彭会

摘 要：随着中国建筑施工行业的不断发展，其正在朝着越来越规范化和标准化的方向进步，各类管理工作也都逐渐走上正轨，无论是施工管理还是人员管理亦或是材料管理，其质量都较过去有了巨大的改变，但是在这个过程中，仍然有一种管理工作被人们所忽略，那就是工程档案的整理与保存工作。本文首先简单分析了提升工程档案资料管理质量的方法，而后从建立健全保管体系、应用整理原则两个角度加以详细探讨。

关键词：工程档案；整理；应用

工程档案的重要性无需多言，其对于建筑工程顺利建设有着十分可观的积极作用，因此我们必须要尽快认识到这种重要性，并且对其价值和作用进行分析。在此基础上，还需要对工程档案的重要性、保管必要性等进行分析，并且据此做好工程档案的整理保存与应用，才能促进工程建设的现代化发展。

1 优化现代工程档案资料管理的方法

第一，要坚持全面管理方法。为了尽可能的提升现代工程档案资料的管理质量，把工程档案资料更好的应用到建设施工管理中去，我们必须要提升工程档案整理应用的范围和普适性，使之贯穿到工程建设的整个过程中去，从工程立项审批开始，到施工方案设计、施工管理、竣工验收等，都需要做好全程式档案整理，只有做到了这一点，工程档案的整理应用才能真正发挥作用。第二，务必要确保工程档案的系统性。为了尽可能保障工程档案的整理应用质量，我们就需要从其系统性和完整性入手，避免出现资料的损毁以及遗漏。更重要的是，务必要对工程档案文件的分类和排布进行仔细的考量，使之贴合材料分类的逻辑理论，这样一来就能有效的提升工程档案资料的反馈效果，更好的体现不同材料档案之间存在的内在联系，为后续工作提供便利，使工程档案资料管理的作用充分发挥出来。最后，我们必须要采取各种措施确保工程档案的真实性和规范性。工程档案资料的整理和应用中，想要确保应用效率及整理效果，就必须要提升工程资料档案的规范性，对档案内所存档的数据信息加以准确的概括和标注，同时要注意档案资料的严肃性，避免一而再再而三的修改。除此之外，想要提升工程檔案的真实性，就必须要第一时间记录和整理工程建设中发生的变化，并且做好统计工作保证各项信息和数据的准确性，让档案资料成为反映工程建设质量的重要凭证，如实的记录工程建设中技术指标、质量审核、工期长短等信息的变更情况，让工程档案资料的记录进度和工程实际建设保持一致，将工程档案资料发生误差的可能性降到最低。

2 完善和健全工程档案收集整理保存体系

工程档案的整理和应用工作绝非易事，仅仅凭借过去的工作经验进行管理很难取得实际成效，只有建立健全相关的管理体系和制度，才能以标准化、规范化的条款保障档案资料整理及应用的效果。在制订相关工作体系的时候，务必要始终坚持分工明确、责任落实、条款细化制订原则，详细的规定建筑工程设计准备阶段、正式施工阶段以及竣工收尾阶段各个环节的档案资料整理及应用策略。在开始正式施工以前，不同部门负责制作本部门工作涉及到的准备资料，并且及时的上交给上级管理人员尽心归档；工程监理方面的工程档案资料则由监理单位出具并且进行归档；施工及最后结算阶段也是如此，所需要的材料一律由职能部门进行制作，最后统一进行保存和整理。另外，还应该关注工程档案资料的长期保存和储存工作，建立健全长效保存机制，加大资金投入力度，建立档案资料保存室，并且引进工程档案资料电子化检索系统，这样一来才能确保工程档案资料的保存效果，并且提升其总体的应用价值，使之成为后续工程项目的可参考信息。

3 应用按批次整理的原则和方法

首先，要准确界定工程档案的批次，工程档案资料的批次划分往往是整理及应用的第一步，只有在前期准备工作中确定好不同资料的划分，在之后的工作中才能更好的进行统计，在没有特殊情况的时候单份文件可作为一批次进行整理，而一些相关性比较强的文件则可以多个组成一批次进行保存。第二，要确定归档范围和档号编制具体方法。工程档案资料的整理工作十分重要，工作人员需要牢牢把握住工程档案归档的原则和规定，一般情况下比较常见的工程档案号编制次序为全宗号-项目编号-归档单位编号-保管期限-件号。第三，要做好工程档案资料编号的监督。工程项目的档案整理工作人员应该严格遵守相关的工程编号方式，结合建筑工程施工的实际情况和进度，做好档案信息的归档和整理，另外还需对一个施工步骤中的不同分类工程进行处理，使之存在明显的连贯性，不能出现顺序杂乱等问题。第四，要确保档案顺序的标准化。具体来说可以按照以下方式进行：对档案进行分类处理，并且做好目录设置，档案管理人员需要根据不同许可证号分辨工程单位，而后以此为基础确定档案材料的归类标准，并且将档案材料的名称和序号记录在册形成目录；而后需要对档案材料进行整体性的处理，根据档案上交的时间和内容，进行仔细的整理，对分散资料进行排列和装订，使之成为标准化的档案；最后就是要将整理结束的档案做好信息录入，尽最大可能保持档案资料的状态。第五，要尽快完善配套的档案信息化系统。在信息技术不断进步的今天，各种社会事业的发展都与信息技术相挂钩，信息技术本身也确实发挥出了极其可观的积极作用，尤其是在档案管理中，工作人员借助信息技术的强大功能即可达到缩短时间、提高效率的工作目标，毫无疑问利用信息技术进行工程档案整理有着积极作用。因此，在今后的发展中，施工单位需要加大资金投入，积极引进先进的软件系统及硬件设备，保证档案整理和应用的便捷性。

4 结语

总而言之，工程档案管理对于企业管理的重要性不言而喻，我们要充分利用现代化信息技术，保证工程档案的整理与保存的规范化，并不断完善档案信息的收集和管理体系，保证档案信息的真实性，从而提高工程档案的管理水平。

参考文献

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