曾彩萍

摘 要：“合同”档案管理工作对于确保事业单位信息的安全非常重要，但在当前，部分事业单位的“合同”档案管理工作还存在不同程度的问题。本文以事业单位“合同”档案管理作为研究对象，分析了研究对象的现状，以惠州市在该方面还存在的不足为例，在此基础上提出了相应的应对策略。

关键词：事业单位；“合同”档案管理；现状分析

目前，各地正在不断进行事业单位改革。通过简化制度，权力下放，人员调整和体制改革等等，事业单位经历了重大变革。在这一系列过程中，事业单位的“合同”档案管理发挥了重要作用，为事业单位的变革发展做出了重要贡献[1]。但与此同时，事业单位的“合同”档案管理还存在一些问题。因此，如何进一步提高“合同”档案管理水平，促进事业单位的发展，对公共事业在未来的进一步发展起着重要作用。

1 事业单位“合同”档案管理现状分析

首先，部分事业单位对“合同”档案管理不够重视。在一些事业单位内部，工作人员所进行的“合同”档案管理工作被认为是一项简单的保存或复制档案工作，单位领导没有给予足够的重视。工作人员忽视“合同”档案管理，是因为它不能为事业单位创造直接的经济利益。但是，档案工作是国家的重要财富，也是党和国家的重要历史文化事业。在各个事业单位之中，无论是领导还是员工，都存在一定程度的忽视“合同”档案管理的现状，这是由于“合同”档案管理未包含在日常议程中。事业单位的“合同”档案管理存在被动状态，很难为事业单位的内部管理提供高质量的服务。

其次，管理模式比较落后。当前，我国部分事业单位的“合同”档案管理模式相对落后。尽管信息技术发展迅速，但仍有许多单位选择手工保管账户。在这种传统的管理模式下，档案管理不仅落后，而且还影响着工作效率。在信息时代，随着信息量的增加，单位往往需要记录和归档大量的合同信息，传统的管理模式不能适应信息增加的需要，因此进行调整是必要的。

2 当前惠州市事业单位“合同”档案管理所存在的问题

2.1 “合同”档案管理现代化程度不高

惠州市部分事业单位在办公设备的管理上还存在许多问题，在手工管理的基础上，我们需要快速了解合同档案信息是比较困难的。计算机技术在合同档案管理中发挥着重要作用，简化了工作流程，提高了工作效率。但是，在具体的管理阶段，惠州市部分档案管理者认为“合同”档案管理没有社会和经济效益，也不需要投资，因此采用手工方式进行管理，导致效率低下。有些单元只有少量计算机，实现了计算功能的简单应用而缺乏深入分析，从而导致信息更新不全等问题。如果未能及时维护计算机系统，则会造成系统硬件老化。此外，安全防护设备也是“合同”档案管理的难题，防火墙的设置在合同档案管理中起着重要作用。即使档案信息管理仍然以书面形式存储大量数据。但不当使用依然会使惠州市事业单位的安全设备管理成为“合同”档案管理的短板。

2.2 档案工作者的素质需要提高

在档案的具体管理阶段，档案工作者需要掌握流程和具体要求，不断提高自己的综合能力[2]。当前惠州市不少事业单位虽然启动了对档案工作者的培训方案，对工作者的综合能力也有一定的要求。但是，在实际施行阶段，由于诸多条件不满足，档案管理者的素质依然需要提高。在后续的管理过程中，很多单位没有引入先进的管理技术，而是采用传统的文件管理方式，这增加了管理难度，甚至产生了负面影响。从具体的合同档案管理要求来看，如果仍采用传统的管理模式，将会影响管理效率，因此有必要进一步提高档案管理者运用先进技术来进行工作的能力。

2.3 管理的基本环节相对薄弱

虽然惠州市的部分事业单位在其内部都建立了一个比较完善的管理系统，但这个系统还没有真正得到实现，因为收集、归档、监督等基本环节比较薄弱，所以档案的收集不及时，同时缺乏全面的信息收集工作环节。由于管理质量的缺乏，对合同档案资料的真实性产生了影响，这很容易造成档案材料在形式和内容上的虚构。

3 加强对合同档案管理的相关对策

3.1 加快“合同”档案管理的信息化

事业单位的合同档案管理应充分利用先进网络资源的优势，实现有效的资源整合，进一步做好合同档案的管理工作，提高当前合同档案管理的效率和质量，实时、准确地传递单位合同资料信息，确保合同档案管理工作的真实性和及时性。通过信息技术，进一步实现档案的高效信息化管理，从根本上提高合同档案管理效率，为合同档案管理的合理优化提供有力支撑。

3.2 建立统一规范的管理标准

每项工作都必须有統一的标准，事业单位的合同档案管理也是如此。各事业单位主管部门和上级合同档案管理单位应定期对管理人员进行专业技能培训，不断加强管理人员的专业知识储备和综合素质培训，不断提高档案管理人员的专业技能和水平。此外，上级合同档案管理主管单位应根据实际工作条件制定健全的合同档案管理制度，发布各级合同档案管理标准，明确合同档案管理人员的日常工作行为，实现档案的统一管理。在保证本单位“合同”档案管理系统安全有效运作的前提下，促进资源的获取以及信息的共享。

3.3 提高管理者的认知能力和工作能力

在当前的合同档案管理过程中，首先要做的是进一步提高管理者的认知能力，明确管理者的责任，进一步完善相应的管理机制。因此，管理者不仅要学习相关的专业知识、法律法规，还要不断提高管理意识，有效提高工作能力，明确各自的职责。其次，让管理者认识到合同档案是单位的重要财富，是现行制度稳定发展的基础，让管理者认识到做好合同档案管理的必要性，同时增强他们的荣耀感和任务感，调动管理者的积极性，以达到建设专业合同档案管理队伍的目标。

4 总结

事业单位的“合同”档案管理是一项复杂而繁冗的工作[3]，这就要求我们在不断发展变化的新时代积极面对困难，积极解决问题，以适应合同档案管理工作的发展，提高事业单位“合同”档案管理的有效性、安全性，为保障我国的社会经济发展提供强有力的支撑。

参考文献

[1]李文军.浅析事业单位档案管理[J].数字化用户，2017（13）：144-144.

[2]王絮微.事业单位编外合同制人员管理模式改革探究[J].人力资源管理，2018（3）：6-7.

[3]葛旸.浅谈事业单位档案管理[J].黑河学刊，2018，No.237（03）：189.