崔红霞 张新

摘 要：文书档案作为一种信息资源，是档案工作的重要组成部分，是对单位各项工作的真实记录，是一项基础性的工作，是能够维持单位发展的重要凭证，它的质量影响到单位管理的各个方面。严守档案的政治性，完善制度机制建设，强化责任担当意识，可大大提高文书档案的前期质量。

关键词：文书档案；前期质量；公文处理

档案工作是党委、政府和企事业单位工作的重要组成部分，其中，文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，是由通用文书（公文）转化而来的那一部分档案的习惯称谓。当前，通用文书（公文）常见的类型包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知等。如何做好文书档案的质量管理工作。笔者总结，应从提升文书档案前期的质量着手。

1 严守政治性是保证文书档案前期质量的核心

档案工作姓“党”，承担着为党管档、为国守史、为民服务的重要职责，发挥着存凭、留史、资政、育人的重要作用。通用文书（公文）档案同样姓“公”，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请求和答复问题，报告、通报和交流情况的重要载体。必须牢记通用文书（公文）档案的政治属性，把政策审核摆在更加突出位置，自觉从讲政治的高度，把好起草、审核的政治关、政策关。严格落实“五个不能”审核标准，即不能与党章和党的方针政策相抵触，不能与党中央最新精神和决策部署不一致，不能与宪法、法律相抵触，不能与党内法规和规范性文件相抵触，不能在权限和程序上违反规定。努力使档案成为落实国家方针政策的有力抓手，提供可追溯的可记忆的原始凭证。通用文书（公文）的质量影响着党和政府重要决策信息的传达与部署落实，任何小的差错都可能导致严重后果，马虎不得，必须牢记通用其具有严谨、规范和精准这样一个政治性定位，更要学习习近平总书记的文风，讲政治高度、思想深度、思维广度，秉持严谨细致的工作态度，真正使立卷存档的公文经得起推敲，经得住历史和实践的检验，充分发挥其以档资政作用。

2 健全制度机制是提升文书档案前期质量的保障

“不以六律，不能正五音”。务实管用的制度机制既是提升工作水平的“助推器”，又是堵塞工作漏洞的“防火墙”。要注重发挥制度的规范、引领和保障作用，切实扎牢制度的“笼子”，为提升通用文书（公文）档案前期质量工作保驾护航。一要抓制度制定。将通用文书（公文）要求嵌入各项业务流程，服务于中心工作，主要从文件拟制、审核、流转、管理、归档等方面作出明确要求和规定，逐步建立审核制度、沟通制度、通用制度、直接退回、限时结办、责任追究等制度，形成文档部门归口管理负责、業务部门共同参与的联动机制。同时，规范公文流转，建设并推广OA网上办公系统，公文的承办、督办、反馈全过程在线管理，整个系统任务链上的发起方、接受方、执行者，可随时了解任务动态信息、跟踪督办，为通用文书档案（公文）前期质量提供制度遵循和科学引导。二要抓制度宣传。采取制发专门文件、制作宣传展板、发放宣传材料、开展培训督查等形式，多渠道、多维度、多频次解释、宣传和强调制度，大力宣贯依规治文、依法治档，让通用文书（公文）的起草、审核、归档工作固化为自觉行动和日常工作。同时，宣传要覆盖非档案岗位工作人员，不少非档案岗位的工作人员保存着应该归档的重要文件、声像资料、证书、实物、照片等，强化这部分人员的档案意识，保证及时上交各类文件资料，有完整齐全的文件才能有完整齐全的档案。三要抓制度落实。将通用文书（公文）工作作为单位重要的基础工作纳入绩效考核，通过实施制度规范、突出过程管控、结合考核评价这一“组合拳”，在源头环节为制度落实奠定基础。在行文中更多体现从严落实的理念，强化督查问责在抓落实中的压力传递和工作导向作用，从党组层面加强组织领导，明确责任，细化分工，层层落实责任，促使归口部门与业务部门形成推动制度落实的合力。

3 增强“三种意识”是提升文书档案前期质量的基础

档案来源于文书，文书是档案的前身，档案是文书的归宿。文书档案是由文书有条件地转化而来的，文书是在机关工作中形成和处理的。从这个意义上说，文书工作是档案工作的基础。在这个最基础的环节是否做到位，对文书档案的形成质量具有直接的影响。首先，要有责任意识。公文的起草和审核人员是档案管理工作程序里边的“初级工”，面对的往往是一些细微问题，还有一些深藏不露的细节问题，如果没有高度的责任心，敷衍了事、应付差事，很难产生高质量的文件。必须从“心”上用力，需有如履薄冰、慎之又慎的态度，在公文产生的全过程、各环节，始终绷着责任担当这根弦，坚持以高度的政治责任感和使命感，严肃公文制发依规依章，每份公文多追问自己还有哪里“心”没用到，确保文书档案在公文审核的初级阶段无差错、无闪失。二要有精品意识。文书档案的质量问题不是归档后出现的，而是在文件制作过程中产生的，这一先天不足在后天是难以弥补的。“一字入公文，九牛拔不出”。必须在“精”字上下功夫，严把政策关、逻辑关、文字关。胸有工匠精神，从主题到结构，反复推敲打磨，让每份文件在谋篇立意上紧扣中央精神、工作实际和领导意图，让文书档案成为了解情况、科学决策、指导工作最可靠最权威的渠道，充分发挥其以文辅政目的。三要有服务意识。没有高质量的公文就没有高质量的档案. 做好档案工作，必须首先从公文处理这一基础性工作抓起，

审核人员如果没有过硬的综合素质，存在服务意识、服务能力的短板，对工作情况了解不清、文件内容把握不准、认识不全，缺乏透过文字看本质的“火眼金睛”，就当不好“服务员”。必须强化人才培养，将文档人才建设纳入单位培训计划，创造学习培训条件，培养政治素质好、工作能力强、文字功底深的高素质工作者队伍，为持续提升通用文书（公文）档案前期质量提供坚强保障。并优化签批和归档程序，通用文书（公文）的审核、报送、立卷归档由办公室指定专人负责，在一定程度上避免人为因素造成的执行走样，逐步提升服务主动性和管理现代化水平。

参考文献

[1]《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）

[2]《文书与档案管理基础》2006年电子科技大学出版社

[3]《文书与档案管理》2010年电子工业出版社出版

[4]《办公室业务》2014第7期

[5]《山东档案》2004第6期