陈菲

摘 要：随着近些年步入信息化时代，各行各业在进行管理和运营过程中都逐渐提高了其信息化程度。档案管理作为一种对信息管理精细化程度要求较高的工作，随着而近些年来各种信息化管理技术的使用，其工作效率得到了有效提高，同时对各种档案的管理效果也有极大的进步。本文将就信息化档案管理业务的相关流程进行研究。

关键词：信息化；档案管理；业务流程；分析研究

互联网技术的使用为档案管理带来了技术上的变革，采用信息化技术对档案进行管理已经成为当前社会发展的大势所趋。同时社会的发展使得传统纸质档案在管理效果和管理效率方面已经无法满足当前的发展要求。通过利用信息化档案管理手段可以有效的实现对这一问题的解决。本文将就此进行分析。

1 信息化档案管理业务流程分析

1.1 获取全面的档案信息

从当前档案数据的情况进行分析可以获得高校档案中所包含的各项数据信息都有哪些。同时，要对相关信息的保管部门和报关人员进行确定。其次，要对当前各种档案数据的保存状态和使用情况进行了解，对于一些已经缺失的档案信息要进行追寻。这些档案基础信息是进行大数据处理的基础，同时也是制定信息化档案管理业务的参考依据。通过这些档案信息可以有效的实现对后期信息化档案管理使用效果的支撑。

1.2 积极填补当前档案的各项空白信息

在以往进行档案管理过程中，往往由于各种原因使得一些档案信息在使用过程中丢失，这就使得出现档案空白和信息数据确实。因此在对档案进行信息化管理之前首先要对档案进行整理。通过解决传统档案管理过程中存在的不同类型档案混杂的问题，实现对各种档案的分类管理，为其信息采集创造基础。此外，对档案信息数据的有效分析，首先要对各种类型的档案数据之间的关系进行深入了解。因此，在尽心高校档案管理过程中必须严格按照全面采集的原则对各项档案信息数据进行采集，同时制定各种有效的管理制度，采用科学合理的档案管理方法。

2 档案信息的存储

现阶段在各大高校中对档案信息的存储主要采用分散存储的方式进行。其原理就是各大高校内部的档案管理职能部门将本单位的所有的档案信息在信息终端设备进行存储。传统的方式采用常见的网络存储系统一般采用单独的服务器实现对各种档案信息的有效存储。但是这种方法的安全性较低，不够可靠。同时对着近些年来档案信息的不断则更多，原有的存储服务器已经无法满足当前的存储需求。分散存储的方式由于同时利用到多台存储服务器，因此在安全性方面有了很大的提高。同时在使用时更加便捷。当前大干信息数据存储流程如下：首先要依据不同档案的数据种类和特点来对存储方式进行确定。在获取到档案信息之后，首先要将档案的信息数据进行种类划分，一般分为三种类型，一种为结构化类型、一种为半结构化类型，最后是非结构化类型。然后依据这三种数据类型对分散式文件管理系统、分散式数据管理系统以及分散式数据处理系统。最终实现对相关数据的有效管理。其次，要在各大高校内部建立起数据存储平台。通过对高校内部档案信息数据进行研究选择成本较低、存储量较大，对数据分析较为精确的系统进行信息管理。

3 对档案数据信息的处理分析

所谓的档案数据信息的处理，需要不同部门将搜集到的不同数据信息通过算法计算获得其中的隐藏信息。现阶段进行数据信息处理一般通过计算机科学进行。通过计算机对数据进行统计，实现对各项数据的分析处理。

3.1 档案数据处理的原理介绍

作为一种通过对大数据的有效运用实现对不同数据之间关联性有效分析的计算机算法模式，这种方式可以实现对档案数据的动态和静态评估，从而获得各种所需的数据信息，为当前高校一些决策的制定提供依据。

3.2 档案处理流程介绍

现阶段，在我国各大高校中对于档案数据分析处理一般遵循的传统流程为：发现存在的问题，对问题的相关数据及进行分析，查找原因，最终提供相应的解决方法。但是这种工作流程由于较为被动，总是在問题发生之后才开展工作。这种方式使得工作效率受到影响。而信息化技术对档案数据进行分析主要通过对问题的预测方面实现在问题发生之前采取措施。这种流程是通过分析数据信息，寻找关联，获得预测结果这一流程实现对问题的解决。

4 实现对档案信息的可视化查看

现阶段在进行数据管理过程中，通过使用VisualDB可以有效的实现对数据库的可视化录入、更新和发布。同时这一系统还可以实现对数据的安全控制。

4.1 系统原理介绍

数据可视化主要是通过采用图表等可视化手段实现的。铜鼓这些方法可以更加清洗有效的对各种数据信息进行传达和发布。随着近些年来数据库中涉及到的学科数量和类型数量不断增加，通过采用可视化数据管理的手段可以有效的解决这一问题。同时在对各项信息进行使用时更加方便。

4.2 实现档案信息可视化的方式介绍

现阶段能够实现档案信息可视化的方法一般有以下三种：首先是通过采用图形技术将一些分析结果进行直观的表示。其次是通过智能技术实现人机互动，达到对相关档案信息分析调整的目的。最后通过进行技术统合，实现档案信息在平台上的显示。

5 总结

本文通过对信息化档案管理业务流程进行研究可以发现，随着近些年来各种信息技术的使用，对档案数据的信息化管理同样可以在采用各种信息技术的基础上实现对各种档案信息的有效处理。这种方式可以有效的提高档案信息的管理效果和管理效率，为高校相关政策的制定打下坚实的基础。

参考文献

[1][英]维克托·迈尔-舍恩伯格，肯尼思·库克耶.大数据时代：生活、工作与思维的大变革[M].盛阳燕，周涛译.杭州：浙江人民出版社，2013.

[2]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010（3）.