◆孟 歆 彭 晓/武汉市江汉区审计局

在财政预算执行审计中，数据取数完毕后，需对同一个问题的不同单位进行批量取证，此时同类问题可能涉及几十个不同部门，如果采用逐张粘贴复制的方法，不仅工作效率低，而且在粘贴复制过程中容易出现差错。笔者通过word与excel的链接批量生成凭证有效地解决了这个问题，下面以预算执行审计中“特设专户账户余额与单位账面数存在差异”问题为例，来讲解该方法的使用。

第一步，撰写标准取证单作为取证模板，如图1所示。

图1 标准取证单

第二步，将所有需取证的单位按照模板取证单的取数要求制作excel表格——特设专户账户余额与单位账面数存在差异表（以下简称差异表），此表作为批量取证单的内容表，其内部格式的设计很重要，设计的表中不能出现合并单元格，将表格第一列设为取数列，并插入一列“命名”，以便于后期批量生成取证单的同时，可以批量生成取证单名称。差异表里的sheet命名为“特设专户账户余额与单位账面数存在差异”，以便后期操作时更快找到数据源，如图2所示。

图2

第三步，打开制作好的取证模板，找到“引用—邮件合并”点击进行合并，如图3所示。

图3

第四步，点击“打开数据源”，选中之前做好的数据源（差异表），如图4所示。在此步骤中应保证需打开的差异表处于关闭状态，否则很容易出错。

图4

第五步，打开数据源后，选中差异表中的sheet，并点确定，如图5所示。

图5

第六步，选择需要链接的地方，如选中“被审计（调查）单位或个人”栏后面的“*”，点击“插入合并域”，插入第一个字值段——“单位全称”（此处注意必须选中*，否则链接的时候只会插入不会替代，最后生成的模板会出现“*”），如图6所示。……