时代的新特征，为档案管理工作带来了前所未有的机遇和挑战，也把建设“智慧档案”这一课题摆在了我们面前。

一、“大数据”时代对档案工作提出的挑战

1.“大数据”的内涵和特征

根据维基百科定义，“大数据”是指“无法在容许的时间内用常规软件工具对其内容进行抓取、管理和处理的数据集合，大数据规模的标准是持续变化的，当前泛指单一数据集的大小在几十TB和数PB之间”。它包括ABC三要素：大分析（Analytic）、高宽带（Bandwidth）、大内容（Content）;具有5V特征：超量（Volume）、高速（Velocity）、变异（Variety）、价值（Value）、真实（Veracity）。

国内典型观点认为，“大数据”是“由数量巨大、结构复杂、类型众多数据构成的数据集合，是基于云计算的数据处理与应用模式，通过数据的整合共享，交叉复用，形成的智力资源和知识服务能力。”

一般认为大数据具有四个方面特征：一是数据全，即包含所有样本，体量巨大;二是数据类型繁多，包括网络日志、文本、图片、音视频、地理位置信息等;三是价值密度低，即数据量剧增、结构多样化导致有用数据淹没其中，单位数据信息含量有限;四是处理速度快。

“大数据”的价值在于利用可靠数据，进行数据挖掘，从而提取有价值的信息，总结规律、预测未来。

2.“大数据”时代档案管理面临的挑战

档案是社会组织和个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。因此“原始记录性”是档案的本质属性。在信息稀缺和保存信息代价巨大的纸质时代，甄选和保存对社会和个人具有明显价值的档案是合理的和必要的。然而，“大数据”时代的到来对传统的档案管理理念带来了革命性冲击。

首先，伴随着“大数据”时代而来的是数据规模扩大、处理难度加大，传统档案采集方法不能确保所收集档案信息的完整性与全面性。如果档案部门仍然习惯于被动接收所移交的档案信息而忽视对零散、复杂信息的收集和整合，忽视对动态数据流的前端控制和全程管理，将导致一些重要信息被瞬时淹没。

其次，“大数据”时代注重数据收集和共享，若档案部门依然固守保密思维模式和管理理念，不利于公民获取信息权利实现，则难以增进社会互信，易引发信任危机。

再次，“大数据”时代在数据来源、数据处理方式和数据思维等方面都会带来革命性變化，对档案管理中便捷获取信息、提高档案信息的再利用水平，从而实现档案服务模式跨越式发展，提出了新的挑战。

二、从档案数字化建设到“智慧档案”建设

1.我国医院档案信息化建设的基本情况

我国的档案信息化建设已近30年，档案数字化、电子政务系统日臻完善。以医院信息化建设为例，自20世纪90年代起，在全国500家大型综合性医院（三级甲等医院）及1000多家县市以上二级医院中，有近900家大中小医院已经实施或正在实施医院信息系统。到2010年底，财政部新增27亿元直接用于医疗信息化建设，提出了“十二五”期间卫生信息化建设总体框架，简称“3521工程”，即建设国家、省和地市三级卫生信息平台，加强公共卫生、医疗服务、新农合、基本药物制度和综合管理等五项业务应用，建设居民电子健康档案、电子病历等两个基础数据库和一个专用网络。目前，二级以上医院基本上都建设了以收费为中心的信息系统，发达乡镇的医院也建设了同样的系统。

与此同时，以文书档案、科技（包含论文、科研成果、基本建设、医疗设备）档案、病历档案、音像实物档案、干部人事档案、会计档案等门类于一体的医院档案也步入了“电子化”时代。

然而，以上档案信息化建设只处于“数字化”建设为主的阶段，尚不能算是“智慧档案”（概念在下文中详述）建设。

2.当前医院档案信息化建设存在的主要问题

在档案信息化过程中，由于人们往往把档案信息化等同于档案数字化，加之管理理念更新不够，导致目前医院档案信息化工作还不能全面适应“大数据”时代对档案管理提出的新挑战。当前公立医院档案信息化建设主要存在以下问题：

第一，管理手段欠先进，信息系统相互分割。近年来公立医院档案数字化水平虽有提高，但各个医疗机构相对独立开展信息化管理，档案资料保存在不同医院中，相对封闭，信息分散，连续性和协调性差，档案信息相互脱节，不能交换共享。一方面，临床信息系统（HIS）、图像存储与传输系统（PACS）、检验信息系统（LIS）、电子病历系统（EMR）等医院信息系统的建设，大大提高了医疗质量和服务效率，但由于医院区域信息化建设还不到位，使得这些诊疗信息产生的病历档案还不能全面兼容共享;另一方面，医院档案管理体系尚未与医院信息化整体建设很好融合，导致“各自为政”。

第二，医院档案信息化设备功能与利用率均低。近年来虽然各市属医院加大了信息化建设投入，但基本都用于医疗服务日常基础运行，从档案管理专业角度的信息化开发建设还很不够，档案信息化设备功能相对单一，对数据等材料的保全、整理、挖掘、分析、干预、共享等功能与利用还没有真正发挥作用。

第三，档案专业意识淡薄，服务能力不强。医院的各级管理层与普通员工对档案服务重要性与紧迫性的观念意识还相对淡薄，普遍重视程度不够，医院缺乏档案与信息化兼具的专业技术人才和有针对性的常规业务技能培训机制，专业队伍的服务能力不强。往往采取“等客上门”“你来我查”等被动服务方式，很少进行档案信息资源的主动开发，加之档案管理制度跟进完善不够，造成档案材料不齐全，档案内容的深层编研不够，档案综合利用率低，对医院改革发展的应有作用未得到充分发挥。

3.医疗领域“智慧档案”建设由理念进入实践

根据“大数据”时代的特征，我国档案界对档案信息化建设进一步提出了“智慧档案”的概念。2011年南京市档案局馆完成的《南京市“智慧档案”建设规划》率先提出了“智慧档案”的理念并探索在智慧城市框架下档案信息化的发展趋势;同年11月中国移动广东公司完成的《“五全”实时智慧档案管理系统（“FIRST—AMS”）研究与实践》项目荣获“国家档案优秀科技成果二等奖”;2014年3月11日，国家档案局和浙江省档案局在杭州联合召开“智慧档案建设研讨会”，首次在档案行政部门层面就建设“智慧档案”进行了前瞻性研讨。与此同时，国内很多地方开始积极尝试医疗领域的“智慧档案”建设。2011年无锡市成功实施了以电子病历为核心的市属8家三级医院区域信息化建设，并成为卫生部电子病历试点示范城市;2013年又与卫生部统计信息中心联合成立了医疗物联网无锡研究院，有序开展了诸如“中医古籍档案资料”整理修复等的实践。另外，国内一些大型综合性医院通过组织区域联盟正在有序推进医疗领域档案的共建共享。自此，“智慧档案”内涵逐渐清晰，笔者对“智慧档案”认同的一种观点是：“通过档案的物与物、物与人、人与人的互联互通、相互感知以及档案高效利用，来实现档案馆高效的档案管理、便捷的档案服务和持续的档案事业发展”，其重点关注互联互通、全面感知和高效利用。

三、对加快公立医院“智慧档案”建设的若干思考

公立医院“智慧档案”从理论到实践时间都不长，内容涉及理念转变、技术支持、体制机制改革等诸多方面，从公立医院承担以人民健康为中心的卫生与健康事业高质量发展使命的责任主体角度出发，加快建设“智慧档案”需要进一步加强理论研究和实践探索。

1.加快“智慧档案”建设必须全面迅速转变理念

首先，“智慧档案”是一种全新的管理理念。有研究者指出，当前档案管理需要进行“范式的转换”，即由政府范式转换为社会范式。具体而言，适应信息社会人们对档案信息量和质的需求提升，档案管理模式应当由档案资料管理范式向档案知识管理范式转变;适应互联网和现代通信技术的发展趋势，档案信息形成应当从事后收集范式向实时、共建共享范式转变;适应社会管理创新的新要求，档案管理的工作理念应当从“等客上门”范式向主动服务范式转变。

其次，充分认识“大数据”时代加快公立医院建设“智慧档案”对推进“健康中国”战略、提升医院治理现代化具有的重要意义。《2006—2020年国家信息化发展战略》指出：“信息化是充分利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享，提高经济增长质量，推动经济社会发展转型的历史进程”，“智慧档案”建设是“数字化”“数据化”基础上对医院信息化进程的再深化，对完善医院治理体系和能力意义非凡。一方面，围绕群众看病就医“难、繁、贵”等凸显医疗服务不到位的问题，可通过加快“智慧档案”中的病历档案建设，实现门诊检查检验、住院诊疗、既往病史、会诊情况等信息实时共享，建成规范高效的门诊与住院电子病历档案管理体系，为城乡群众提供便捷高效优质惠民服务;另一方面，引导医院建立集文书、科技（包括科研成果、科技论文、医疗设备、基本建设）、会计、病历、人事等门类档案为主的综合智慧档案体系，充分挖掘这些档案“大数据”，为医学技术、医疗服务与管理、医院文化的提升发展提供宝贵的内涵支撑。此外，通过医院档案强化社会化服务，如为保险公司、患病群体、健康人群等提供医保依据、健康宣教等重要权威信息，对构建良好医患关系、促进社会和谐具有积极意义。

2.加快“智慧档案”建设必须注重政府层面顶层设计、统筹协调

“智慧档案”建设属于社会建设和社会管理创新的范畴，涉及技术标准的制定、相关法律政策的协调、资金的投入等方方面面，必须由各级政府牵头，将管理行为统一纳入地方信息化建设整体规划（如部分地区已推出“智慧城市”规划）之中。否则，任由各部门备行其是，各自建立起来的数据平台依然因版本不同而不能兼容，形成了大量的档案信息“烟囱”。而且这种整体规划切忌一哄而上，必须结合学习贯彻党的十八大以来习近平同志系列重要讲话精神和中央两办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》精神，集中相关领域的智库进行前瞻性研究和可行性论证。

3.加快“智慧档案”建设必须建立点面结合、统一开放的区域档案信息管理平台

條件成熟的地方可率先实践，边建设边完善，后来者要及时吸取试验者的经验和教训。从无锡市医院管理中心所属8家市级公立医院智慧档案建设情况来看，尽管医院区域信息化建设起步较早，制定实施的“一网一卡一证、六大体系一个中心”的信息化建设“十二五”专项规划正在有序推进，但从档案角度衡量，医院档案职能部门与信息业务部门还没有进入紧密型的协同，没有深入地把各自目标进行全面有效的对接建设。除病历档案外，医院文书、科技、会计、人事等门类档案的信息化软件功能单一、融合性差，而医院以电子病历为核心的区域信息化建设中包括的基于电子病历的医院信息平台建设、医院管理信息系统建设改造（HIS）、院级影像系统建设改造（PACS）、医院全结构化电子病历系统升级改造（EMR）、医院资源计划管理系统建设（HRP）、心电信息系统（ECG）、便民查询系统等模块，加上物联网项目、医疗数据中心项目、就医“一卡通”项目等均自成体系，缺乏档案专业部门的参与。为此，现代化医院系统构建多部门协同的大智慧档案建设管理体系显得极为重要，当务之急是要尽快建立完善统筹管理、点面结合、科学规范、分工明确的区域档案信息管理平台。

4.加快“智慧档案”建设必须强化专业人才队伍建设

“智慧档案”建设涉及技术创新、管理创新、制度创新各个层面，要成功建设并良好运行，专业化人才队伍培养建设不可或缺，尤其要建立专门培训体系，绝不能把它当作“面子工程”，在实施过程中重硬件投入轻人才教育培养。培训内容至少应包括：“大数据”时代档案管理的新理念新知识、信息化建设方面的法规政策、“智慧档案”建设的典型案例介绍、相关数据平台管理方面的操作技能、需探索解决的专项难点热点问题等。培训对象包括政府和企事业单位从事信息化管理和档案管理职能部门的主要负责人和业务骨干等。建立科学的培训机制，将会有效促进我们档案队伍树立强烈的使命感和责任感以及甘于奉献的职业精神，将会切实增强档案信息化等服务能力，营造各级对档案工作统筹思维、协调各方、服务大局、科学发展的良好保障环境。