秦佳

摘 要：在这个网络科技迅猛发展的时代，电子科技的数据化和网络化在人们的日常生活中也得到了广泛的应用和普及。而建设高校档案管理的信息化与网络化平台，在優化档案中每一项资源的同时，还可以加速推进网络平台的管理工作，从而实现资源共享。所以，我国各高校档案的信息化与网络化的建设已经成为社会发展的必要因素，因此，本文主要围绕高校档案网络平台的建设以及它的可行性、必要性和现实问题展开分析和研究。

关键词：高效档案；信息化；网络化；管理平台

在飞速发展的网络信息时代中，建立档案己经成为了了解和核实与其相关信息的最有效的途径，它以自身的便利性和普及性被各个行业的人广泛使用。而对档案管理的工作也成为了各高校开展相关的教学活动的最基本条件，也是各高校内部机构和项目以及个人的高等教育共享资源的主要部分。所以，为了建设高校档案信息与网络化平台，就要求在传播信息、收集和储存时做到内容和方向准确，再借助先进的通讯技术与电子技术手段，建设全国各高校档案的信息与网络化平台，从而实现各高校档案的资源共享。

1 建设高校档案信息化的必要性

目前，我国在教学过程中，对教师和学生以及学院的评价都是经过长期的学习以及在生活中的观察和实际档案资料体现出来的，换句话来说，就是这些资料可以直观的反映出一个人长期的发展方向和目标。由于我国对教育的发展经历了漫长的时间，在相关的设备和技术方面都没有达到一定的标准，所以比起虚拟的数据信息，人们更加信赖可以实际碰触到的纸质类相关资料的记录，这种纸质档案在使用时，虽然可以有效的保留相关的信息和资料，但是它的占地面积广、查找时间较长，收集信息的效率过低以及保存材料易损坏等不良因素的介入，将会导致相关的资料被损害或者丢失[1]。

在时代飞速发展的过程中，表现最明显的特征就是高效化的效率和质量，所以，在这样的社会背景下，各高校对档案网络化平台以及信息化管理的建设，使得该校对相关工作的建设思想，由传统的纸张档案收集转换成现代化网络平台的建设，这种先进又完善的管理系统，是为了更好的适应社会的发展以及学校建档需要的现代化技术，而进行改良的教学模式。

2 建设高校档案网络化的现状

2.1 宣传工作不到位，没有引起高度重视

传统的高校档案管理模式，一直以来都没有引起各高校的领导以及管理档案者的高度重视，没有充分的了解到档案信息化对学校以及各部门开展工作时的便利性，没有从根本上对纸质资料彻底转变为信息化资料，从而导致了信息化采集渠道单一以及信息化数据不完整等缺点，建立的数据库标准程度低、规模小、种类单一以及它的低使用率，直接影响到高校内部对档案网络化建设的进程。

2.2 制度不全面，管理不规范

目前的学校管理模式过于分散，没有一套统一的档案网络化管理制度，学校的档案管理部门各自为营，形成了以各部门为主的档案管理方法，这样一来，就造成了信息共享的程度以及数据库的使用率偏低，严重的阻碍了档案网络化平台发挥它的作用。

2.3 无法适应信息化技术的要求

随着科技的发展，计算机技术被人们广泛的推广和使用，信息化的档案资源将大幅度的增加，从而对档案工作人员的综合素质就有了更高的要求。目前大部分的档案工作者并没有进行过专业知识的深造，所以，无法适应当前对网络化档案管理的技术要求。

2.4 对设备资金投入不足

高校档案的网络化管理需要高速扫描仪、照相机以及影像化设备和终端器等一系列先进的设备来支撑，这是开展档案网络化工作的首要条件。但目前大部分的高校对设备资金的投入太少，导致了各高校对档案信息数字化与档案管理网络化平台的建设落后[2]。

3 建设高校档案信息数字化与档案管理网络化平台的策略

3.1 树立信息化档案管理的新观念

将信息时代与先进科技结合起来运用到学校的工作中，从而形成了档案信息化管理的模式。为了将各种科技知识的成果转化为信息化档案，各高校的档案工作人员应顺应时代和科技的发展，勇于开拓、勇于创新，从而保证信息化档案管理的先进性。

其次，档案工作者在做好科研及管理服务时，要积极的提供建设档案的资源和多样化的服务，把静态档案的信息资源转化为以网络资源为主的服务模式。

在建立学校信息的综合数据库时，要把各种零散的信息资源按顺序进行整合，积极的挖掘可以利用的资源，更新管理和服务的理念，提高服务的档次。只有将服务创新了，才能保证档案工作未来的发展前景，从而达到资源共享。

3.2 完善高校档案信息化建设的管理制度

根据国家对档案管理的相关规定，制定出适合各个学校的管理制度，它的主要内容有：归档管理制度和保密制度，利用制度以及网络安全管理等制度。要设定统一的上网标准，让人们在网上查档的时候既方便又快捷，从而充分的体现出档案信息化对高校档案管理工作的重要性。

3.3 加强培训，提高管理者的工作水平

档案管理者的工作水平直接影响着各高校档案信息网络管理的高低程度，只有具备专业网络技术的人才，才能开发出具有网络化的档案信息资源。所以，要加强培训管理者的技术水平，提升他们的专业技能。首先要培训档案管理人员对网络设备的了解，组织他们学习如何熟练的运用计算机技术，从而达到提高工作效率的目的；其次要培养他们主动学习的习惯，通过学习熟练地掌握档案管理的网络技术，保障工作人员的综合素质随着培训不断提高；最后是对他们的培训要逐步的增加技能知识，以保证工作人员对网络管理的熟练掌握，还要关注他们对科研知识的学习，从而提高档案管理人员的整体工作水平[3]。

3.4 加快推进网络化平台的管理工作

要建设信息化的档案管理，离不开电子信息的归档和管理，它是档案建设的基础性工作，同样也是未来高校档案信息资源的开发以及利用的重要工作，对促进各高校档案的网络化管理具有重要的意义。为了优化资源，具体还要落实好下面的这几项内容：1）将纸质档案记录的资料进行数字化，并且提前做好备份，用来长时间的保存和传递。2）将多媒体档案信息进行网络化处理。3）大幅度的提高办公效率，将档案资料进行收集和分类，这样统计和查阅的时候就会很方便。4）将网络化处理过的资料信息以电子档案的形式存在服务器上，将重要信息存进数据库里。5）各高校的档案网络平台在采集和整理资料时，要注重向社会各地发布教育以及科研信息，从而发挥出该校对科研事业的先导作用以及社会职能。各高校的档案管理网络平台把它的服务范围延伸到了全国各地，将服务方式由原来传统的纸质交流、面对面交流或电话交流发展到可以直接在网络上来获得自己所需要的服务。

4 结束语

随着全国各高校在办公时引入的信息化网络办公技术，已经将传统的高校档案管理模式建设为信息化的网络管理。这种管理方式的建设是为了搭建更广阔的教学平台，让丰富的网络资源作为主要设备来进行工作，从直观的角度出发进行分析，这种网络化的建设也是高校以及该校的教师在全球化科技中意见比较统一的一场大转变。相较传统的档案管理理念，这种档案信息数字化与档案管理网络化平台的建设，它的最终目的还是想完成纸质档案管理的转变，开拓档案管理人员的眼界，同时，促进了我国科研事业和教育事业的迅猛发展。

参考文献

[1]石秀丽.高校档案信息数字化与档案管理网络化平台的建设[J].电子技术与软件工程，2018，143（21）：18.

[2]姚树静.高校档案管理数字化建设浅析[J].山东广播电视大学学报，2018（1）：73-74.

[3]邢建民.数字化时代高校档案管理信息化建设模式初探[J].中国管理信息化，2017，20（4）：183-183.