区桂玲

摘 要：干部人事档案数字化管理是信息化发展的必然要求，通过进行档案的数字化管理，可以显著提高管理效率和质量。将人事档案数字加工进行外包是管理的主要方式之一，本研究结合干部人事档案数字化加工外包的实践，详细阐述了干部人事档案数字化外包的优势和实践过程。

关键词：人事档案；外包；实践与探索

1 引言

随着从严监督管理干部内容的升华，干部人事档案数字化管理成为档案管理发展的新模式之一，不仅可以提高管理的质量和效率，还可以避免出现档案涂改作假等。将干部人事档案数字化加工进行外包服务，可以解放本单位档案工作人员，一心一意进行本单位的工作，还可以避免出现错误。因此，可以通过实践可以探索出更好的数字化加工外包的管理方法，本研究就此进行了详细的阐述。

2 干部人事檔案数字化外包优势

1）可以提高档案管理的效率和质量。大批量的干部人事档案进行数字化外包的形式进行管理，能够减少本单位的劳动力，使工作人员能够集中精力进行日常工作。

2）提高工作人员的技术。外包可以节省工作人员外出培训的时间和费用，还可以现场教会工作人员进行掌握档案管理的技术，为提高工作技艺和时间奠定了基础。

3）解决档案数字化管理的技术问题。因为干部人事档案数字化外包的管理是由专门的外包公司进行承担的，主要进行高清图像的制作、数据挂接、数据的存储、系统维护等，档案部门只负责查收档案，更好的解决了档案部门数字化管理的技术问题。

4）减少数字化设备的闲置问题。干部人事档案数字化加工外包之后，档案管理部门就不需要采购大量的必备设备，减少了购置设备的费用，并且避免数字化工作结束后部分设备的闲置浪费。

5）提高工作效率。人事档案数字化加工外包是由专门从事数字化加工服务的公司进行的，工作人员经过了一定的培训，具有相应的工作经验，可以较快的适应工作的需求；此外，工作的性质决定了工作的积极性，管理的流程化和熟练性提高了工作效率。

3 干部人事档案数字化加工外包实践

1）调研阶段。调研工作是进行指导方案的前提。一般会采用电话、网络、实地调研的方式进行，主要是对开展此项工作的单位进行，了解档案数字化管理所需要的经费、设备、人力、资金等，为本单位进行档案的数字化加工外包项目提供参考。

2）制定方案。方案的制定是档案数字化加工工作开展的重要保障，可以根据调研和结合自己单位的实际状况，制定符合本单位的科学合理的实施方案，方案的内容主要包括经费、计算依据、工作的具体计划等。

3）招标和准备工作。人事档案数字化管理所需要的硬件、软件和加工服务费用均需要购买，所需要的经费开支比较大，需要进行招标来选择，招标的具体工作分为软件包、硬件包和数字化加工外包三种形式，但是因为各种包流标或者废标比较多，花费半年多才能完成各种项目的招标工作。同时，还需要做好其他方面的准备工作，比如制定相应的规则制定和规范流程，在工作的场所安装监控，监测硬件和软件设备的安全性能，安装正版的防毒防盗的软件，和工作人员签订保密协议，如出现泄密的情况依法追究其刑事责任。

4）数字化加工。数字化加工的过程中主要分为调出档案—对档案进行查缺补漏—材料进场催交—补全材料—目录的录入—扫描原件—进行扫描版图片的处理—质量的检查—归还档案—进行备份。在这个过程中，无论是档案所在单位还是外包公司，都需要对加工过程中进行严格要求，保障档案的数字化加工结果符合国家级的相关规定。

5）验收工作。检查验收是保障档案数字化加工质量的最终环节。因为本单位的人事档案数字化管理系统，档案的录入是手工完成的，其他的信息进行扫描完成以后，均需要进行高清图像的处理，这里的每个环节都存在潜在出错的危险。因此，本单位严格按照相关的验收标准进行工作，一边工作一边检查问题，一旦发现问题及时解决，较好的保障了数据档案的质量。

4 对于干部人事档案数字化加工外包实践的体会

1）经费的预算。经费的合理预算是保障档案数字化加工是否能顺利完成的关键。一般进行经费预算要做到以下两点：其一，人工预算要高于当前的市场价格。随着社会经济的不断发展，人力劳动成本显著增高，因此，在预算外包加工费时应该高于当前市场价的5%左右，防止因为上涨的人力成本造成的差距；其二，硬件和软件的预算应该参考官网价格，投标公司是否参与项目取决于他们能否赚到钱，因此，预算需要高出官网价格的10%左右，保证竞标公司能够乐意参与。

2）硬件软件的建设。人事档案数字化管理不仅需要高级的保密级别，还要最大限度的满足人力资源管理部门的日常需要。除此之外，系统的界面也需要操作简单、便捷、使用、检索功能完善，支持系统在更换数据时应该精确完整导入新系统，单间保密、方便的管理平台。

3）完善制度。建立完善的规章制度，规范工作的流程。在档案数字化加工外包时，档案在借出、扫描、录入等过程中都有泄密，所以在此之前需明确外包人员的工作职责、具体的任务量和保密要求等，使用合同和制度进行约束；此外，外包公司内部也需建立健全有关制度、工作流程以及有效的激励、约束机制等，以达到管理规范化，加工高效化、精细化，确保人事档案数字化加工过程以及实体档案、数据信息的绝对安全，且方便以后的管理利用。

4）加强招标工作。招标公司的质量关系到档案数字化加工外包的质量。这就要求，其一，在招标前做好准备工作，充分了解数字化加工外包公司的具体情况，确保在竞谈、招标的顺利开展，并且找到比较满意的中标公司；其二，招标文件的制度应该符合本地的实际状况，比如转备好本地区审查时需要的各种文件；其三，招标公司需要做好相关的指导工作，最好指导他们能够提供投标的文件翻本，强调工作人员注意这个过程中会发生的状况，防止出现废标的情况。

5）数字化的加工管理。档案数字化加工外包是由外包公司进行承担的，存在外包公司工作人员的流动、档案的丢失和数据泄露等风险，这些风险均会对档案的安全管理构成威胁。一方面，建立保护的环境，比如禁止拍照、封闭USB接口、安装监控设备等；另一方面，加强对本馆以及外包公司相关人员的安全保密教育等措施提高其意识，最大限度地防范并减少人为因素风险，确保人事档案实体、数据信息的完善，形成完善的人事档案数字化加工外包过程。

5 结语

综上所述，本研究以人事档案数字化加工外包为主要研究对象，详细介绍了干部人事档案数字化加工外包实践，从经费的预算、硬件软件的建设、完善制度、加强招标工作和数字化的加工管理等方面提出了对干部人事档案数字化加工外包实践的体会，旨在更好的促进档案数字化的发展。

参考文献

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