田勇

摘 要：促进档案信息的充分利用是数字化建设的根本目的所在。因此亟待加强对数字化档案信息利用问题的研究。文章从权衡费用与价值，做好数字化档案的鉴定工作、加大数字化档案信息数据库建设的力度两个方面进行阐述加强数字化档案信息利用的措施。

关键词：档案信息；数字化；利用；措施

数字化档案的特点和利用特点要求我们更新思维，采用科学的方法，促进数字化档案信息的利用，从而更好地为经济和社会发展服务。笔者认为，要做好数字化档案信息的利用工作，主要应把握好以下几个方面：

1 权衡费用与价值，做好数字化档案的鉴定工作

首先，要做好现有馆藏档案的鉴定工作。由于档案信息数字化建设是一项庞大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此首先要考虑对现有馆藏档案的鉴定，没必要也不可能对全部馆藏档案都进行数字化处理，因为馆藏档案中真正具有长期和永久保存价值、且利用率很高的档案的数量是有限的。因此，档案部门要组织力量加大对现有馆藏档案的鉴定力度，对馆藏档案中保管期限为长期或永久的、并且利用率较高的、利用能产生广泛的经济和社会效益的档案进行数字化处理，而对那些利用价值不是很广泛、利用率不高的档案暂时不予考虑，从而保证数字化档案信息资源开发利用的效益。其次，要权衡数字化处理费用与开发利用价值，循序渐进地进行。通过对现有馆藏档案开展鉴定工作，明确要进行数字化处理与不进行数字化处理的档案以后，也不能急于求成，而应分清轻重缓急，根据本部门的实际和档案利用需要的实际，循序渐进地进行。具体应从以下几方面考虑：

1）在对传统介质档案数字化上，可以分两步走，第一步先实现馆藏目录数字化，编制电子目录检索工具，实现目录级数字化管理与检索利用。第二步，有条件的档案馆可以有步骤地实现档案全文信息数字化。要根据馆藏基础，分析用户需求，研究馆藏体系，在充分调研的基础上选择最优的方案。在对电子文件的归档上，要规范电子文件制度与范围，根据自身的条件有计划地接收具有长久保存价值的电子档案进馆，改善馆藏结构。

2）要考虑馆藏档案的利用率。选择数字化档案的内容要“经典”，主题与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，这可根据定期或不定期的统计结果来挑选，把那些利用率较高的且利用后能产生的巨大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费人力、物力和财力。

3）要考虑馆藏特色。确定本馆的特色档案，并选择这些特色档案进行数字化。从某种意义上说，有特色就有优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。因为这些特色馆藏是其他档案馆所没有的。选择其他档案馆没有的档案信息进行数字化，是档案馆在合作与竞争并存的信息时代更好地生存与发展的重要保障，同时也节约了资金，避免重复建设。如反映某一地区特色文化的档案，其他的档案馆一般不收藏，应该尽可能齐全、系统地将这些档案信息数字化。

4）要考虑用户的需求。针对用户的需求进行数字化，在实际工作中，某些专业利用者不再满足于一般性的服务，而要求档案馆提供综合性强、全方位的信息服务，因此在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，以用户为本，分析需求的方方面面，做到按“需”数字化。

5）对电子文件的接收也要权衡费用与价值。保管文件需要很多方面的支出，如保存空间、装具、人力等，对于纸质文件来说，空间的问题最为突出，对于电子文件来说，保存空间不是很重要的一个问题，但是，管理电子文件的费用大量转移到为保障其安全性、可读性、易用性等所需要的技术设备和环境维护中。所以必须考虑档案保管机构是否有足够的资金和技术力量来支持电子文件的技术要求，尤其是那些对特定的复杂软件具有特殊依赖性的文件。如果不能采用与软件无关的格式统一保管的话，档案保管机构还需要设法获得该文件的运行软件，而这类软件往往是昂贵的，或者是专利性的，软件拥有者可以有种种理由不愿无偿移交。在这种情况下，档案机构需要根据电子文件的价值和自身的实力做出决断：或者购置相应软件甚至全套系统以保障文件的维护和使用，或者与文件形成机关达成协议，由他们按照国家的有关规定实施管理。档案信息的数字化工作面广量大，耗时耗财，必须十分讲究数字化工作的效益。应在充分调研的基础上选择最优的档案信息数字化方案，这包括选择最优的工作流程、最合理的技术手段和最适宜的数字化加工设施等；笔者认为，在进行数字化建设过程中，一定要把握好档案数字化处理的度，通过对数字化处理的成本、所需费用与档案开发利用的价值、效益进行权衡，避免不必要的浪费、减少日后的管理成本，如果不进行成本、效益分析，档案数字化建设所产生的价值等于或小于建设所需费用，档案数字化建设就没有任何意义，甚至是一种浪费。因此，在檔案数字化建设中，要讲究成本观念和效益观念。

2 加大数字化档案信息数据库建设的力度

数字化档案信息资源数据库是对数字化档案信息进行存储、处理和维护的软件系统。包括数字文件管理系统、数字目录中心管理系统、数字化档案管理系统等。首先，要加大数字化档案信息资源数据库建设的力度。数字化档案信息资源数据库是数字化档案信息利用的基础条件。档案信息数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见。检索性数据库主要用于介绍开放档案的范围、目录和网上检索途径；文件性数据库主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。建设具有大容量、高速度、稳定安全、主题鲜明的数字化档案信息数据库，这是开发利用信息资源的一种重要手段，为此要做好两方面的工作，一方面本着可行性原则、合法性原则、规范性原则、效益性原则、安全性原则等档案数字化的基本原则做好传统档案数字化工作，另一方面要加强对电子文件的接收与管理。档案馆应该对移交单位产生的电子文件有目的、有重点地开展研究，尽快建立健全电子文件归档、电子档案管理的方法和系统。通过这两个途径，积极推进档案信息数据库建设，实现档案目录信息或全文信息查询，不断提高利用效率和质量。其次，要加大电子文档管理系统建设的力度。电子文档管理系统是管理数字文件和数字化档案的核心。电子文档管理系统是以网络化应用为基本特征，对以数字化形式存在的各种类型电子文档进行录入、修改、查询、起草、审批、签发、归档等操作的软件应用系统；该系统不仅能够通过扫描、数码摄像等方式将以传统物理形式存在的各种信息进行数字化转化，而且能够对新生成的数字文件的起草、审核、签发、归档等流转过程进行有效管理，并对这些文档的实际管理与利用状况进行实时监控。