冯明花

摘 要：在如今的生活中，档案管理在社会生活的各个方面的发挥着巨大的作用，无论是企业运作方面还是政府的行政管理方面，甚至于个人工作、学习等，因此档案的管理工作都是十分重要的。档案信息有很多种，个人的档案信息包含经历、个人隐私等，企业档案信息则包含着企业经营生产的过程、相关的商业资料、机密等，而国家档案则包含更多国家的机密信息和资料，如果不做好管理与保护工作，档案丢失、窃取等问题会引发重大影响。然而，在现实的档案管理过程中，很多部门对档案管理存在诸多问题，对此，本文将对这些问题进行阐述并作出对策措施，为更好地提高档案管理的水平。

关键词：档案管理；主要问题；应对策略

1 档案管理过程中的主要问题

1.1 对档案重要性认识程度不够

档案管理的重要性对于社会的各个层面而言都是非常重要的，档案中包含的信息、隐私和机密都关系着档案持有者的日常运作，一旦档案不能妥善管理保存，会对当事人或者组织造成巨大不良影响。但是，管理档案的部门本身就对档案的管理认识不足，认为档案管理工作只是普通地保存档案、档案记录和分类，并没有将档案管理与企业、个人和组织的运营生产相挂钩，因此工作人员在管理过程中常常没有足够的动力，而高层管理人员也对档案管理没有足够重视，并不对这个工作进行考核评价，因此管理档案工作往往效率低下。

1.2 档案管理工作的人员素质不高

由于高层人员本身对档案管理工作的不重视，在对管理档案的人员指派上也不会过于用心。往往专业高级的管理人才都会在部门重视的地方，而档案管理人员就是一些管理专业水平不够的人员，而这些人员由于自身能力不够，在管理档案上就有诸多问题，且管理效率低下。同时，受到水平的限制，无法适应现在的科技管理档案的发展趋势，因此这些管理人员无法很熟练地运用先进的技术对档案进行科学统筹管理，因此档案的管理效率低下，管理的效果不好。

1.3 档案管理信息化应用不够科学

档案管理工作不仅仅是对信息的记录和档案的保存，这是一个涉及到大量信息整理和统筹管理的工作，并且在实际的管理过程中，不同组织和不同企业在运作过程中会涉及到非常多的部门信息、生产、运营过程等，这些信息很多会出现交织的情况，又有所不同，因此信息庞大且复杂，光靠单纯的人力进行记录和整理是不够的，这样不仅效率低下而且极度容易出现错误，会对组织和企业的运营造成问题。然而，目前的档案管理信息化应用程度不够，导致信息化应用不能很好地发挥其作用，这样对日后的调取信息和管理信息都会造成影响。

2 解決档案管理工作中问题的对策措施

2.1 加强对档案管理的认识

首先，想要改变当前档案管理工作的问题，最重要的是对档案管理认识的改变和加强，从而提高对档案管理的重视程度。企业和组织的高层管理人员要了解档案管理的内容和意义，充分了解档案管理对日常运营的作用和影响，从而提高对档案管理的重视程度。同时，还要加强对档案管理的制度建设，根据自身的实际情况对档案管理制度进行重新规定和修改，并且要求工作人员严格按照该制度对档案进行管理和整理，从而提升档案管理的效果。

2.2 创新档案管理手段

档案管理工作的重点与难点不是在于档案的收集和整理中，而是在于保护档案的安全性，这其中就涉及到档案的转接和机密档案的日常管理工作。传统的档案管理工作手段单一，容易在这两方面工作出现问题，因此要创新档案管理手段，加强对档案交接和机密档案保护的手段和方法，在转接的过程中要提高严密性，防止档案遗失或者窃取；而机密档案的日常保护工作就要更加严格，将其与普通档案进行分离，并且设立防护力度更高的地区进行专门管理。同时，管理人员要严格按照档案管理制度工作，不能放松档案的管理流程，及时做好记录。

2.3 提高档案管理人员的工作素质

在实际的档案管理过程中，管理人员是最关键的因素之一，若管理人员的专业能力和工作素养不到位，那么档案管理的工作效率就会非常低下，因此档案管理人员的选择和培养非常重要。首先，在选择方面，尽可能为档案管理工作选择专业管理人员，熟悉业务流程以及能够熟练应用计算机系统进行档案管理的人才，从而提高工作的效率；同时，选择的管理人员还要政治素养和道德素养较高的，能够严格按照规章制度办事，防止内部盗取档案的事情发生；其次，还要定期对档案管理人员进行教育和培训，让他们学习一些先进的管理手段和管理系统的科技技术，从而对档案管理进行更好地管理。

2.4 推进档案信息化建设

档案信息量大且复杂，因此建立有效的信息化建设管理系统可以提高工作的效率，同时也能减轻管理人员的负担，让他们能够更好地进行针对性工作。而企业和组织要建立好一套专业的符合自身实际情况的档案管理系统平台，并且让工作人员能够充分熟悉系统的管理操作，将档案信息及时录入并存储、管理；还要对系统平台进行不定期更新和升级，提高系统的安全防御能力，并且优化系统的性能，进一步提高档案管理的工作效率。此外，还要建立系统平台的共享机制，将一些重要的档案信息进行部门内部的有限共享，这样就能让档案信息被充分利用，促进企业和组织的运作发展。

2.5 加大经费投入，促进档案管理方式的创新

上述的一切工作和措施都需要企业和组织加大对档案管理工作的投入，包括资源、人力和资金的投入，从而建立更多适合档案管理的、科学的、丰富的管理工作方式。因此，企业和组织在档案管理工作上要更多地支持创新和改进，对档案管理工作的方式优化进行经费的投入，更好地鼓励工作人员的创新和改进，从而补充档案管理的手段，加强档案管理工作。

3 结束语

综上所述，档案管理工作是目前企业和组织能够进一步促进发展的重要方式和手段，提高档案管理的效率和安全性是工作的重点。针对目前档案管理中出现的问题，企业和组织要加强改进，提高对档案管理工作的重视程度，进一步促进管理人才的发展，创新档案管理的方式和手段，从而提升档案管理服务质量，为企业和组织的发展提供更多信息资源。

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