马丽

摘 要：本文对高校图书馆档案管理与信息化进行了研究。高校图书馆中的档案分为文件档案和文书档案两种，做好对这两种档案的管理有重要意义。当前的高校图书馆档案管理工作存在着档案管理工作不规范、效率低;数字建设化缓慢等问题。高校图书馆档案管理实现信息化是图书馆适应时代发展，解决其档案管理存在问题的必然选择。高校图书馆档案管理实现信息化应该做到：做好计算机和网络建设;充分利用高校图书馆信息资源的开发利用;完善图书馆档案管理信息服务。

关键词：高校图书馆 档案管理 信息化

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）08-00-01

高校图书馆的档案工作包括图书馆的经费、财产、人事、文献采购等方方面面图书馆工作的记录，具有重要的珍藏和研究价值。信息时代的到来人们越来越追求安全、高效、便捷的工作和生活，图书馆档案管理也不例外。因此，高效图书馆应该紧跟时代步伐，对档案管理工作进行改革，利用网络和计算机实现信息化管理。

一、高校图书馆档案的特点及其管理重要性

高校图书馆中的档案主要分为文件档案和文书档案两类。文件档案主要是指学校用以管理图书馆和处理其日常事务的文件，这些文件具有政策性、重要性、针对性和保密性。由此可见，这类档案记录了图书馆在各阶段的各项工作情况，其取得的成果和教训为高校图书馆日后的发展提供了参照，有利于指定其发展规划。文书档案是高校图书馆自身的文件，是图书馆日常工作和活动中保存下来的有价值的文书记录。比如为了记录某一次会议，就会有相关的决定、人事材料、财产记录、文集、照片录音等。这些文件内容丰富，往往具有保留价值，所以保留时间长。它的内容不仅包括珍贵的各种文献典籍、历史文物，甚至还有借阅登记的记录等。这些文件是研究一个高校及其图书馆的重要资料，是图书馆档案价值的集中体现。对这类档案的管理为图书馆的业务探讨、学术研究等提供了资源。

要想加强对这两类档案的管理，就要提高档案建设水平，完善档案体系。这不仅能促进图书馆自身的管理工作，还能促进其他各项工作的标准化、规范化，从而提高其整体的实际工作水平。

二、高校图书馆档案管理工作存在的问题

1.档案管理工作不规范、效率低。因为高校图书馆开展档案管理的工作不长，难以实现规范化和制度化。一些业务部门对归档范围和档案管理人员不清楚，这给档案管理员的工作带来困扰，他们很难及时收到范围广泛、内容丰富、质量高的档案。另一方面高校关于图书馆工作的规章制度还不完善，没有专业的档案管理人员，这些工作人员工作缺乏主动性和积极性，业务素质不高。这就导致他们工作中出现断档、缺档的问题，忽视对档案资料的登记、分类编目、加工利用等工作，这就导致了档案管理工作混乱、效率不高。

2.在信息化、网络化的时代，图书馆的档案管理工作应该与时俱进，做好档案资源数字化、信息化、现代化的建设。但是当前很多高校图书馆没有做好相关建设，档案管理工作仍处于传统的手工存取方式，检索速度慢、工作效率低。纸质档案与电子档案、影像资料档案相比仍占有很大的比重。这种档案管理工作形式，不利于图书馆在信息化社会管理图书馆档案资料和发展业务。

三、高校图书馆档案管理信息化的必要性

随着信息化时代的到来，计算机技术的进步，档案资源向共享性、数字化和服务的网络化发展。网络的一个重要特点就是资源共享，收集、分类、检索、传递等图书馆档案管理工作在网络上进行，这不仅方便了本校、本地区的用户，还为远程用户提供了服务。传统的以纸质主的实物保存的工作形式，给高校图书馆档案管理工作带来了很高成本，也不利于信息资源的检索、传递和共享。信息化技术的应用，高校图书馆档案管理工作出现了数字文件，数字文件的修改、复制、归档、传递等工作都十分高效。此外，信息化技术在高校图书馆档案管理工作中的应用，不仅降低了成本、提高了工作效率，还方便档案信息之间的高效整合，建立起完善的档案信息管理系统，方便了工作人员的管理和用户的查询利用。由此可见，信息技术的应用改变了高校图书馆档案管理工作的方式，开发了它更多的优势。因此，高校图书馆档案管理工作实现信息化是其必然趋势。

四、高校图书馆档案信息化管理对策

1.做好计算机和网络建设

计算机和网络是信息技术的基础，大多数高校图书馆的日常工作如文献借阅、情报服务等都由计算机完成，图书馆档案管理工作也可以充分运用计算机和网络，加强相关建设。计算机中有专门的管理软件，可以对档案进行归档，不能归档的档案，可以为其编制专门的应用软件来完成。在实际工作中，还可以利用网络搭建图书馆档案室，在图书馆服务窗口，让学生进入档案室，可以与馆员直接联络。此外利用计算机和网络结合，做好图书馆档案管理工作，还要注意做好相关的安全防范系统。在日常工作中，做好对安全防范系统的完善和维护，使其中的档案信息资源不被失密、泄密，这样才能保证高校图书馆的档案管理工作能正常、稳定的运转。

2.充分利用高校图书馆信息资源的开发利用

图书馆对高校的教学、科研工作有重要的作用，档案工作在图书馆工作中有占有重要地位。传统的档案资源在图书馆中被封闭或半封闭，最终导致其资源的限制，没有发挥其自身的作用。在信息化时代，要在网络信息平台上对其进行充分开发、利用，使其作用得以充分发挥。

3.完善图书馆档案管理信息服务

高校图书馆在档案管理工作的信息化进程中还存在很多问题，需要进一步规范，才能充分发挥其优势和潜能。要想实现档案管理工作的标准化、规范化、网络化和信息化，就要进一步提高其信息化服务层次。这就需要利用网络和计算机建立档案服务系统，在这个系统中可以与服务者进行及时、有效、直接的沟通，为其提供可靠、稳定、高质量的信息服务。

结束语

信息化时代的到来，给高校图书馆的档案管理工作带来了机遇和挑战。要想在激烈的竞争中生存，不仅要完善计算机、网络等相关设备，還要注重对工作人员的培训，使其能胜任高校图书馆档案信息化管理工作。

参考文献

[1]刘英男.信息化时代的高校图书馆档案管理[J]. 内蒙古科技与经济， 2011（13）：73-74.

[2]李丹，王振良.浅谈高校的图书档案管理及信息化[J]. 北华航天工业学院学报， 2014， 24（3）：60-62.