技工院校财务报账管理系统设计研究

2019-08-30邹传树

财经界·上旬刊 2019年8期

近年来，随着国家对技工培养的愈加重视，技工学校的发展规模越来越大，资金投入越来越多。在保证资金支出合规、程序合法的前提下，如何提高资金使用效率、提升财务管理水平、保证预算执行率显得非常重要。鉴于学校自主开发并已投入使用的专项资金管理系统，在资金管理、规范报账中取得了良好效果，学院计划构建一个统一的报账管理系统，涵盖所有经费报账。本文以江西技师学院为例，就技工院校财务报账管理系统设计研究予以阐述。

一、功能需求分析

技工院校经费支出主要包括基本支出、专项支出和代收经费支出三大类，各类资金支出有其特有的要求。经费报账人员可能涵盖学院所有教职工，对信息化技术熟悉程度不一;系统用户涵盖学院各个层级，大家对经费使用关注不同。如何解决以上问题，作好系统需求分析，满足各方要求，是本系统设计首要解决的问题。经过调研分析，本系统功能需求主要有如下：

图1 报账管理系统流程图

图2 报账管理系统操作流程图

（一）预算执行控制

随着新预算法实施，提升单位年度预算执行率成为财务人员必须把握的一个原则。报账系统除满足填写报账单外，还要从技术上落实预算执行控制，倒逼预算意识养成，让预算意识从财务人员走向全体教职工。落实“先有预算、后有支出”是报账系统在管理基本支出时所要实现的功能;做到“单独核算、专款专用”是报账系统在管理专项资金时所要实现的功能;“收多少、支多少、多退少补，便于清算”是报账系统在管理代收经费时所要实现的功能。

（二）报账状态跟踪

通过系统，可以随时了解到每一笔报账什么时间处于哪个环节，审核是否通过，支付是否成功，记在财务哪号凭证等信息，让报账人员在电脑前即可追踪查询，而无需到财务前台咨询，有效提高报账效率、提升财务服务水平。

（三）经费使用公开

全年预算一旦确定并录入系统后即可查询，在预算执行过程中，预算执行情况、经费结余情况也可即时统计汇总，资金使用明细也可按规定权限予以查询，让财务数据即时公开，以便大家监督。

（四）经费核算比较

学校财务核算主要是按经济分类科目统计汇总，核算到部门或事务的不多。为便于成本核算、预算编制等，系统需提供按部门、按事务统计汇总，按年份分析比较功能。

（五）政策文件发布

财务报账政策法规性比较强，财务部门需将与报账相关的政策法规、规章制度第一时间在平台发布，减少因不知规定而造成报账多次跑、甚至支出不合规的情况发生。

二、系统流程设计

根据各类经费管理要求及各系统用户权限的不同，财务报账管理系统具体流程设计如图1所示。

用户登陆报账系统，根据自身权限的不同，系统自动进入到相应的功能模块。每个模块中，日常经费、专项经费和代收经费单独管理，三项经费在四个功能模块中操作流程相同，具体设计如图2所示。

学院全年预算审核通过后，系统管理员首先在系统管理模块录入预算内容、预算金额、支出科目等基础信息，后期根据资金到位情况，逐步下达预算，即可使用金额。报账人员在预算下达后，可填制并打印出报账单，系统自动扣减可使用金额。报账人员按规定流程将报账单及相应票据送各岗位审核签字。会计根据审签完毕的报账单，制定报账复核单送主管单位复核，复核通过后流转至出纳岗位。出纳支付成功后再流转至会计岗位，进行登账处理。

三、系统功能设计

根据系統功能需求和流程设计，报账管理系统划分为四个功能模块，各功能模块设计如下：

（一）系统管理功能模块

系统管理模块面向系统管理员开放，主要完成系统基础数据管理和预算下达等，具体包括：

（1）账户管理。报账管理系统四大功能模块、三类经费管理实行一个账户统一认证。用户类别及操作权限为：系统管理员拥有系统管理模块操作权限，会计拥有会计审核模块操作权限，出纳拥有出纳支付模块操作权限，普通教职工、部门负责人和院领导拥有报账管理模块操作权限，但他们访问数据的权限有所不同：普通教职工只能查看本部门预算情况及本人报账明细，部门负责人可查看本部门预算情况及本部门所有的报账明细，院领导可以查看全院预算情况及全院报账明细。

（2）基本选项管理。该模块主要完成对资金来源、文件类别、支出科目及预算内容等四个基本数据的管理和维护。能够完成数据的增加、修改和删除操作，实现数据内容无限级添加。

（3）预算管理。该模块主要是负责预算下达和调整功能。

（4）数据管理。考虑到财务数据的安全性和严肃性，报账数据删除权限由管理员操作。

（5）文件管理。该模块主要是对需要在系统中公布的文件进行管理。

（二）报账管理模块

报账管理模块面向全体教职工开放，需凭账号登录。该模块完成报账单的填写、查询、统计、跟踪等功能，具体设计如下。

（1）填写报账单。该功能含预算内容导航、当前已选内容的预算安排、资金使用情况查看及报账单填写功能。只有选择了预算内容后，报账单填写才会被缴活。在提交报账单时，“无预算或预算不足”，报账单将提交不成功。

（2）查询报账单。该模块负责报账单查询、浏览、修改和打印。非本人报账单不能进行修改，已复核报账单不能进行修改。

（3）统计报账单。该模块是对全院或某部门在某一时间段内报账情况的统计汇总。

（4）跟踪报账单。该模块是为方便报账者了解报账进展情况而设计，报账者通过查询可以知晓报账单送审时间及结果、送银行转账时间及结果、财务记账凭证号等。

（5）文档制度。该模块是有关专项资金使用相关文件展示板块，所有资料在本栏目分门别类地呈现给所有用户。

（6）预算安排情况。该模块主要为财务人员设置，可通过本功能了解部门预算情况、财务实际安排资金情况以及资金缺口情况。

（三）会计管理模块设计

该模块是系统面向财务会计开发设计的功能板块，该模块包含复核管理和记账管理两部分。复核管理含复核前复核单据的生成、查询和打印及复核后复核结果反馈。复核通过的报账单进入出纳管理模块进行支付操作，复核不通过的由报账者修改单据，会计重新送去复核。记账管理是出纳支付成功后重返会计管理模块，供会计录入记账凭证号，方便报账者日后查询账目。

（四）出纳管理模块设计

该模块是系统面向财务出纳开发设计的功能板块。出纳管理含支付前送转单据生成、查询和打印，及支付后支付结果的反馈。支付成功的报账单进入会计管理模块进行记账操作，转账失败的单据由报账者补充相关材料后再次送银行转账。