刘晓娟

摘 要：随着我国经济的发展进步，我国居民的生活水平也得到了很大程度的提高。自来水企业作为和我国居民生活息息相关的重要企业，为了满足新时代下居民的用水需求，就需要不断的优化档案管理的方式方法。[1]下文就我国自来水公司档案管理的必要性、管理的原则、存在的问题及相关的解决措施做了简单分析，希望对我国的自来水企业的档案管理工作有所启示和帮助。

关键词：自来水公司；档案管理；原则；措施

1 引言

自来水企业直接关系着我国民生的发展大计，其业务内容涉及到我国的家家户户，服务范围广泛。因此，自来水公司要想实现对业务的统筹管理，就必须建立并不断完善相关的档案管理制度，从而为企业的持续发展保驾护航。

2 自来水公司档案管理的必要性

我国自来水公司的档案资料牵涉到企业经营管理活动的重要记录，比如一些施工图纸资料、地下管网资料等，这些都反映了自来水企业的工程质量和相关的基础设施。对于工程的管路改造施工、新管路布局上也有着十分重要的现实意义。同时做好自来水企业的档案管理工作，还在一定程度上有利于企业对于工程延期、索赔、质量、安全事故原因分析及责任追究提供有效证据，方便工程技术人员以及相关部门进行工程管理和制定技术标准。

做好自来水档案管理工作的目的是为了满足我国居民的生活需求，提高居民满意度，工作人员应该结合公司的工作流程和工作目标，坚持“为人民供水，服务人民”的宗旨，规范档案管理的工作流程。虽然，我国的自来水公司的档案管理工作随着信息化时代的到来有所创新和进步，但是受到自来水公司业务复杂的影响，其发展程度依旧不高。因此自来水公司要想实现数据的集中集成管理，为广大居民提供更加优质的服务，就必须在已有的档案管理模式上不断改革，对公司的业务进行统一规划、科学分类，为自来水企业的正常工作打好基础。

3 我国自来水企业的档案管理原则

1）保证信息的真实可靠。自来水企业的档案详细记录着公司所有的业务进展情况，在很大程度上体现着公司的经营状态，对公司未来战略目标的制定有着很大的借鉴作用，因此，自来水公司的档案管理人员必须对公司的每一份档案负责，在工作的过程中保持认真谨慎的工作态度，坚持以公司真实发生的业务数据为准，保证每一份档案和文件的真实性和可靠性。同时，对于一些包含着照片和影像资料的档案文件，要进行合理的分类整合，严防文件内容丢失，造成档案数据的不完整，影响企业的正常经营。

2）保证档案信息的及时性和有效性。档案管理工作相对于其他工作而言，本来就是一项复杂而繁琐的工作，再加上自来水企业的业务量巨大，导致自来水企业的档案管理工作的效率不高，造成了信息更新不及时。因此，自来水企业的档案管理制度也应该紧跟时代的潮流，不断提高其管理效率。档案管理人员应该对于档案资料的内容和时间进行严密的审核，保证档案信息的及时性和有效性。

3）保证信息的分工负责性。上文也提到了自来水企业是关乎我国居民生活的民生大计，从性质上来讲是民生企业。因此，自来水企业的业务人员更应该在工作中做到认真负责，保证业务的完成质量。而对于自来水企业的档案管理人员来说，其掌握着企业全部的信息资料，负责所有业务档案的归集和整理，保持认真负责的工作态度就显得更加重要。在实际的工作过程中，档案管理人员应该加强自身的责任意识，在档案整理归集时进行合理分工，力求责任到人。同时加强审核，保证工作流程的规范和准确。

4 我国自来水档案管理工作中的不足

1）档案信息不够全面完整。我国自来水的档案管理工作对于档案资料的完整性要求十分严格，但是就我国自来水企业目前的发展现状来看，相关的档案管理人员对于档案资料信息的完整性并不是十分看重，在进行档案的收集归整时通常为了方便和节省时间，也忽略档案的全面收集，导致档案的信息记录不完整，造成数据的难以查阅，最终丢失。[2]

2）档案管理不规范。介于我国自来水企业的档案管理部门对档案管理工作的不重视，导致其在实际的工作过程中，没有形成规范的工作流程和管理手段，造成了档案管理工作效率低下的现状，在一定程度上也限制了我国自来水企业档案管理的信息化和共享化的发展进程。

3）没有实现档案管理的信息化。目前，我国的大部分自来水企业在进行档案的管理工作时，仍然采用的是传统的纸质档案和人工管理的工作模式，对于档案的收集、整理、建档和保存方面上也主要依靠人工，随着时间的推移，资料越来越多，难免会出现一定的纰漏。而且，对于一些重要的工程设计的图纸等方面的保存上，由于纸质本身的条件限制，容易出现磨损和遗失现象。因此，自来水企业应该大力推行档案信息化建设，实现各个部门的信息共享，提升工作效率。

5 加强自来水企业档案管理工作的措施

21世纪是科技信息化的世紀，我国的自来水档案管理工作也应该与时俱进，利用先进的信息技术，建立档案信息化的管理模式，方便档案的查阅，提高档案信息的使用率。同时也大大的解放了人力，提高了档案管理的工作效率，为自来水企业的现代化发展提供前提保障。

1）建立数据库的防入侵保护系统。档案管理在实际的工作过程中，如果要实现其信息化，那保证档案信息的安全就是档案管理工作的首要问题。计算机网络技术虽然在很大程度上提高了自来水企业档案管理的工作水平，为企业节省了人力、物力和时间成本。但是，在一定程度上也增加了档案信息的安全风险。因此，自来水企业的档案管理人员应该建立相关的防入侵保护系统，防止病毒和其他软件的入侵，造成信息的泄露。同时，自来水企业的档案管理人员还应该建立网站的检测系统，时刻监督所使用的网站是否出现危险文件或者病毒，影响档案信息的安全。另外，对于一些至关重要的档案信息要进行加密和备份设置，防止信息丢失。

2）保证档案室的安全。我国自来水企业的档案资料虽然可以在信息化系统中进行扫描记录，但是由于档案信息的价值很高，其纸质原件还是要在档案室内进行归纳保存。因此，自来水企业应该加强对档案室的安全管理，保证档案室周围的防水防火防盗系统的完善，并且派遣专人进行档案室的安全监管。同时，自来水企业的档案管理部门还应该采用一些先进的环境测量技术，保证纸质文件长时间保存也不会发生腐坏现象。并且加强对档案室的维修，保证其外部和内部条件都适合档案的存放。

3）加强对档案信息的数据挖掘和整理。我国的自来水企业在档案管理的工作中通常只重视资料的收集，而忽视档案信息的整理，在一定程度上降低了档案信息的价值。因此，自来水企业应该加强对档案管理人员的培训工作，培养其挖掘整理档案数据的能力，从而在实际的档案管理工作中，做到合理的比对和分析档案的数据信息，从而采用更加科学有效的方法进行档案资料的归类和管理，保证档案信息的价值。[3]

6 结束语

总而言之，档案管理是我国自来水企业内部管理工作的重要组成部分。随着社会的发展进步，自来水企业也应该顺应时代发展的潮流，重视自身的档案管理工作，利用先进的信息化技术，不断改革和完善档案管理的工作模式，从而提高档案信息的使用率，推动自来水企业的现代化发展。

参考文献

[1]赵世玲.档案信息化建设与档案管理初探[J].办公室业务，2019（06）：88.

[2]吴峻.自来水企业档案管理探究[J].档案天地，2017（07）：43-44+48.

[3]林燕.自来水公司基建档案管理体系的创新模式建设[J].城建档案，2017（02）：43-44.