郭竞新

摘 要：本文简要分析了保密工作的重要性，提出强化档案利用过程中的监管工作，搞清楚保密与利用之间的关系，最后分析如何进一步加强档案保管利用过程中的保密力度，从而提升档案保密水平，保证档案资料的有效利用。

关键词：医院；档案利用；保密工作

1 引言

随着时代的进步和医疗技术水平的提高，人们对于自身的健康状况越发重视，医院接待的患者日益增多，因此医院在日常运营期间产生海量的患者资料信息以及本身运营的档案资料。而这些数据信息中又有很多涉及隐私和秘密，随着社会法律制度的完善，医疗机构会依据相关规定按保密要求来管理这些数据信息。医院档案的保管和利用工作，对于医疗服务水平的提升，科研教学水平的提升，医院建设发展和运营决策制定等都有极大的帮助，所以在档案合理保管利用过程中要注意保密工作到位，以免产生违法违规等不利医院运营的不良事件。

2 保密工作的重要性

保密工作就是采取特殊的措施，保护信息资料的安全和不泄露。医院档案资料的设计内容较多，不仅有病历档案，还有文书、财务管理、人事管理、设备管理等方面的档案，而且划分出实物档案、声像档案和电子档案等门类，涉及医院运行的方方面面。随着我国社会法律制度的不断完善，医院档案的各个门类按相应的法律法规也需要开展对应的保密工作。例如：病历档案涉及患者的身份信息，家庭基本状况、既往病史、病情发展、医疗过程、治疗效果具有一定法律效力，也是对医院医疗水平和医疗质量的反映，但同时也涉及患者隐私需要，保管和利用就需要采取保密措施；又如医院按采购招标签订的合同涉及商业机密，为了公平必须采取保密措施保管归档合同；又如医院科研档案记录了科研课题从申请到结题获奖的全过程，其中大量的科研数据不但是医院的珍贵数据，也极有可能是国家的珍贵数据，所以一定要在开发利用的时候严格按保密工作要求来操作，等等。因此开展保密工作对于医院档案的保管利用来说意义重大。

3 强化档案利用中的监督工作

3.1 制度建设

对于医院档案的开发利用一般是借阅、复制、翻拍、外借等，医院需要结合实际，按照档案门类的不同要求和信息涉密的程度、划分涉密档案材料的保密等级，并区分不同层次的档案利用人员，按权限订立不同的利用范围，并严格按照标准操作执行。在利用过程中严格執行审批程序和标准，保证档案利用工作有迹可循，保证档案信息的不失密、不泄密和不损毁。在这里，关于档案利用的规章制度要完善简明，方便操作，医院还要在实践过程中不断优化和总结改进。

3.2 监督措施

医院应该在档案室安装监控摄像头，借助信息技术实现动态实时监控，监督相关工作的开展；按照档案是否涉密或者保密等级，执行不同的利用方式，涉密的档案在审批程序完善的情况下仅提供阅览，不允许外借，严禁复制、拍照、录像录音、撕毁或涂改档案的违法行为；加强宣传保密法和保密规章制度，并严格执行，将责任归责到位，在后续整理期间出现问题及时追责；在利用者结束利用归还档案时，要进行详细的检查，发现问题及时查处，并在记录上说明，对于失密泄密甚至损毁档案的行为进行严格惩处，涉及违法的移送司法部门处理。

4 正确处理档案保密与利用的关系

在保管和利用档案的过程中，必须要做好保密工作，这是档案管理工作的基本要求。因此档案管理人员要重视保密工作，提高工作的保密意识，严格按照保密规定进行档案相关工作的开展。但因为传统思想观念的影响，档案工作存在重保管轻利用、开发利用不足等问题，特别是档案资源的价值并没有被完全开发，造成很大程度的浪费问题。档案管理人员自身的价值也难以体现出来。这种情况下，档案管理人员就要转变思想观念，在做到资料有效保密的基础上，再进行信息的利用，达到充分利用的目的。保而不用会失去保的意义；用而不保会破坏用的价值。因此档案工作人员要认识到，保密和利用是两项同等重要的工作，需要给予同等重视，避免工作中出现偏颇。

5 进一步加强档案保管利用过程中保密工作

5.1 做好档案保管过程中的保密工作

一是加强档案室管理。医院需要重视档案室硬件管理，有条件的要长远规划，专门安排一栋楼或一整层办公室用于档案资料存放；并对门窗进行加固，安装先进的防盗和防爆破系统，还可以实行人脸识别、指纹识别等出入控制系统，实行实时的出入登记，禁止无关人员进入；将保管、阅览室和其他场所分开，严格按照“八防”要求配置管理库房。

二是加强档案管理人员的保密教育。医院要重视提升档案管理人员的保密素质和能力，知晓档案进行保密的重要性、对于医院发展的意义等，了解保密工作，以及医院档案的保密范围和等级；设立监管部门，对档案管理人员执行保密工作进行监督，防止失密泄密和监守自盗情况的出现。

三是加强日常管理。按照相关规定对涉密和非涉密档案进行分别保管，配备有效的保险设备，保险柜等，确保档案的安全性和严密性；注意对档案资料的移交和保存，加强检查力度。

5.2 做好档案利用过程中的保密工作

一是加强档案利用过程的监督工作。在提供档案利用现场，安排专人进行监督，及时发现利用过程存在的违法违规行为，并进行纠正，保证档案的保密性和完整性。对档案管理人员加强监督，建立制度，杜绝在监控区域外翻阅处理文件资料，监测并报告每天的工作情况。

二是加强保密工作宣传。医院定期开展法律知识讲座，提高档案管理人员的法律意识，加强对相关保密法律法规的宣传；制定符合医院情况的档案保密管理制度，并向员工广为宣传，严格落实加强管理，保证保密工作的顺利开展；定期进行保密知识的培训教育，提高档案工作人员的保密意识和知识与技能水平。

三是建立保密档案制度。档案的保管和利用制度应有涉及到保密、阅览、外借、复制翻拍等条款。医院要结合档案管理的实际情况和保密划分的登记，确定不同权限的利用人员的利用范围，并规定统一的保密审查审批程序和标准，保证工作有序进行；对医院档案进行密级划分，设置不同利用人员的权限；做好涉密档案的保护工作，保证档案管理的安全性、长效性，避免档案资料出现遗失或损毁；监督档案管理人员严格落实保密制度，并将保密工作成效与绩效管理相挂钩，关联到管理人员的绩效考核中去，定期通报落实情况，以提醒管理人员加以重视。

四是优化档案管理队伍建设。医院要加强对档案管理人员的招聘和培训，一方面制定优越的人才招聘制度，给出良好的薪资待遇，招收更高水平的专业人员开展档案保密工作。另一方面是建立科学的人才培养制度，针对医院内的档案工作人员进行保密工作的专题培训，提高保密意识，认识到档案利用工作中存在的不安全漏洞，加以处理；同时引进先进的保密信息系统，借助信息技术和设备的应用辅助保密工作的开展。

6 结语

医院档案的保管和利用是关系到档案信息价值的挖掘和展示，促进医院医疗服务水平和决策进展的重要工作内容。但因为医疗档案涉及到患者的个人隐私和医院运营的保密方面，需要同时注重保密工作，保证医疗档案的安全性和保密性，避免涉密档案内容的失密、泄密、损毁、偷盗、被攻击等，从而保证医疗档案的正常保管利用。

参考文献

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