刘德梅

摘 要：针对退休人事档案审核遇到的问题，应该在日常的人事档案管理中，加强对调动文件、岗位调整及个人荣誉、各类证书等材料的归档工作的重视，以发展的眼光，负责的态度，心存敬畏地对待人事档案管理中经手的每一份材料……

关键词：退休；档案审核；人事档案；管理

从某种意义上来说，人力资源管理的优劣判断需要经岁月来考量，因为人力资源管理工作中往往存在许多看不见的隐患，这些隐患不像有的工作，一旦失误立刻会带来反应，造成后果，从而引起重视。人力资源管理中存在的某些失误、不作为等行为，往往像某种疾病病毒携带一样，或者像一枚深埋的炸弹，无声无息地潜存，却会在某个时刻突然爆发，而补救工作往往很艰难，有的甚至就无法补救造成不可避免的损失。作为一名专业的人力资源管理人员，工作的重点不能只放在眼前利益相关的工作上，而更应以一颗专业良心，去做实做细那些有失误有不足却暂时看不到后果的工作上，比如，我们的专业眼光应该在一名员工入职时，就看到他将来退休的需要。

今天，笔者就结合为员工办理退休档案审核时遇到的问题，来谈谈人力资源人事档案管理工作中应该注意的几点问题。

人事档案材料收集归档工作应遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反应干部、工人自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据工作需要，不断充实完善人事档案内容。具体细分应该包括以下几方面：履历材料、自传材料；各阶段的主要考察、考核、鉴定材料；考试登记表、毕业生登记表，以及参加的各种业务技术学习班、培训班的登记表；调动、任职审批表、调整工资审批表、离退休、退职审批表，专业技术资格评审表；入团、入党志愿书、申请书、转正材料，政审材料，取消预备期材料，退团、退党材料；单位以上先进生产（工作）者审批表，省市级授于各种荣誉称号的有关材料；处分及取消处分材料和受处分的个人检查材料。

如果不能系统从人事档案管理的过去、现在和将来三个阶段，来

看待人事档案管理的意义，我们往往把握不准为什么这些材料要归入人事档案，从而会在判断某项具体材料该不该归入人事档案的时候，犹豫不定，甚至武断地将本应该归入人事档案的材料排除在外。结合退休档案审核中遇到的支撑材料不足的问题，就人事档案管理中容易忽略和需要重点强调的问题说明如下：

1 调动材料

调动材料是退休档案审核过程中的一份关键材料，调动材料的连续性是判断一个人工作经历连续，工龄没有中断的关键依据。依此类推，不但调动文件，解除合同、合同签订等材料也是必须要归入人事档案的，这些文件的时间也是要必须严格正确填写的，任何一个失误，都可能造成一个人原本工龄的损失，进而造成其退休待遇的损失。一份份调动材料，一份份解除和签订合同的材料，都是串成一个人人生职业生涯轨迹最关键、最主要的印迹。

2 调整工资审批表

有时候，工资调整审批表，会以岗位调整通知单的形式出现，无论是哪一种形式，都是记录一个人岗位变动的关键材料。在工龄确认的前提下，岗位如何变动、工资发得多少，这个又有什么影响呢？答案是有影响的，影响有两个方面。

一是影响女职工提前或延期退休。现在我们国家退休政策中有女职工提前退休的相关规定，规定原干部身份的女职工，退休前在工人岗位工作，达到50周岁时在工人岗位连续工作已满5年的，其退休年龄按50周岁执行；达到50周岁时在工人岗位连续工作不满5年的，退休年龄按55周岁执行。原工人身份的女职工，退休前在管理岗位连续工作满10年的，其退休年龄按55周岁执行；在管理岗位连续工作不满10年的，按50周岁执行。女职工要享受这一政策，我们需要在办理其退休档案审核过程中提供哪些支撑材料呢？答案正是我们连续性的调整工资审批表或者岗位调整通知单，这些材料可以让档案审核人员判断退休人员在工人岗或管理岗的从业经历和年限，从而判断是否符合提前退休或延期退休的条件。同时，哪些岗位是工人岗，哪些岗位是管理岗，单位也应该有一个明确的界定，避免界线不清给职工造成困扰，也造成退休档案审核时的被动。

二是影响特殊工种提前退休。我国〔87〕水电劳字第114号规定了水利电力行业提前退休的36种特殊工种岗位，符合特殊工种岗位工作年限的，可以按照男55周岁，女45周岁办理退休。这一退休政策的落实，关键材料也是人事档案中的调整工资审批表或岗位调整通知单。人事档案中如果没有这些关于所从事岗位的支持材料，无法证明其特殊工种岗位的从业经历，员工按特殊工种岗位提前退休的申请将无法被批准，职工的提前退休意愿将无法实现，这个责任毫无疑问应该追究在人事档案管理人员身上。

在这里必须补充强调一下人员调配规范性的问题。部门间不同班组岗位人员的临时借用在许多企业很常见，如果短时间人手紧张产生的借用可以忽略不计，那么长时间的跨班组跨岗位人员借用必须要经人力资源管理部门进行及时调整并记入人事档案，避免员工在特殊工种岗位借用的年限不被记录，导致其无法享受原本可以享受的特殊工种提前退休的待遇。所以，人力资源管理部门必须要严格禁止部门间私自对不同班组岗位人员进行调整，同时要将特殊工种退休的有关政策告知员工，从企业、部门和个人两个方面对岗位调整工作做好规范和监督。

3 各类劳模、先进材料，以及专业技术资格材料等

人事档案是一个人一生经历的浓缩，我们必须专业地记录他的种种轨迹，无论优劣。社会是不断进步和发展的，今天的省级劳模在退休的时候会享受待遇，明天市级劳模可能也可以享受待遇。今天你的职称在你的行业对退休待遇没有影响，明天你的职称可能就影响你的退休待遇了……所以，作为人事档案管理人员，应该以发展的眼光将材料归档工作做扎实做细致，慎重对待那些目前看起来没大影响、看似无用的材料。

而目前在人事档案管理中，上述这些材料的歸档工作，往往被或部分被忽略，日积月累，这些被忽略的工作要补充完成的难度将越来越大，是一个不小的隐患。这需要我们人事档案管理人员在工作中，在面对一份材料时，更多一份敬畏，更多一份思考，员工的人事档案才能更趋于完善，员工将来退休的各项保障才更加可控。