徐秀琴

摘 要：在信息网络时代，档案管理工作的理念和模式都在不断推陈出新，整体管理效率和水平都得到了提升，也逐渐适应了新时代的发展需求。但在“互联网+”背景下，档案管理工作相较于其他依托互联网平台实现自身飞速发展的行业来说，还存在一定差距，需要进一步探索“互联网+档案管理”的有效策略。而本文结合实际，就“互联网+”背景下事业单位的档案管理的策略进行了总结。

关键词：互联网+；档案管理；事业单位

事业单位作为党和政府各项公益事业的主要承担者，肩负着服务人民群众和收集社会相关信息的重责，其档案资源不仅关系到政府的相关决策，还影响着人民群众的日常生产生活[1]。随着互联网+时代的到来，国家和人民群众对事业单位档案的实时性、准确性以及其档案公布的形式、途径等都有了更高的要求，而要更好地满足这些要求，就需要事业单位积极探索“互联网+”与“档案管理”的互补融合新策略，更好地提高事业单位档案管理水平。

1 “互联网+”与事业单位档案管理

1.1 “互联网+”与事业单位档案管理融合的优势

1）实现档案永久性保存。传统档案保存以纸质为主，容易受湿度、温度等的影响而被损坏，导致信息丢失无法查询，但用信息化手段保存档案就能很好地避免这一问题，还能节省档案存储空间。将档案信息保存在计算机中，还能备份重要档案，有利于档案的永久性保存[2]。2）减轻工作量。传统档案管理模式下需要人工汇总、分类、整理档案资料，程序复杂、工作量大、耗时长。在互联网+背景下，事业单位可以借助软件对档案信息进行快速的分类汇总，查询时也只需要输入关键词即可，十分方便快捷，还便于管理，大大减轻了人员工作量，让他们有时间和精力开展其他工作。3）丰富档案管理职能。传统档案管理通常只能人工录入和检索，但借助信息化手段进行档案管理后，不仅能实现快速的录入和检索，还能实现档案信息的管理、采集、储存、检修等多种职能，丰富档案管理职能的同时也大大提高了档案管理的质量和效率。

1.2 “互联网+”背景下事业单位档案管理存在的不足

就当前事业单位档案管理工作的整体现状来看，在与“互联网+”的融合过程中还存在以下几点不足：1）人员方面的不足：主要表现为档案管理人员的专业能力和素养有待提升，在接收现代化知识和理念上存在问题，需要积极转变传统的档案管理理念和方式，不断提高自身的电子化技术水平和档案信息化建设意识[3]。2）认识方面的不足：事业单位还未充分认识到互联网与档案管理融合的重要意义，还停留在纸质档案管理的固定思维，因此在档案管理信息化建设方面还不够重视，投入不够，宣传也不到位。3）技术方面的不足：档案管理信息化建设主要依托于各类电子设备，对电子设备的使用寿命、安全使用规范、正确维修保养方式等方面事业单位也不够重视和关注，导致一些电子设备因维修更新不及时而损坏，最终影响到电子档案。4）机制方面的不足：缺乏完善配套的制度做基础，没有统一规范的管理平台，使得档案管理信息化建设过程中出现工作混乱、重复、不能及时发现处理问题、相互推卸责任等情况，这些都阻碍了事业单位档案信息化建设进程。

2 “互联网+”背景下事业单位档案管理新策略

2.1 加大投入，搭建统一档案网络平台

“互联网+”时代充满了机遇和挑战，各类信息传播速度快、效率高，因此事业单位也要抓住机遇、敢于挑战，借助信息传播优势，积极落实档案信息化管理的宣传工作，搭建档案网络交流平台，便于社会公众能更好地了解和认识档案，提高社会公众对事业单位档案网络化管理的意识和关注度。同时，国家档案主管部门也应给予事业单位档案信息化管理大力支持，要放眼全局，积极扶持档案管理软件的研发工作，加强可满足不同档案管理需求软件的研究力度，为“互联网+”与档案管理的融合发展提供助力。此外，还可以在确保档案信息安全性的基础上，在全国范围内建设开放档案信息资源平台，将政府公开的信息以及各个地区公开的信息都集中起来，便于社会利用。

2.2 加强培训，提高档案管理人员水平

再先进的设备都需要人去操作和管理，事业单位档案的信息化管理也一样，需要有专业的档案管理人员去操作和管理才能确保整个档案管理工作的信息化水平。因此，事业单位应强化对档案管理人员的培训工作。具体而言，事业单位可定期对档案管理人员进行培训，培训内容包括档案信息化管理意识、电子化设备的操作、档案信息化管理专业知识和技能等，让档案管理人员逐渐掌握档案信息化管理的要领，培训结束后还应进行考核，确保培训效果。同时，在培训中还应多引入实例，增强档案管理人员的实际操作能力和应变能力。

2.3 注重安全，做好档案安全防范工作

互联网与档案管理的融合虽然能大大提高档案管理质量和效率，相较于传统档案管理模式也具备很多优势，但不可否认，这一切都是要建立在安全的前提下，即必須确保电子化档案的安全性。一旦电子设备出现故障，就可能对档案信息造成毁灭性的损害。故事业单位必须要重视档案的安全管理。具体可从以下几点着手：1）强化档案管理工作人员的安全意识，对他们展开电脑技术培训，教会他们如何正确使用软件、如何分析处理数据、如何维护档案信息、遇到设备故障时要如何应对处理等。2）提高电子设备时效性，落实电子设备的日常维护保养工作，对陈旧、老化的设备要及时更新处理，都硬件设施也要及时更新，保证电子设备能满足日常运营的需求。3）明确档案管理部门工作人员的职责权限，对档案的录入、整理、更新、管理等要根据实际情况明确分工，各自的电脑要设置登陆密码；同时，光盘、U盘等设备储存的资料一定要另外备份，避免资料丢失；另外，需于电子档案管理系统及Internet、POS边界进行网络侵入防御设备布置，来对进入电子档案管理系统的网络请求给予预警防御，以防病毒或黑客入侵内部网络系统，另可在电子档案管理系统数据中心前进行网络侵入防御设备布置，不管来自何处的对信息数据资源的攻击均可及时防御，时的电子设备与电子档案安全性得到保障。

2.4 建立制度，奠定档案信息化建设基础

完善、切实可行的制度是开展一切工作必不可少的重要基础，事业单位要实现档案管理与互联网+的融合也必须要制定一套匹配的制度，让所有工作的开展都依照制度进行，做到有迹可循、有理可依。具体可从以下几方面着手：1）完善档案管理信息化建设工作流程，让档案的收集、筛选、整理、分类、录入等都有相关的制度做支撑。2）建立档案管理工作责任制度和奖惩制度，明确档案部门工作人员各自的工作职责范围，让档案管理工作能顺利高效开展，同时制定奖惩制度，对表现好的员工要给予相应奖励，激发他们的工作激情，反之则要给予一定惩罚，做到奖惩分明。3）制定电子化档案安全管理制度，列明哪些属于违规、不安全操作和管理，并附上相应的处罚措施，以告诫档案管理人员在日常工作中严格依照规范操作。

3 结语

在“互联网+”背景下，事业单位档案管理工作应积极引进现代化的管理理念和模式，积极购入先进电子化设备，加强对档案管理人员的信息化培训工作，并且制定一套完善、切实可行的、能支撑档案管理信息化建设快速发展的制度，将档案资料的保密性与安全性落实到位。只有这样，才能确保在“互联网+”背景下，事业单位档案管理工作能实现自身的飞速发展，能更好地为事业单位的后续发展提供助力。

参考文献

[1]谢锦.新背景下事业单位档案管理改革策略探究[J].办公室业务，2017（12）：174.

[2]刘玲玲.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].农家参谋，2018（6X）：235.

[3]吕明.“互联网+”时代事业单位档案管理的创新研究[J].管理观察，2019（03）：35.