莫艳君

摘 要：在信息时代不断发展的今天，電子办公变得越来越常见，这就给文书档案管理带来了许多便利。不管是在档案的收集、管理，还是使用、开发，都降低了工作难度，提高了工作效率，将有限的资源利用到最大化，并且可以有效的保证档案资料的管理和使用是十分安全的。但是，电子办公环境下文书档案管理在当下仍存在一些不足需要完善。本文就该问题结合实际情况做了深入研究，分析了电子办公环境下文书档案管理中存在的问题，并有针对性的提出了解决措施。希望可以对之后相关工作提供借鉴，正确发挥出电子办公的优势，以充分展现出办公效果。

关键词：电子办公；文书档案；管理体会

与传统的工作模式相比，使用电子办公的方式对文书档案进行管理才更加符合当下社会的发展。在电子办公的环境下，对文书档案进行管理的主要说的是运用电子化管理手段，包括通信技术、网络技术、信息技术等，来对档案的建设、管理、开发、利用等环节进行提升，将传统的信息资源管理转变为一体式的一种管理方式。这样的转变方式就可以很好的将文书档案管理转变成服务形式。信息发展迅速的今天，文书档案管理的转变让工作效率得到了进一步的提升，也最大程度的提高了工作质量。

1 电子办公环境下文书档案管理存在的问题

1.1 受传统观念的束缚

这些年来，我们国家在文书档案管理方面已经开始普及电子化管理，但是因为在相关领域的发展相对比较缓慢，这就导致在我国图书管理人员在进行管理的时候，从认识上和发达国家还有一段距离。在文书档案管理实现电子化之前，我们国家对大部分文件的管理，采取的是封闭或半封闭式的管理办法。现在，文书档案管理实现了电子化管理。在文书档案逐渐落实了电子办公后，相比于传统管理方式工作效率有了一定的提高，但是因为有很多管理工作人员还没有摆脱传统的管理观念，受传统管理观念的影响，使我国电子办公环境下文书档案管理意识还不能够深入到管理人员的思想中，并且没有一定的电子化管理技巧和经验作为支撑，同时，国家在这方面电子化办公投入的资金有限，就导致文书档案管理技术发展缓慢，对于文书档案的管理还不能满足人们的要求。因此对文书档案管理产生了一定的不利影

响[1]。

1.2 专业技术水平较低

文书档案电子化管理要想在实践当中有好的效果，那就需要对电子信息技术有更加深入的了解和更加灵活的运用。面对日子增多的各种文件、资料，要保证有较高的工作效率，那就需要有对电子信息技术熟练运用作支撑。但是，因为在电子化环境下办公会涉及到不同领域和不同技术当中的概念，这就给相关的管理人员带来了困扰，因为他们要在较短的时间中尽可能的掌握与电子化档案管理的所有内容，是十分困难的。除了这些，在电子化的办公环境下，对档案进行管理不仅要保证档案的内容是真实，还要具有较高的可靠性。这就要求以具有权威性的法律法规进一步改进和完善档案管理过程中的相关事宜。这两点对于保证档案的真实性和安全性有着十分重要的作用。可是，要让我们国家在信息安全技术方面的开发满足企业单位的要求，这对于相关技术人员来说还是比较困难的。

1.3 电子文书档案管理标准不能与时俱进

管理标准在制定以后就会使档案管理的整个过程更加规范和统一。在电子文书档案管理方面，我们国家已经制定了相关的管理标准。但是随着时代的不断发展，有些标准已经不能适应社会的进步，这就导致电子信息文件在管理方面还存在着不足和缺陷。在还未对档案管理进行统一的情况下，就使档案管理质量出现了各种状况。电子文书档案的管理标准要涉及管理当中的方方面面，包括档案的书写、录入和保存等。根据文书档案管理在实际工作当中的具体特点和要求，以满足实际需求为目标，制定出有针对性的标准，让文书档案资料在收集、管理和使用等多个方面的管理都有章可循，进而保障档案管理工作更加具有科学和合理。因为对文书档案进行电子化管理离不开计算机的使用，所以说对于软件应用等方面也要制定相关的标准，为有效实现电子办公提供制度保障。

2 实现文书档案管理的措施

2.1 树立数字化文书档案管理观念

与传统管理方式相比较，最常见的管理就是纸质化，具体表现在对文书和档案上的纸质管理。当下，信息技术已经深入到各行各业，在各个领域当中都发挥出了独有的作用，文书档案在进行管理的过程中，也在一步步的实现数字化，并更趋于信息化，同时还能够把一些图片视频等不同类型的资料实行统一的管理。在这个过程中，要有数字化管理的意识，用数字化管理理念实现档案管理。同时，要最大程度上的掌握档案管理的先进技术，了解先进的前沿的技术信息，同时学习有关的网络技术。进而为真正实现电子化档案管理提供技术保障[2]。

2.2 建设信息网络，实现档案信息共享

建立电子文书档案主要就是为了实现信息共享，这也是建立电子文书档案的本质要求。这就要求对现有的技术水平进行不断的改进，并且以此为基础，建立起电子化文书网络模式。在这个过程中，要制定统一规范的标准，从而实现信息格式、软件程序的一体化。因此，相关部门之间要互相交流，并且要共同完成档案管理相关规定制定，这个标准是管理文书档案的唯一标准。以此来实现网络资源共享，从而充分体现出信息网络的强大功能。不仅如此，信息的传输技术也要实现，这样就可以在最短的时间里，让有效的信息充分发挥作用。各个部门在对文书档案的电子化进行管理的过程中，应当从自身工作特点出发，在管理上不断创新，让管理变得更加有特色，从而为人民群众提供更加便捷的服务。

2.3 制定文书档案管理的标准和制度

由于信息时代的到来，这些年我们国家对与文书档案管理相关方面制定了相应的法规，为档案管理提供了制度保障。信息管理模式随着时代变化不断进行完善，其它相关规范也应随着时代的变化予以更新。同时，也要将相关的法律制度根据实际需要进行适当调整和完善，对以往的制度当中存在的缺陷。电子文书档案的建立阶段是十分重要的，必须要保证在这个环节当中操作的规范性和标准性，建立好电子文书档案后，要根据社会的发展对其进行改进和调整。这样才可以让文书档案管理顺应时代的发展。

2.4 加强文书档案管理信息系统建设

文书档案电子化管理可以根据自己现在已经有的信息技术手段，结合发达国家先进的有关文书档案的相关经验，借鉴到我国管理当中，更好的实现数字化和信息化。除了这些，还要将政府各部门的之间的联系不断加强。这样一来，不仅可以更好地收集相关档案资料，还可以实现资源信息共享[3]。文书档案管理系统在建立之后，要以此为基础完善其他相关的设施建设。在这个过程中，对于软件的更新和管理是十分重要的，运用高效率的档案管理方式，可以让信息管理的效率和质量在很大程度上得以提升。

3 结语

在电子办公的大环境下，文书档案管理实现信息化管理是势在必行的。与传统的管理模式相比，电子化信息管理让工作更高效和便利。办公自动化为档案管理既带来了挑战，也带来了机遇，所以，档案管理工作人员不仅要看到挑战，还要抓住机遇，在实际工作中不断分析研究，积攒工作经验，探索出更加有效的档案管理方式，为档案管理打造新的发展模式，并借鉴发达国家已有的管理经验，进而为实现电子办公环境下文书档案管理提供有力保障。

参考文献

[1]汤颖.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].科技风，2010（24）：35-39.

[2]于凤珍.电子办公环境下文书档案的管理[J].办公室业务，2013（3）：77-82.

[3]陈佳强.探讨文书档案管理如何实现现代化管理[J].办公室业务，2012（4）：61-66.