张国胜

摘 要：在工作中，对于企业管理和日常的行政工作来说办公室是一个极为重要的事务处理中心，它在领导与基层工作中起着一个承上启下相互连接的作用，而且办公室不仅负责处理协调单位内部的公务事宜，更要负责单位与的外联系对外交往的工作。文秘人员在办公室中作为领导的贴身助手，要处理各种细致繁琐的工作，其工作量之大，工作程序之繁琐，对于文秘人员来说要更好的胜任工作都是一种极大的挑战。文秘人员的工作情况直接影响到整个机关工作运行的各个方面，因此，如何提高办公室文秘人员的工作质量和工作效率成为一个值得深思和得到机关重视的事情。在本文中，笔者将从文秘自身和机关对文秘的管理两方面进行探讨分析，以助于借此提高办公室文秘的工作质量和水平。

关键词：办公室文秘；管理方法；工作质量与水平；策略分析

1 办公室文秘自身水平的提高

在文秘工作中，从文件的打印到公文的处理，从传真的收发再到办公用品的采购，这些都是初从事文秘工作时所做的一些细微的小事，这看起来十分简单容易可实际要把工作做得出色、面面俱到，甚至有创造性却是很不容易的。在平时的日常工作中，文秘必须以高节奏、高效率、高标准、高要求来严格要求自己去处理每一件工作，以踏实严谨的态度去应对工作中的每一个任务，优质高效地完成领导交办的各项任务。

作为文秘人员要在工作的过程中不断地去学习，充实自己，提高自身素质修养。文秘工作经常要准备一些政策文件，所以要做好文秘工作，自己就必须多“充电”多进步，要经常了解时政新闻，政策导向、经济发展趋势，行业动态。“固步自封、夜郎自大”的心理是万万不可取的。只有通过广泛的阅览网络、书籍以及各类文件资料的方式去不断学习，才能不断充实提高自身的政治理论水平；不仅如此，在平常的生活中还要注重从生活点滴中汲取营养，对文秘文稿创作、理论宣传推介、资料整理等方面着重学习。有不懂的不好处理问题就虚心向领导或工作前辈请教学习，及时取长补短，进一步提高自己的业务能力。

文秘人员是领导的贴身助手，是沟通上级与执行单位的桥梁，文秘人员的言行在一定程度上影响着领导在机关工作人员心中的形象。所以办公室文秘人员在工作中要有服务意识、大局意识，与同事团结互助，不勾心斗角，并要坚决处理好与其他单位部门成员之间的关系，主动补位、加深沟通、密切配合，目的就是要能够及时获取各类资料，尽最大努力办妥、办好领导交办的工作。同时，在工作中做任何事都要以单位整体的角度去考虑问题，以集体利益为核心，从大局出发去解决问题。在办公室日常工作中要做到，提前思考、提前规划、做事条理，提高工作的计划性、可操作性，使任务成果落实更加快捷。

作为上级的助手，在平时的日常工作中，文秘工作更多的是一些对公文的处理，这就要求文秘人员要有更强的资料分析、公文分类处理等能力，这样才能使文秘工作能够顺利进行。为方便能够随时查阅公文的去向、处理结果等，公文的来件分类就必须要有一套合理的规范化的处理流程，使其条理清晰，方便查询一目了然。最好能够依据来文的具体情况整理出一套方便查询的公文归类表格，特殊情况下也能方便领导或其他人员查看。对一些时效性较强的工作，对信息的整理就必须要全面、及时、有效。对一些文件要有分析加工的能力，这样能够更加提高企业领导的审阅效率。在处理公文时更要严格遵守国家公文处理条例和企业的规定，严格按照程序收发文件，并对有用的文件及时归类处理，无用的文件则按规定及时销毁。

在平时的日常工作中文秘人员要做到严格要求自己，以身作则。每天提前到岗，为当天的工作做好相关的准备。对于一些紧急的事情，哪怕加班加点也要不怕繁琐，保证处理到位，一定要做到“今日事，今日毕”保证不拖沓。同时还要提高自身处理突发情况的能力，摆正自己的位置，认真处理自己分内的事，较大的事情要及时向有关领导汇报，尽快落实，并及时将进度消息反馈给领导。

2 企业改进文秘管理方法

文秘工作直接关系到企业的形象，在企业的发展中应加强对文秘工作的重视。就目前企业管理状况来说，对文秘人员工作能力的培养与业务能力的提高尤为重要。首先要加强文秘人员的专业知识技能的培训。定期的文秘培训，不仅能够提升办公室文秘的工作能力，更能够使其感受到企业对其本人以及工作的重视，提升他们的工作积极性。其次，文秘工作者要开阔视野，涉猎更多的知识，提高知识储备。要鼓励引导文秘人员广泛学习政治、经济、历史、文化教育等方面的知识，提高综合素养和工作能力，培养综合性文秘人才

设置科学的奖惩机制，提升文秘人员的积极性。在企业管理中，合理有效的奖惩机制能够充分调动办公室文秘人员的工作积极性。健全的奖惩机制就要有赏有罚，对于配合企業认真工作不出纰漏的文秘人员，给予一定的物质上的奖励，鼓励他们继续保持优良的工作作风，再接再厉；而对于一些工作上出了差错的文秘人员来说，适度的批评或少量的物质惩罚能够激励他们改正错误，继续努力做好工作。同时，既要让办公室文秘拥有一些自决的权力，又要合理地约束他们，使文秘人员能够充分发挥自己的长处，为工作提供更大的帮助，以调动其工作的积极性，提高工作质量和办事效率。

总体而言，办公室文秘人员作为企业领导的助手，他们应该得到企业足够的重视，给予他们应有的待遇和空间，以便他们能够充分施展自己的才华；同时作为办公室文秘人员，更要“在其位，谋其政”不断提升自己，与周围同事和谐相处，提升自己的专业能力，为企业发展以贡献力量。

参考文献

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[2]邱春华，朱碧云，郭鑫.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].化工管理，2015（35）：90.

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