杨雪娇

摘 要：随着信息社会的到来，企业档案进行数字化管理是企业档案工作升级换代与创新发展的必然要求，企业档案数字化有利于整合企业核心信息资源，提升档案信息管理开发利用与共享服务能力，有利于优化企业各项业务系统流程，并有效促进企业提高管理水平，增加经济与社会效益。

关键词：企业；档案数字化；信息

1 企业档案数字化建设的现状

1.1 档案工作的标准多样化

在不同的档案管理机制下，每个企业档案管理的标准不一致。就要遵循国家标准和专业标准，又有一些行业标准及企业自身的标准，由于各企业执行的标准不一，无法做到真正统一化管理，这就增加了企业档案数字化难度，制约了其发展。

1.2 档案管理软件多元化

市场上做档案管理软件的厂家鱼龙混杂，主流的做的比较好的有清华紫光、东方飞扬、量子伟业等等，每家软件都有各自特色，另外还会根据企业需求量身定制。所以说各企业的档案数字化做到何种程度，采用何种技术架构，接口集成，其部署方式，数字化的全宗范围，以及在开展档案数字化过程的思路、方法、资金预算及实施的具体措施等等都具有自身的独特性，很难一概而论，从而造成档案数字化建设进程的缓慢。

1.3 档案实施进度差异化

企业档案数字化工作的开展是实现档案管理工作现代化的必要手段，它可以简化大量重化的日常工作，节省人力物力，实现档案工作有传统的保管模式想现代化的利用模式转变。但是，由于各企业领导对档案工作的重视程度不同，对其重要性认识不到位，认为档案室仅仅是存放文件资料的地方，不愿意投入太多资金改造，这些导致各档案数字化建设的工作进度存在很大差异，严重阻碍了档案数字化推进的步伐。

2 对企业档案数字化建设的思考

2.1 制度建设

规范完善的制度是企业档案数字化建设得以顺利开展的基本保障。要做好企业档案数字化工作，必须建立一套科学完善的保障措施体系。第一，各企业根据自身实际情况制定适合自身的档案信息归档制度，明确文件的归档范围及归档时间节点，未按制度及时归档的对相关责任人进行处理；第二，将档案工作完成情况具体到企业的绩效考核表中，提高职工对档案工作的重视程度；第三，制定档案室人员岗位设置与职责制度，档案工作根据流程要拆分细化到个人，建立相应的岗位责任制，充分调动工作人员积极性。此外，由于档案管理工作从收集到数字化及保管利用涉及到诸多环节，各环节之间环环相扣，联系紧密，这就要求档案管理数字化工作要进行系统化管理，加强各环节之间的联系。

2.2 标准规范建设

企业数字化管理建设应参考国家相关标准规范并结合企业实际，形成本企业数字档案室的电子档案收、存、管、用等方面的标准规范体系，主要包括企业传统载体数字化加工标准规范、电子文件归档标准规范、企业档案分类规范、企业各类档案管理及业务流程规范、企业档案利用标准规范等。

2.3 档案工作从业人员整体素质要提升

首先，企业档案数字化工作的推进要求档案从业人员有过硬的专业知识，具备基础档案管理能力，其次，档案从业人员要有对档案信息进行采集、处理和研究的实践能力，另外，鉴于数字档案信息的特殊性，要求档案从业人员必须具备一定的计算机知识，如数字技术、数据库技术、信息存储技术和计算机通信技术等。所以说，提高企业的档案信息数字化水平，就要着眼于提高档案从业人员的综合素质，档案从业人员综合能力的高低直接影响着企业档案信息数字化建设。首先，从源头抓起，应结合本企业业务实际积极开展档案部门人员业务和信息化能力的培养及相关专业人员的引进，以满足企业数字化档案建设和运行的需求，其次，要做好对档案从业人员的培训工作。定期举办培训讲座或者鼓励从业人员参与在职培训，或是与公司IT部分联合交流学习，争取从多方面下手。提高档案从业人员的实践操作能力和数字化管理水平。在人才引进方面，应注重档案和信息化方面的人才引进，从而形成一支既懂档案业务又具有一定信息化技术技能的复合型人才队伍。

2.4 建立企业档案数字化工作安全保密体系

企业档案数字化建设工作中的信息安全问题不容忽视。档案部门必须加强安全管理。首先，要加强从业人员的保密意识，履行自己的职责，遵守保密规定；其次，档案室安全设备配置齐全，确保物理安全。建设标准的电子档案库房，配备必要的安全设施设备，主要包括：门控系统、监控报警系统和趋于保护措施等，配備磁带备份系统，光盘记录系统、断电保护ups系统等外围辅助设备，确保环境安全，加强介质使用、传递、保存、报废管理，确保介质安全。另外，要严格控制信息资源的利用范围，制定严密的信息发布审核制度，确保信息安全。在当今信息时代，市场竞争从某种程度上讲就是信息的竞争，想要占据竞争的有利地位，必须在推进企业档案数字化建设的同时加强保密性建设。最后，档案室系统应据给数据的防灾备份工鞥你，严格控制数据访问权限，制订完善的数据库管理规范，确保数据安全。

2.5 企业存量档案数字化和电子文件归档要求

针对企业现存的档案，遵循“重要性、常用型、急用性、抢救性、珍贵性”五性原则并结合实际开展存量档案数字化工作方案，分步推进，将重要的、常用的、急用的、自然损坏老化严重的和珍贵的档案优先进行数字化工作，在保证数字化质量的前提下，按照数字化档案的情况及难易程度等因素，制定相应的数字化加工的数量。企业档案数字化建设过程中应制定专题数据库建设规划，以需求为导向，选择利用率高、数量稀少、内容重要的档案资源，以文字、图片、音视频等多种方式展示利用。电子文件归档要制定详细的技术方案和电子文件归档计划，电子文件归档范围应包括各业务活动中形成的各种结构化和非结构化数据及以独立文档形式存在的具有保存价值的信息记录，其范围包括办公自动化系统、产供销一体化系统、人力资源管理系统、门户网站及本企业其他职能活动系统、以及从外部接收的电子文件。

总而言之，企业档案的数字化建设是一项系统工程，主要包括基础设施建设、档案管理系统建设、数字档案资源建设、标准规范建设、安全保密体系建设，以及必要的人员和经费，需要档案部门与企业的信息化部门等相关职能和业务部门共同开展实施。其中，基础设施建设是基础，档案管理系统建设和数字档案资源建设是重点，标准规范建设和安全保密体系建设以及必要的人员和经费是保障。

参考文献

[1]关华.对企业档案数字化建设的分析和思考[J].工作指导.2018（04）.

[2]冯睿.企业档案数字化建设的探索和思考[J].兰台内外.2017（04）